x中国国际航空股份有限公司IE报销管理规定.doc

附件： 中国国际航空股份有限公司 员工自助报销系统使用管理规定（暂行） 第一章 总 则 第一条字为确保员工自助报销系统安全、规范、高效运行，依据《中国国际航空股份有限公司日常费用报销管理规定》（国航股份发〔2005〕64号）及员工报销系统使用要求，制定本规定。 第二条字本规定所称员工自助报销系统，是公司财务信息管理系统的一个子系统，实现员工费用报销自动化功能。 第三条字本规定所称系统管理员，是指由各级财务部门指定的，承担管理、维护所在区域员工自助报销系统的人员。 第四条字本规定所称区域，是为方便员工自助报销系统的使用、维护而划分的范围。公司暂定分8个区域，即：北京、西南、浙江、重庆、内蒙古、天津、上海、华南。北京区域包括北京地区各管理支持部门、事业部、分公司。 第二章 管理单位及职责门职责 ? 第五条 员工自助报销系统日常运转和维护由公司财务部、信息管理部、各单位人事行政部门、各区域财务部门共同完成。 第六条 公司财务部负责制定和下发员工自助报销系统使用的相关制度和规定。公司财务部系统管理员负责网上报销系统的日常维护、新进员工账户建立、员工信息变更、权限分配等维护工作。 第七条字信息管理部负责员工自助报销系统的安全运行，处理因需求变更发生的程序变更。 第八条 各单位人事行政部门负责统计、上报本单位（部门）员工自助报销系统使用人员信息。 第九条字各区域财务部门员工自助报销系统的管理职责。 （一）办理各区域员工报销用信用卡的申请； （二）办理各区域所属单位名称、使用人员系统账号、使用权限的注册、变更和注销等审批手续； （三）办理各区域员工自助报销系统财务审核手续； （四）处理员工报销款网上支付工作； （五）协调、解决本单位员工自助报销系统中出现的技术问题； （六）开展员工自助报销系统使用培训工作。 第三章字员工自助报销系统使用管理 第十条字用户名和密码由本人保管，不得泄露给其他人。使用人员取得用户名和初始密码后应立即修改密码。 第十一条 填报人应按照《中国国际航空股份有限公司日常费用报销管理规定》（国航股份发〔2005〕64号）及《员工自助报销系统操作手册》填报相应内容。填报人应对报销事项的真实性、合理性、及时性负责，对报销单据的真实性、合法性负责。 第十二条 填报的具体要求 （一）系统设置了差旅费报销模板和费用报销模板。员工出差、外出开会、外出培训、探亲疗养期间发生的费用应使用差旅费报销模板；员工发生购买办公用品、报刊资料，垫付业务招待费、会议费、临时出国费用时应使用费用报销模板; （二）填写具体费用时要求内容详实、用语规范、语义明确; （三）系统中的“日期”为费用发生的日期，差旅费报销的日期指出差或疗养探亲的出发日期，以发票时间为准; 第十三条 员工自助报销系统有关发票要求和附件要求按国航股份发[2005]64号文件第六章第十八条、第十九条规定执行。 第十四条 审批人对本部门内所发生经济业务的真实性、合法性、合理性、及时性负责，保证严格执行年度财务预算。当审批人因故较长时期不能履行审批职责时,可通过系统临时授权1名本部门其他领导代为执行审批职责。 第十五条 新进员工在办理入职手续时，应同时办理与员工报销相关的手续，建立报销账户后方可进行报销。 （一）在公司内网下载《信用卡申请表》和《员工工作证明表》，填写完毕后交所属出纳部门； （二）收到信用卡及密码后，及时开通信用卡； （三）在公司内网下载《国航员工网上自助报销系统新增用户申请表》（见附件一），填写完毕并由本单位人事部门（或行政部门）盖章后，交所属区域出纳部门； （四）系统管理员在账户建立完毕后以邮件或电话的形式告知申请人。 第十六条 员工在出现部门调动、银行卡信息变更、报销等级变更时应及时办理变更手续。 （一）在公司内网下载《国航员工自助报销系统用户变更申请表》，填写完毕并由本单位人事部门（或行政部门）盖章后，交所属区域出纳部门； （二）系统管理员变更处理完毕后以邮件或电话的形式告知申请人。 第十七条字新办卡、补办卡、销卡程序 （一）员工在使用报销系统前需要办理一张报销用信用卡，员工应自行填写《信用卡申请表》，附带身份证复印件一同交给所属出纳部门办理信用卡; （二）员工因调动原因发生工作关系变动时，如在国航所属单位范围内，不需要注销卡片；如在国航及所属企业以外的，需要注销卡片，相关手续由员工自行办理；如果本人坚持继续持有使用的，可由财务部门通知银行转为普通卡片，不再享受国航员工卡享有的优惠条件. 第四章字员工自助报销系统业务管理 ? 第十八条字处理业务范畴划分 员工自助报销系统仅用于处理与员工个人相关的现金报销业务，包括差旅费、业务招待费、办公费、市内交通费、临时出国等现金报销业务，不涉及工资及福利发放的现金业务。