一数秘书写作训练.doc

实训一 秘书写作技能 实训目的与形式 本实训通过案例形式密切联系实际，要求学生利用计算机写作平台熟练地完成规定文种的写作任务，切实提高秘书写作技能和计算机操作能力。 一 请示·批复·报告 知识点 ·请示是用于向上级机关请求批准或指示时使用的公文。请示属于上行文。请示必须事前行文，一文一事。 ·批复是用于答复下级机关和单位请示事项时使用的公文。批复属于下行文：批复具有被动性和单一性，只针对请示事项行文，一般只主送请示机关。 ·报告是用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时所使用的一种陈述性公文：报告属于上行文。 案例1 某商贸集团总公司是省属的集化工、电子、服装、原材料、副食品等进出口贸易于一体的大型国有企业。目前拥有分公司15家，总资产近150亿元，在职职工近5万人。 商贸集团第五分公司主要经销副食品。几年来，随着城乡人民生活水平的不断提高，第五分公司的市场前景越来越广阔，分公司的规模也不断扩大。2001年，第五分公司所属的一个副食品冷库需要扩建。根据有关人员反映，自1998年以来，由于市场经济的迅速发展，农村许多地方办起了养殖场、鱼塘等，有的实行了联营，鲜肉、鲜蛋、鱼虾等副食品大量增加，极大地丰富了菜篮子。在这种情况下，原有冷库已不能满足需要。他们想在分公司所在地的东望县再建一个冷库，面积为90 m ×60 m，这样，可储存鲜肉、鲜蛋、鱼虾等近200吨。为此，他们请求总公司拨款800万元，并希望于2001年破土动工．争取次年投入使用。该分公司将选派一名有经验有能力的副经理分管此项工作。 商贸集团总公司接到第五分公司的请示后，当即予以回复。指出：随着市场经济的发展和我国即将加入WTO，扩建冷库很有必要，希望分公司接此文后，即同当地有关部门协商，在保障安全的前提下，选好建库地址，按期投入使用。所拨资金要专款专用，不得超支。至于所提800万元建一个冷库的请求，标准太高。因为资金有限，所以，只拨给建筑款项500万元。款不够，可采用其他办法筹款，但要符合国家政策。 第五分公司接到总公司批复和建筑款后，当即派王副经理负责此项工作。他们采取股份办法，自筹资金100万元。王副经理组织人员，经过严格的招标后，确定由本省建筑工程公司第三建筑队负责施工。工程于2001年7月破土动工，2002年7月l0日竣工。然后，又用了近20天时间布置、安装、调试设备。冷库于2002年8月1日正式投入使用。该冷库建在东望县南郊，西邻火车站，东邻108国道，交通运输便利。该冷库占地面积为80 m ×50 m，分上下两层，4个区域，分别储存肉类、蛋品、海鲜等，储藏量可达200吨。分公司又自筹资金，购置了一套国产冷冻设备，冷冻效果很好，扩大了市场销售量。该冷库投入使用才3个月，分公司的营业收入就比去年同期增长了20％，极大地鼓舞了干部和职工。职工纷纷表示，要以更大的热情投入工作，为了公司的发展，不怕苦和累。第五分公司的经理非常高兴，于2002年11月写报告向总公司汇报了这些情况。 实训要求 ·根据案例内容以第五分公司的名义写一份主送给商贸集团总公司的请示。规定完成时间：15分钟。 ·根据案例内容以商贸集团总公司的名义写一份给第五分公司的批复。规定完成时间：15分钟。 ·根据案例内容，写一份第五分公司向总公司汇报建冷库情况及投入使用后情况的报告。规定完成时间：30分钟。 ·所有文件均在计算机上完成，并打印、装订成册。文档要求格式规范，内容正确，较有条理，表达准确，编辑打印工整。 实训提示 ·请示原因是请示的主体，为达到请示的目的，请示的原因必须写清楚，以求得上级的理解和认同；写原因，要抓住实质，切中要害。请示事项是请示的关键，请示事项要写具体、明确，语气要平实、恳切。请示结尾应当使用恰当的请求语，如“以上请示当否，请批准”等。 ·批复开头应引叙来文；批复内容要针对请示而写，要明确、具体，有针对性；批复的观点要明确，切忌模棱两可。 ·报告篇幅较长，内容较多，写作时要善于抓住事物的本质，突出重点、要点，不要写成流水账；要注意合理安排结构、层次；要注意报告与请示的区别。 案例2 随着改革开放力度的加大，人才市场对秘书职业的综舍素质提出了更高的要求。随着苏州地区国际化进程的加快和苏州新区、工业园区经济的快速发展，苏州地区秘书人才市场的重点由党政机关事业单位转向企业，特别是外向型企业。根据苏州地区对秘书人才需求的变化，苏州××大学于2000年3月10日向江苏省教育厅递交了一份要求开设中英文秘书专业的请示，以适应苏州地区外资企业增多而高质量的中英文秘书短缺的人才市场。江苏省教育厅于2000年5月12日批复同意苏州××大学在