秘书学-第三章秘书职能案例分析.ppt

第二节 秘书的基本职能 一、秘书职能的含义 秘书的职能，是在秘书机构、秘书职位功能的 框架内，领导根据组织目标与管理工作的需要而明 确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。 　　　 　　　秘书职能在具有一定的规范性和相对稳定性的同时，也具有一定的可变性。这种可变性缘于组织目标与管理工作的需要，缘于办公手段的更新，也缘于领导对秘书的信任度。 秘书职能与秘书业务、秘书实务的区分 1.秘书业务主要强调秘书工作的专业性。秘书实务是与秘书学理论相对的概念，包括秘书工作的具体内容与方法。 2.秘书业务与秘书实务均属于操作层面上的具体秘书事务，且因主管或组织的需要不同而各有不同。 3.秘书工作是秘书职能的具体体现，秘书职能是对秘书工作的抽象概括。 二、秘书的基本职能 秘书的基本职能，是对秘书机构、秘书职位基本职责与权限的粗线条勾勒，它可以给我们一个秘书职能作用的 大体轮廓，对秘书工作具有宏观的指导价值。根据当前秘书工作的一般状况，其基本职能可概括为六项。 　　信息管理职能 综合协调职能 　　督促检查职能 参谋辅助职能 　　后勤保障职能 “不管部”职能 （一）信息管理职能 秘书机构和秘书职位要管理所在社会组织大量的信息工作。秘书信息工作已成为服务领导的重要的事务性和智谋性辅助工作。 办理文书是各级各类社会组织的一项经常性与基础性工作，也是秘书部门的传统职能。办理文书的职能主要可分解为：依领导意图撰制各类公务文书；文书处理工作，包括收文与发文两大系列；组织内部档案管理工作；与办文相关的信息工作等。 （二）综合协调职能 秘书机构的综合协调职能，是由领导授权、自身工作性质以及部门所处位置而决定的。秘书机构在组织管理框架中所处的位置，通常在各种利害矛盾和政策矛盾关系的交汇点，接近领导，业务综合。它所代表的往往是整体利益而不是局部利益，也就自然成为最适合协助领导搞好综合协调工作的部门。 （三）督促检查职能 督促检查，是领导赋予秘书机构的一项重要职能。督促检查工作，是实施领导管理特别是决策管理过程中极其关键的环节。开展有效的督查，是贯彻落实有关政策法令，实现政令畅通、令行禁止的必要保证，有利于克服官僚主义、本位主义和形式主义等行政恶习。 （四）参谋辅助职能 秘书参谋是秘书围绕领导进行有效决策管理而直接、综合、及时提供智能辅助的一种秘书职能活动。它针对领导工作的具体需要为领导提供综合的、动态的和预测的信息及智能支持。秘书伴随领导提供综合辅助的实践过程，实际上就是参与领导活动、运筹谋划的过程，涉及秘书参谋的领域和方法。秘书参谋的价值，潜隐在整个领导活动和社会组织管理的效果之中。 （五）后勤保障职能 后勤保障职能，是秘书机构保证领导机构正常、高效运转的一项重要职能。其工作范围很宽泛，主要是内部财务管理、物资设备管理、房产管理、基本建设管理、医疗保健管理、环境管理、车辆管理、国有资产与产权管理、职工生活管理、安全管理、职工福利与文化生活管理等。 （六）“不管部”职能 秘书机构为领导工作拾遗补缺，填补领导及组织管理工作中的空白点，是“不管部”职能的集中体现。秘书机构工作的全面性、综合性和相对超脱性，决定了它可以成为处理“不管”事务的最佳部门。 需要拾遗补缺的事务是“有限无穷”的。所为有限，是指它不得超越本级领导的职责范围，不得代替其他职能部门行使职权；说它无穷，是指具体的事务可大可小，可能很多，秘书部门就将其视为分内之事。 第三节 秘书职能实现的途径 一、秘书日常事务工作 秘书日常事务工作，是指维持领导机构以及秘书 机构自身日常运转的一般性工作。 这些工作具有日常性、基础性、程序的习惯性， 以及对领导管理工作影响的相对有限性等特点。 （一）办公用品管理 （二）接待工作 （三）安排领导活动 （四）值班工作  （五）通讯工作 （六）印章管理 （七）必威体育官网网址工作 （一）办公用品管理 办公用品，是指在办公室工作中日常使用和消耗的物品。 办公用品管理三环节：办公用品的采购、办公用品的保管和办公用品的发放。 办公用品管理要：合理计划，保证重点；厉行节约，加强保管；要根据所在社会组织工作的实际需要，结合办公经费的具体情况，有计划、有步骤地逐步改善办公设备和办公条件。 （二）接待工作 重视接待：接待工作的质量直接关系到组织的声誉和领导者的形象，也直接关系到工作的效率。 对象区分:秘书接待工作分为内宾接待和外宾接待。内宾接待指对国内各组织联系公务的人员的接待，也包括本组织来访群众的接待。随着组织对外开放程度不断加深，外宾接待工作也日益频繁。 讲究礼仪：直接关系到接待的质量、效果。 （三）安排领导活动 含义：就是对于领导的会议、面谈、出差、访问和