执行部工作流程讲述.pptx

执行部工作流程2013年5月 一、执行前期 1.与客户部衔接要求： ①询价： 在客户部给出详细要求（包括数量、规格、货期、价位、定位等信息）后，在指定时间内给予准确的可执行回复《询价记录单》。 ②踩点： 在客户部给出踩点要求后，及时跟进客户，并约定时间后执行；将踩点情况及时汇报给客服部《场地勘查记录表》。 ③下单： 客户部应将前期询价的准确信息经相关负责人审批后，以邮件方式交予执行部，写好项目编号及要求并附制作文件。 喷绘——灯布要求分辨率在72以上的原尺寸JPG图片；高清喷绘要求分辨率在200以上的原尺寸JPG图片，并将后期工艺注明。（常规制作周期为24小时） 注：灯布绷桁架上时要四周各预留10cm底色。灯布后期注意打孔及穿绳工艺（根据安装情况而定） 印刷——制作文件要求为源文件，CMYK模式，300dpi，留3mm出血位，并将文件名与预算表物料名称统一命名，后加尺寸，并将后期工艺注明。（常规制作周期为72小时） 展示——必须要有数量、规格、货期等相关信息，并将后期工艺注明；要有制作工艺图及效果图，制作前须签订制作合同（常规交货周期为一周） 礼品——必须要有数量、规格、货期等相关信息，并将后期工艺注明；采购前须签订采购合同（常规交货周期为一周） 租赁——预算表由相关负责人审批后，才可确定租赁事宜；并签订租赁合同（常规租赁需提前3天预订） ④文件撰写：大型活动需要根据活动方案及与客户沟通后，执行人员需撰写执行脚本，并将相关活动人员核对过的文件在活动前发给客户及相关执行人员。 2.与供应商衔接： ①询价：将所要求（包括数量、规格、货期、价位等信息）发给供应商后，确定在指定时间内对方给予准确的可执行回复《询价记录单》（包括名称、规格、数量、货期、含税含运费单价等信息）；部分物品要求先取样由客户确认签字方可下单制作。 ②下单：需将具体要求及相关文件及时交予供应商（非月结合作供应商须签订合同），注明项目编号，并明确说明交货具体时间及地点；传完文件后一定要确认文件及时间没有问题。 ③收货：必须要验货合格后，签收单据（非常规物料签收《验收单》），并妥善保管《签收单》。 3.借款/报销： 根据预算表将需欲借现金款项填写《借款申请单》，注明项目编号、活动名称及用途，相关负责人签字后交予财务；执行完后及时填写《费用报销单》，并索取相对应《借款申请单》后将其销毁。 二、执行过程 1.与客户部衔接要求： ①文件准备：客户部将要执行的相关文件（如，预算表、物料清单、签收单、客户满意度调查表等）整理好后，交予执行人员。执行人员要在执行前做好检查，并留好备份。 ②物料准备：活动执行前一天，根据《物料清单》，将需执行的物料做好检查（如，规格、数量、画面、工艺、后期等），并请客户主任协助检查。除预算表以外，还要将执行所需工具带齐，及时更新《进出入库表》。 2.与客户衔接要求： ①布 场：提前与客户及场地等相关人员约定时间、地点等事宜，将相关物料及文件按原指定要求布置；如有特殊情况，及时与客户或相关人员沟通协商后方可执行。 ②执行中：按提前确定的流程执行每个环节，需客户、供应商及同事间按《执行脚本》紧密配合；突发事件由负责人及时处理，其它相关人员配合处理。 ③执行后： 将相关物品及时撤场，并结算相关费用。 将物料签收单、客户满意度调查表交予客户签收及填写。 将活动照片及相关文件交予客户。 三、执行后期 1.收尾： ①将未结款项及时结款，并填写报销单后索回借款单。 ②租赁物品按指定时间及时归还，如有损坏，相关责任人按价赔偿。 ③部分活动需及时撰写《活动总结》，并及时交予客户。 ④活动所剩相关物品，需根据客户要求归还或保存，严禁私自挪用。 2.问题反馈及总结： ①活动结束后，开活动总结会议，将活动所涉及的问题及时反馈，并讨论相关解决方案。 ②根据活动，相关人员撰写活动总结，并以群邮件方式发予相关人员。 常用附件： 《场地勘查记录表》、《询价记录单》、《执行脚本》、《预算表》、《物料清单》、《验收单》、《物料签收单》、《客户满意度调查表》、《进出入库表》、《活动总结》、《借款申请单》、《费用报销单》。 深圳市博智达文化发展有限公司 执行部 2013年5月