001文件管理程序解读.doc

修 改 记 录 修改日期 版次 修改章节 修 改 内 容 修改人 核准人 核 准 审 核 制 定 日 期 日 期 日 期 1．目的 对文件的编制、批准、发放、更改、作废和回收进行控制，确保其适宜性、充分性和有效性，使得相关部门及时得到并使用有效版本。防止误用失效或作废的文件和资料而特制定并执行此程序。 2．适用范围 本程序文件适用质量管理体系有关的文件的控制。 3．职责 3.1 总经理负责质量手册的批准和发布。 3.2 管理者代表负责批准发布程序文件及确定文件的发放范围。 3.3 文控中心负责质量体系文件的归口管理，并组织对其进行定期评审。 3.4 各部门负责相关文件的编制，使用和保管。 3.5 相关部门负责本部门记录的填写与管理。 3.6 记录的填写人员对记录的真实、准确、清晰和完整性负责。 4．工作程序 4.1 文件的分类 4.1.1 一阶文件：质量手册（包括形成文件的质量方针、质量目标、环境方针目标的声明）。 4.1.2 二阶文件：形成文件的程序（为质量管理体系所编制）。 4.1.3 三阶文件：公司为确保其体系有效策划，运行和控制所需的（如作业指导书、操作规程、图样和技术文件等）。 4.1.4 四阶文件：标准要求的记录及本公司认为需建立的记录。 4.1.5 外来文件：包括法律法规、标准或外部提供的技术文件、其它要求等。 4.2 文件的编号： 4.2.1 质量手册 YY（YY代表：公司代码）-QM(QM代表：质量手册)-01（01代表：流水号） 4.2.2 程序文件 YY(YY代表：公司代码)-QP(QP代表：程序文件)-XXX（XXX代表：流水号） 4.2.3 作业指导书、操作规程、技术文件等 YY(YY代表：公司代码)–QS(QS代表：三阶文件)–XXX (XXX代表：部门或项目）–XXX（XXX 代表：流水号）；解释：XXX (XXX代表：部门或项目），各部门指导性、通用性的文件以部门代码定义此部分，若是和具体某个项目相关的文件，则以项目名称定义此部分。 部门代码表： PMC：计划部 QC：质量部 PD：采购部 PM: 项目部 HW： 硬件部 SW: 软件部 TD： 测试部 SD: 销售部 MD： 市场部 FAE 技术支持部 HR：人事行政部 FD: 财务部 DCC：文控中心 MR：管理者代表 SMT:SMT部 4.2.4 表单或记录 YY(YY代表：移远公司代码\RDS代表：锐迪思公司代码)-QR(QR代表：表单或记录) –XXX (XXX代表：部门）–XXX（XXX 代表：流水号） YY - XX - XXX - XXX 公司代码-类别代码-部门代码-流水号 部门代码表： PMC：计划部 QC：质量部 PD：采购部 PM: 项目部 HW： 硬件部 SW: 软件部 TD： 测试部 SD: 销售部 MD： 市场部 FAE 技术支持部 HR：人事行政部 FD: 财务部 DCC：文控中心 MR：管理者代表 SMT:SMT部 4.2.3.1关于技术文件是指客户发行的外来文件。 4.2.4 图纸、图样按机械行业标准执行。 4.2.5 外来文件的编号按各自原来的编号。 4.3 文件的编写和审批 4.3.1 质量手册由体系组组织编写，经管理者代表审核，总经理批准。 4.3.2 程序文件由相关部门负责人编写，管理者代表审批。 4.3.3 其它文件由相关部门编制，部门负责人批准。 4.3.4 质量管理体系文件发布前，应由授权人审批，以确保其充分性和适宜性。即保证其内容正确、清晰、完整、与其它文件协调一致，且易于理解和实施。 4.4 文件的发放 4.4.1 文管中心根据对体系运行的需要拟定《文件发放/回收记录表》，经管理者代表审批后执行。 4.4.2 公司范围内发放的文件为“受控”文件，向认证机构和相关方提供的文件也为“受控”文件，要在文件封面加盖“受控”印章以及“发行”印章，注明发行日期；向顾客提供的文件为“非受控”文件，不盖“受控”印章；向认证机构提供的文件应随着文件的更改而作相应的更新。 4.4.3 文