办公室实务答案.doc

办公室实务 办公室的两大职能：政务（或业务）服务和事务管理。事 务管理是为政务服务而展开的辅助性工作 事务管理的特征：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性。 办公室实务：就是指办公室的工作事务和操作实务。办公室工作人员以文员和秘书人员为主，所以办公室实务通常又被称为文秘工作或秘书工作。 我国文秘工作内容可以分为15项：1、文书撰写（上司口述或会议记录、整理、文件起草、修改、润色等）；2、文书制作（打字、复印、编排、装订等）；3、文书处理（收 上司交办的事项；4、照料上司身边的琐事；5、接待宾客和员工的来访；6、记录上司指令及会谈、会议内容；7、打印文稿及表格；8、收集及整理各种信息；9、保管办公 文员怎样管理好自己的时间取决于工作性质。 请示方法：（1）文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示；（2）无权处理时，向上司请求批准；（3）上 合作方法) m o, n7 M. D* X* b! y( P 分工方法应贯彻“集中领导，分工负责”的原则。/ D2 B5 u! X0 k, | 会议资料的准备。（1）文秘人员要向上司确定会议需要的材料（2）重新收集资料。（3）制作复印件，为参加者准备好需要的份数。（4）制作资料时，尽可能逐项列出要点或绘制成图表，以便能很快地掌握议题要点。（5）资料如果和通知一起送出，有关部门或人员就能提前知晓情况，要作什么准备，更能节省会议的时间。; M3 S g% k: G; }9 ]+ ~8 a) V 密、商业秘密、组织内部秘密。3 a+ L! P) H0 `2 W5 f7 ?: l 打电话的方法：1将要谈的内容及说话的顺序记录下来，并准备必要的文件（因为使用电话必须付费，同时不可浪费对方太多时间，因而事先要做准备，谈话也应简明扼要）。整理成卡片，以便使用）。3当对方接听电话时，先问好，接着告知自己的单位名称、姓名，并请问对方姓名。或：（代上司打电话给上级或长辈3-1：对方也由文秘人员接听3-2：在电话已拨通，对方尚未讲话时，便将话筒交给上司。3-3：如对方以讲话，就道歉说：“对不起，请稍 等一下”。4“我想与某某谈些关于某方面的事，不知是否方便。”或：（对方不在时）4-1：再打。4-2：留言：（1）告知简要的内容。（2）方便的话，请对方回电。（3） 告知自己的姓名，并问清传话人的姓名。5将要讲的话，简明扼要地告知。6谈完话，将重点部分再确认一遍。或请对方再复述一遍。或：（电话中途断掉）6-1：由打电话的那放再打，可表示：“对不起，刚才电话突然断了”。7最后，说些接听电话的方法：1电话铃响两遍，立即接听；如没能立即接听，应向对方道歉“让您久等了”。2左手持话筒，右手听其中一个电话，让另一个电话稍等或再打，待接听第一个电话完毕，向另一点华表示：“刚才让您久等了，很抱歉！”3拿起话筒，先说出自己单位的名称，或自己的姓名，使对方确知是打对了电话号码。或：（听不清对方声音时）3-1：把这种情形告诉对方：“抱歉，听不清楚，请再说一如由于电话本身的问题，则该用另一线电话。3-4：请对方谢！”或：（对方打错电话时）4-1：告诉对方自己的电话 室设备及用品；10、外出办事，如银行、邮局、税务所等。司必须作出答复或批复；（4）请示必须事先。 传真机的使用：应注意：（1）发送前邀监察原稿的质量，报告方法：（1）文员向上司反应情况；（2）文员向上司纸张太厚或太薄的文件，有皱褶、卷曲、潮湿或切边不齐的文件不宜发送，以免发生堵塞、损坏等现象，还应将文件上的紧固件如回形针、订书钉、胶带等除去，以防出现机器故障。（2）如果要发出的文件很长，那会占有对方的传真机很久，应该先打电话给对方，询问什么时候发送最合适。（3）每一份传真也许会经过许多人的手才能送达当 提出建议；（3）报告可以在事先、事中、事后；（4）工作中发生的重大问题，让上司及时做出处理；（5）上司不一定作出答复或批示。 计划方法 文员对自己的工作要做到有计划地事先予以安排。（1）要 有科学的、明确的工作计划：工作目标、内容步骤、方法、文书的必威体育官网网址管理：确定密级和必威体育官网网址期限。应该区分国家秘 事人，文员应注意必威体育官网网址，所以最好不用传真发送一些私人标准、完成的时间。（要素）（2）分清轻重缓急，决定工 发、传递、办理、立卷等）；4、档案管理（归档、坚定、或机密的图文。如要罚，应请对方站到传真机前去等待收作次序，有条理地去进行。受制约的工作应置于前，自己管理、提供等）；5、会议组织（准备、记录、文件、善后件。（4）文员不要以为什么信息都可以用传真机来传送，支配的工作则置于后；重大工作优先考虑，集中精力去做；等），6、调查研究（计划、实事、分析、研究等）；7、如感谢信、祝贺信或吊唁信，或者是给一个尊敬的、有潜日常工作空余时间分散去做，任何工作既有严肃性，又有信息资料（收集、整理、提供、储存