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2- 电子文件概述教学.ppt

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第二讲 电子文件概述 概念、要素与类型划分 电子文件的形成规律 从“文件中心” 到“电子文件中心” 思考题:比较下列词汇的异同 信息 记录 文件 公文 档案 一、电子文件概述 国内外常见概念,广义、狭义电子文件的区分 电子文件“三要素” 电子文件的特征、特点 电子文件的类型 (一)常见电子文件概念 美国国家档案暨文件总署,NARA 英国公共文件局,PRO 国家标准中的定义 广义与狭义之分 1.1.1 美国国家档案暨文件总署,NARA 电子文件是一种符合文件定义的数字、图像、或文字的信息储存在适用的媒体(包含有磁性媒体,如磁带、磁盘及光盘…), 并且透过计算机来读取的文件数据。 1.1.2 英国公共文件局,PRO 电子文件是一种适用于计算机存取、传送、处理的一种数字记录, 此种记录无法经人类直接阅读,需配合兼容的设备来储存及维护, 同时透过软、硬件的配合使能运作的一种文件格式。 1.1.3 国内常用概念 电子文件(Electronic Records)是在数字设备及环境中生成,以数码形式存储与磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。 1.1.4 广义与狭义的电子文件 广义上说,计算机上生成的具有参考、凭据和指导意义的信息都是电子文件,如视窗系统中的“文件”; 狭义上说,计算机上生成的具有特定“文件” 属性的信息才能称之为电子文件。 计算机中或网络上不具备特定“文件”属性的信息不能够称为电子文件。 辨析题:它们是“电子文件”吗? 及时通讯工具(如:QQ、MSN)中的聊天记录 个人电脑中遗留的上网历史记录 计算机内存中的临时文件 提示: 电子文件必须满足的基本条件 电子文件首先是文件,必须满足文件的所有条件(符合文件的“要素”) 电子文件是以二进制代码的形式记录在存储载体上的(技术特性) (二)文件三要素 内容:文件所包含的表达作者意图的信息 背景:能证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息,包括来源、传送目的地、发文者、生成日期等 结构:内容信息的组织表达方式 传统文件与电子文件的比较 1.2.1 背景信息 对有关文件及形成文件、维护文件的管理背景的描述信息,通常包括两类: 与机构相关的背景信息,如文件形成机构的标题或题录,机构的目的,行使职责与立法,机构所在地等; 与文件有关的背景信息,如文件所属的案卷题录或标题,卷宗日期范围等。 背景信息比较 纸质文件由于在传递和处理过程中离不开行政部门的实际往来和人工办理各种手续,则其生成和运作的背景信息也就自然地记录在文件上了。 电子文件的运作往往是在网络上进行的,操作者互不见面,体现行政背景关系的信息可能存放在其他地方。如不特意提供或补充这些元数据或背景信息,就可能给电子文件的运作和归档带来问题。 1.2.2 结构 文件的物理结构是指其信息存储于载体上的位置及分布情况,例如文件的正文、图形、批示、附件等部分各自在载体上的存储位置。 文件的逻辑结构是指信息自身的结构,例如文件中的文字排列、章节构成、各页的先后顺序、插图,标号等。 结构比较 纸质文件的信息物理结构与逻辑结构是一致的,而且是直观的。例如,排错了文件页码,就不仅破坏文件信息物理结构也同时破坏其逻辑结构。 电子文件的信息物理结构和逻辑结构往往是不一致的。同一份电子文件中的正文、图形、批示、附件可以不在载体上连续存放,甚至可以存放在不同的载体上,而不影响其正常地显示输出。 电子文件结构的易变性 在电子文件信息的处理过程中,其物理结构经常发生变化,而其逻辑结构却可以保持不变。电子文件的逻辑结构通常也需要专门的信息予以描述,当然这些信息可能是隐含的,无特殊需要而不显示出来。 在电子文件归档时,如何保持其物理结构和逻辑结构的复杂关系,是保证电子文件不被破坏而必须注意的关键问题之一。 1.2.3 拓展资料:电子时代文件与档案的关系 文件与档案原本就是同一事物; “档案”的概念是特定管理方式的反映,是纸张时代“案卷加柜架”的表现; 电子时代,文件与档案之间己不再具有非常明显的时间过程与空间异域的区分; 电子文件与电子档案概念的一体化,有利于文档管理的一体化。 纸质档案与电子档案的关系 首先是电子档案与纸质档案长期并存的问题。归档双轨制原则 。 其次是电子档案与纸质档案的管理方法不同 。不能拿传统的管理理论、方法和标准强加于电子档案的管理 。 再次是两大类型档案的相互转换。 示例:录音录像档案的数字化过程 (三)电子文件的特征与特点 背景信息与元数据的依赖性 背景信息:指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 元数据:指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件

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