机关单位人员与教师必懂的office10技巧讲解.doc

机关单位人员与教师必懂的office10技巧 ************************************************************************* 机关事业单位工作的财务人员，经常要填写《国家机关事业单位工作人员工资变动审批表》图1。工作量少时，一两人的工资变动，多时几十、几百人的工资变动都要填写，且重复、易错。我们只要利用Excel强大的数据管理功能和Word的邮件合并功能就能轻松制作审批表。? ? ?第一步：先建立一个Word文件《国家机关事业单位工作人员工资变动审批表》(以下简称《工资审批表》)，格式为图1所示需上报的审批表。? ? ?第二步：建立一个Excel文件《工资变动情况表》，将《工资审批表》内需填写的项目作为表格第一行列标题。为下一步方便，列标题尽可能使用简短的名称(如“不算工龄学习年限”可简称“学习年限”，使用批注功能注明其全称)。从第二行起录入工资变动人员的数据，保存并关闭文件图2。? ? ?第三步：打开Word文件《工资审批表》，在工具栏右键单击选择“邮件合并”，调出邮件合并工具栏(将鼠标在按钮上停留三秒后会出现按钮名称)，如图3所示。? ? ?点击邮件合并工具栏“设置文档类型”按钮，设置主文档类型为“信函”，点“确定”。再点击“打开数据源”按钮，在“选取数据源”对话框中找到刚编辑的Excel文件《工资变动情况表》，打开“选择表格”对话框。点选相应的表格及选中“数据首行包含列标题(F)”，单击“确定”图4。? ? ?第四步：移动光标到姓名后的空格，点击邮件合并工具栏“插入域”按钮，在“插入合并域”对话框中依次点击“数据库域”→“姓名”→“插入”→“关闭”，空格中显示“姓名”，即完成第一个空格的合并域工作。依次将移动光标到其他空格，插入域。? ? ?第五步：根据文件格式要求及上述“插入域”的方法编辑“呈报单位或主管部门意见”。其中，书名号及其中的内容是插入域的内容，不能直接输入图5。? ? ?检查以上操作、内容均无误后，进入下一步(点击“检查错误”按钮，进行错误检查，即可完成相应工作)。? ? ?第六步：点击“查看合并数据”按钮，即可显示第一条记录。点击“首记录”、“上一记录”、“下一记录”、“尾记录”或在输入框中输入数字可进行相应记录的查询。? ? ?第七步：点击“合并到新文档”或“合并到打印机”，即可完成全部工资审批表的编辑工作或打印工作。? ? ?需要注意的问题：如果改动《工资变动情况表》列标题内容，就必须相应更改《工资审批表》“插入域”的内容，否则会出错。如果移动了《工资审批表》和《工资变动情况表》的保存位置，在打开《工资审批表》时要重新指定“数据源”的位置。************************************************************************* 对《巧用Excel函数分辨人员身份》一文的补充　　 ?? ? ?2002年第38期所刊《巧用Excel函数分辨人员身份》一文，提出了让计算机自动填写表格内容的方法，减轻了工作负担。笔者还对该文提出以下几点补充，并推荐使用YEAR()、TODAY()、NOW()、LEN()和MID()函数。? ? ?一、计算“年龄”时，因为18位身份证号码也比较多，而且身份证号的最后一位字符有可能为X，所以身份证号应为字符型数据。? ? ?计算年龄时，若采用上期所讲的，利用常数102作被减数，那么每年都要修改操作代码。最好先用YEAR(TODAY())或YEAR(NOW())取出当前年号，然后减去身份证号中取出的年号来求年龄。身份证的字长可用LEN()测出。设表格单元格C2为身份证号，则年龄可由下式计算：? ? ?年龄=YEAR(TODAY())-IF(LEN(C2)=18,MID(C2,7,4)，MID(C2,7,2)+1900)，? ? ?或：? ? ?年龄=YEAR(NOW())-IF(LEN(C2)=18,MID(C2,7,4)，MID(C2,7,2)+1900)。? ? ?二、身份证号中只用一位字符即可判别性别，当身份证号为18位时，则“性别”可由下式计算：? ? ?性别=IF(MOD(MID(C2,17,1),2))=0,“男”,“女”)。? ? ?三、通常人们填写出生日期时只需年份与月份，当身份证号为18位时，“出生年月”可由下式计算：? ? ?出生年月=MID(C2,7,4)。? ? ?分别考虑身份证号为15位和18位两种字长的情况，就可以顺利地判别出“性别”与“出生年月”来了。 *******************************************************************