二期贵港市教育OA系统使用手册.doc

教育办公自动化系统使用手册 一系统运行所需环境 1 二、系统登录 1 三 功能介绍 2 3.1、系统管理 2 3.1.1部门管理 3 3.1.2用户管理 5 3.1.3办公人员设置 6 3.2 办公设置 7 3.2.1、模板管理 7 3.2.2印章管理 8 3.2.3常用意见管理 9 3.2.4单位组管理 9 3.2.5用户组管理 9 3.2.6、机关代字设置 10 3.2.7个人授权管理 10 3.3、公文管理 11 3.3.1一般正常发文 11 3.3.2快速发文 17 3.3.3文件补发 18 3.3.4一般的收文 18 3.3.5文件转发 21 3.3.6收文登记 22 3.3.7公文查询 22 3.4信息管理 23 3.4.1专送发送 23 3.4.2公告管理 23 3.4.3会议管理 24 3.4.5通讯录管理 25 一系统运行所需环境 1确保电脑上安装了Microsoft Office，不要使用Wps。 2.需安装pdf阅读器Adobe Reader，可从/show.aspx?id=7182cid=96进行下载。 3.WIN7或者XP系统的建议使用ie8，ie9，搜狗等浏览器，建议不要使用ie10或者360浏览器。 如果使用ie10浏览器可通过更改兼容性。 二、系统登录 登录贵港市教育办公自动化系统必须是在教育城域网中才能进行登录. 方法一,通过贵港市教育信息网 首页顶部点击“办公自动化”来打开教育办公自动化系统; 方法二,在各县市区教科局网站首页点击“办公自动化”的链接进入; 桂平市教育局门户网站: / 平南县教育局门户网站: / 港北区教科局门户网站: / 港南区教科局门户网站: / 覃塘区教科局门户网站: / 方法三,在教育城域网中,可以直接通过IP地址5来进行访问. 注： 如发现进入不了教育oa的登录界面，则可通过更改路由器的路由路径将教育网的网址添加进来，如果还不行应通知当地所属教育局将学校加到系统上来。 打开系统登录页面后,输入用户名及密码进行登录,初次登录时,系统会提示您重新修改用户密码,密码规则必须为数字和字母结合,密码长度大于8位. 图2.1登录界面 图2.2初次登录修改密码 登录后界面，主要分为导航菜单栏和工作展示区.左边导航菜单分为“公文管理”、“信息管理”、“办公设置”、“系统管理”四大模块。工作展示区分别显示为“待办文件”、“待阅文件”、“交办待返”等公文信息。“待办文件”为待处理的收发文，“待阅文件”为待阅览的文件，“交办待返”中可查看部门会签，或部门内会签，及协办的未返回处理处理结果的文件。 图2.3系统主页面 三 功能介绍 3.1、系统管理 第一次使用学校管理员账号进行登录时，首先需要进行单位系统组织架构的设置，如新添加本单位下属的各个部门科室、办公室，然后为新增的部门添加用户，配置用户的权限。最后设置本单位的收文员及各个部门的负责人，完成系统应用的基本设置，这些操作都是导航菜单下的“系统管理”功能中完成的。详细操作过程见本章节。 3.1.1部门管理 使用单位管理员的账号或具有“系统管理”权限的账号在导航菜单中的“系统管理”下点击“部门管理”可实现部门管理的功能。 添加部门，则在中间的部门列表中先选择所属的上级部门，如点击本单位的各称。然后点击“添加”按钮，输入部门名称、上级部门、排序编号、部门负责人、联系电话等，带红色星号的为必填项，其它项可选填。最后点击“添加”保存完成部门的新建。亦可“单击”选择已存在的部门，对进部门进行修改，删除等操作。如下图3.1.1,3.1.2,3.1.3所示。 图3.1.1 添加部门 图3.1.2 编辑部门 图3.1.3删除部门 注： 1．需要各学校在部门管理中添加两个部门。1校长室或校领导，2办公室。因系统中所有收文和发文的流程都是针对系统这两个主要办公部门的人员进行流转，现学校发文流程中核稿、审稿、盖章发送、归档这几个流程及学校收文流程拟办、办理、办结、归档环节是根据系统判断办公室这个部门中的用户来实现的；签批环节是根据系统判断校长室或校领导这个部门中的用户来实现。 2．添加办公室的时候不要将添加作为其他部门的下属部门，应设办公室独立为一个部门。具体如图3.1.4与3.1.5所示。 图3.1.4正确的添加办公室 图3.1.5错误的添加办公室 3.1.2用户管理 使用单位管理员的账号或具有用户管理权限的账号登录，点击“导航菜单”下的“系统管理”下的“用户管理”，在中间选择用户的所属部门中点击用户所属的部门，然后点击“添加”，输入用户基本信息，完成用户创建。在用户管理中，可锁定用户，删除用户，用户密码重置，可批量导入