第29.30.31.32课时档案实务操作解说.ppt

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* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 它是档案保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的基本条件。 ⑤ 编目(归档文件目录) 归档文件目录用纸采用A4 型; 归档文件目录应装订成册。应包括目录封面和归档文件目录二部分。 ⑤ 编目(归档文件目录) 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,数量适度并填写档案盒封面、盒脊和备考表。 注:不同年度、不同保管期限的文件,不宜装入同一档案盒内; 同一年度、同一保管期限但不同机构(问题)的归档文件可放入同一盒中; ⑥ 装盒 盒脊 年度 保管期限 机构(问题) 起止件号 盒号 2010 永久 办公室 1-7 1 ⑥ 装盒 归档文件装盒后,上架排列应与本单位归档文件分类方案一致,盒脊朝外,便于实体管理。 一般先按保管期限、再按年度、机构或问题排列,具体排列顺序根据分类方案。 ⑦ 排架 2 科技档案整理要点 科技档案整理要点 分项目、组卷、排序 修整、编号 编目(卷内目录、备考表) 装订、装盒 编制封面 编制案卷目录 入库上架 科技档案一般有 产品、科研、基建、设备 四大类。 特点:具有成套性。 方法:按项目形成阶段组卷、排序 产品档案一般有: 市场调研、立项; 设计、产品标准; 图纸、工艺; 工装、包装; 鉴定、检验; 创优; 质量分析。 科研档案一般有: 调研、申报立项、 研究、试验、 总结、鉴定、 报奖、推广应用。 ① 分项目、组卷、排序 基建档案一般有: 依据性文件(可行性研究、立项、审批); 基础性文件(勘探、测绘、征迁、招投标); 设计文件、 施工文件、 监理文件; 竣工验收文件; 评奖创优文件; 使用维修改扩建文件。 设备档案一般有: 随机文件; 合同发票(或复印件) 开箱验收; 安装调试; 使用维护、 更新改造。 ① 分项目、组卷、排序 ② 修整编号 修整:去钉和折叠。 大于A4的图纸采用“手风琴”式折叠,使标题栏外露。 ② 修整编号 档号具体的编制方法,参照各单位相关档案编制说明。 下图是某基建项目档案档号编制的例子: 其施工阶段的第3卷档案(项目中第104 卷档案)表示为: JJ?sbh—III—3/104 ③ 编目(卷内目录、备考表)、④ 装盒 采用不装订方式的,将卷内目录、归档文件材料、备考表依次装入科技挡案盒内保存。须每份文件材料上依次标注顺序号。 ⑤ 编制封面 案卷题名:编制在卷盒或软卷皮的正面 特别提示:采用软卷皮装订后装盒的,编制软卷皮的封面,档案盒可只编盒内档案的起止档号不编制封面;采用不装订方式的,要编制档案盒的封面。 3 会计档案整理要点 会计档案整理要点 会计档案的归档范围是会计核算材料, 即:会计凭证、会计账簿、财务报告及银行存款余额调节表、银行对账单等其他材料。 本单位的经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度、财务政策等管理性文件材料,应纳入文书档案归档范围,不纳入会计档案归档范围。 提示:会计档案的整理由财会部门完成,可由财会部门保管一定时间,期满后需向档案室移交。财会部门保管期间需向档案室提供会计档案目录。 4 特殊载体档案整理要点 特殊载体档案整理要点 特殊载体档案按不同载体形式分成: 照片(底片) 录音带 录像带 光盘 计算机磁带等类。 分类: 一般是“年度-问题”分类法 组卷: 分年度混问题组卷,按照形成日期依次整理入册 照片编号: “卷号—张号” 编制说明: 一种是单张说明,一种是组合照片说明 装册 编目: 卷内目录、封面、备考表、脊背等 照片档案整理 照片档案整理 组合照片说明(可放在本组照片第一张照片的上方) 单张照片说明 照片档案整理 照片档案卷(册) 一盘录音带、一盘录像带自然形成一个保管单位,可形成时间先后分别进行排列编号,即录音档案一个流水号,录像档案一个流水号。 要编写文字说明,与录音带、录像带一起保存。 录音录像带整理;光盘整理 光盘是电子文件的主要存储形式,一张光盘即自然形成一个保管单位,每张光盘写好文字说明。 特殊载体档案保管有特殊的要求。 照片档案保管要求防光、防潮、防高温; 照片档案上架竖放,不应相叠平放; 录音、录像档案要求防磁,录音(像)带、磁带分别单个放入塑料盒或专用存贮柜(防磁柜)平放,没有防磁柜的单位可放在铁制档案箱或密集架上; 光

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