第29.30.31.32课时档案实务操作解说.ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 它是档案保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的基本条件。 ⑤ 编目（归档文件目录） 归档文件目录用纸采用Ａ4 型；归档文件目录应装订成册。应包括目录封面和归档文件目录二部分。 ⑤ 编目（归档文件目录） 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，数量适度并填写档案盒封面、盒脊和备考表。 注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜装入同一档案盒内； 同一年度、同一保管期限但不同机构（问题）的归档文件可放入同一盒中； ⑥ 装盒 盒脊 年度 保管期限 机构（问题） 起止件号 盒号 2010 永久 办公室 1-7 1 ⑥ 装盒 归档文件装盒后，上架排列应与本单位归档文件分类方案一致，盒脊朝外，便于实体管理。 一般先按保管期限、再按年度、机构或问题排列，具体排列顺序根据分类方案。 ⑦ 排架 2 科技档案整理要点 科技档案整理要点 分项目、组卷、排序 修整、编号 编目（卷内目录、备考表） 装订、装盒 编制封面 编制案卷目录 入库上架 科技档案一般有 产品、科研、基建、设备 四大类。 特点：具有成套性。 方法：按项目形成阶段组卷、排序 产品档案一般有： 市场调研、立项； 设计、产品标准； 图纸、工艺； 工装、包装； 鉴定、检验； 创优； 质量分析。 科研档案一般有： 调研、申报立项、 研究、试验、 总结、鉴定、 报奖、推广应用。 ① 分项目、组卷、排序 基建档案一般有： 依据性文件（可行性研究、立项、审批）； 基础性文件（勘探、测绘、征迁、招投标）； 设计文件、 施工文件、 监理文件； 竣工验收文件； 评奖创优文件； 使用维修改扩建文件。 设备档案一般有： 随机文件； 合同发票（或复印件） 开箱验收； 安装调试； 使用维护、 更新改造。 ① 分项目、组卷、排序 ② 修整编号 修整：去钉和折叠。 大于A4的图纸采用“手风琴”式折叠，使标题栏外露。 ② 修整编号 档号具体的编制方法，参照各单位相关档案编制说明。 下图是某基建项目档案档号编制的例子： 其施工阶段的第3卷档案（项目中第104 卷档案）表示为： JJ?sbh—III—3/104 ③ 编目（卷内目录、备考表）、④ 装盒 采用不装订方式的，将卷内目录、归档文件材料、备考表依次装入科技挡案盒内保存。须每份文件材料上依次标注顺序号。 ⑤ 编制封面 案卷题名：编制在卷盒或软卷皮的正面 特别提示：采用软卷皮装订后装盒的，编制软卷皮的封面，档案盒可只编盒内档案的起止档号不编制封面；采用不装订方式的，要编制档案盒的封面。 3 会计档案整理要点 会计档案整理要点 会计档案的归档范围是会计核算材料， 即：会计凭证、会计账簿、财务报告及银行存款余额调节表、银行对账单等其他材料。 本单位的经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度、财务政策等管理性文件材料，应纳入文书档案归档范围，不纳入会计档案归档范围。 提示：会计档案的整理由财会部门完成，可由财会部门保管一定时间，期满后需向档案室移交。财会部门保管期间需向档案室提供会计档案目录。 4 特殊载体档案整理要点 特殊载体档案整理要点 特殊载体档案按不同载体形式分成： 照片（底片） 录音带 录像带 光盘 计算机磁带等类。 分类： 一般是“年度-问题”分类法 组卷： 分年度混问题组卷，按照形成日期依次整理入册 照片编号： “卷号—张号” 编制说明： 一种是单张说明，一种是组合照片说明 装册 编目： 卷内目录、封面、备考表、脊背等 照片档案整理 照片档案整理 组合照片说明（可放在本组照片第一张照片的上方） 单张照片说明 照片档案整理 照片档案卷（册） 一盘录音带、一盘录像带自然形成一个保管单位，可形成时间先后分别进行排列编号，即录音档案一个流水号，录像档案一个流水号。 要编写文字说明，与录音带、录像带一起保存。 录音录像带整理；光盘整理 光盘是电子文件的主要存储形式，一张光盘即自然形成一个保管单位，每张光盘写好文字说明。 特殊载体档案保管有特殊的要求。 照片档案保管要求防光、防潮、防高温； 照片档案上架竖放，不应相叠平放； 录音、录像档案要求防磁，录音（像）带、磁带分别单个放入塑料盒或专用存贮柜（防磁柜）平放，没有防磁柜的单位可放在铁制档案箱或密集架上； 光