文件受控管理方法及流程讲解.ppt

文件受控管理方法及流程培训 目录 文件管理层次及要求 1 受控的含义及方法 2 受控印章的使用及授权 3 文件发放、回收、销毁流程 4 文件管理层次及要求 为什文件需要分层次管理 意义：大纲-----概论-----章节展开 一个组织（企业）的运行一定是动态的，作为行为准则的管理文件也是随之需要发生变化的，如果不分层次管理，那么牵一发而动全身，会导致管理文件始终在变动，不利于管理的稳定；采取分层次管理，按照企业变化的程度，只需要对相应层次的文件做变化即可，可以保持文件架构的稳定性。 不分层次——牵一发而动全身 分层次 ——头痛医头，脚痛医脚 文件管理层次及要求 文件层次管理模式 管理手册 程序文件 三层次管理文件 （职能部门） 三层次管理文件 （项目部） 技术文件 记录 一层次 二层次 三层次 （文件） 三层次 （记录） 受控的含义及方法 为什么文件要受控？（含义） 状况一：文件发行份数不清楚，需要回收更改/作废时，不知道该收多少份回来； 状况二：现场复印了一些文件，文件变更后，现场存在新旧两个版本的文件； 状况三：文件丢失，因无法查证也无法追责，导致无人问津； 状况四：需补发文件时，找不到原件，重新打印时又搞错版本。 受控的含义及方法 受控的方法 加盖受控印章！ 鲜章有效，复印无效！ 发放/借阅/回收均登记！ 发放采取编号管理！ 原件归存，发放时复印加章！ 受控印章的使用及授权 技术秘密 颜色为蓝色 临 时 有效期： 颜色为蓝色 受控印章的使用及授权 技术秘密 颜色为蓝色 临 时 有效期： 颜色为蓝色 受控印章授权的几个要点： 专人注册领取使用，不得他人使用； 如管理者因故需将使用权转移时，必须进行临时授权，签字生效； 印章遗失应及时报告，补发新印章，原印章（编号）作废； 加盖印章/发放文件/回收文件均登记并保持记录。 文件发放、回收、销毁流程 技术秘密 颜色为蓝色 临 时 有效期： 颜色为蓝色 发放流程： 编制/发放部门持签署文件原件、需发放份数的复印件交相应的文控管理员； 文控管理员保留原件，在需发放的复印件上加盖“受控”印章，并填写发放号； 编制/发放部门将加盖鲜章的文件发放至相应地点，并要求文件接收人签署发放记录； 编制/发放部门将文件发放记录上交给相应的文控管理员，并保留发放记录复件。 文件发放、回收、销毁流程 技术秘密 颜色为蓝色 临 时 有效期： 颜色为蓝色 回收（作废）流程： 回收部门按照发放记录将需回收的受控文件（加盖鲜章，且发放号正确的文件）回收，并做好回收记录； 回收部门将回收的文件及回收记录交给相应的文控管理员，文控管理员核对无误后，在回收文件（包括归存的签字版原件）上加盖“作废”印章，并在回收记录上登记； 文控管理员应将所有的回收作废文件统一归存。 文件发放、回收、销毁流程 技术秘密 颜色为蓝色 临 时 有效期： 颜色为蓝色 销毁流程： 文控管理员应将已加盖作废印章的文件采取粉碎的方式销毁，但必须保留一份存档件（建议保留签字版原件），同时保持销毁记录。 如需完全销毁该文件（即不保留存档件），应形成销毁文件清单，并经管理者代表签字授权后，方可将其完全销毁。 文件发放、回收、销毁流程 技术秘密 颜色为蓝色 临 时 有效期： 颜色为蓝色 一些注意事项： 某些文件如果只是用于临时环境，也应送文控管理员备案并加盖“临时”印章，临时文件必须定义有效期，如到期后需继续使用的，应办理延期手续，在文件上再次加盖临时印章，原则上不允许有效期超过3个月。 受控文件遗失的，应及时通知文控管理员进行补发，补发时，原发放号作废，文控管理员按流水号方式赋予新的发放号。 印章内容以及填写的内容，均不得随意更改，如需更改，必须由对应的文控管理员采用划改的方式，并签字后生效。 文件发放、回收、销毁流程 技术秘密 颜色为蓝色 临 时 有效期： 颜色为蓝色 一些注意事项： 受控文件复印件均视为参考文件，不具备文件效力，发放/回收时均不用考虑； 任何在已受控文件上的更改均视为无效，除非其办理了临时手续； 文控管理员有权拒绝对不符合公司《文件控制程序》要求的文件办理受控手续； 技术秘密由规划技术部文控管理员建立专门的档案进行管理，方式同一般受控文件，但技术秘密文件的发放及借阅必须经相关领导授权。