数据实战技能培训-excel使用技能提高讲述.doc

数据分析实战技能培训 Office技能帮助QQ群已满 讲师：陈理 一、数据录入 数据类型：单元格的数据类型和单元格内数据的数据类型是独立的 1、在输入数据之前，改变单元格的类型，再输入数据，可以达到输入数据类型和单元格设置类型一致的结果。 2、在已有数据情况下，并不能通过改单元格格式来改变数据格式。 [建议]采用分列的方法（数据—分列），在最后一步的“列数据格式”进行选择就可以将数据格式进行改变。 【案例1】Excel里面最多支持15位数字，超过15位后面数字丢失变成0，如身份证号码等，不能直接敲，可以选择的方法： 将单元格格式改成文本后再敲数据 [建议]英文的单引号+直接输入 总结：敲之前，单引号；敲之后，用分列 【案例2】要求数据是上下行文本类型编号连续的，但输入时长文本格式数据不能通过“拖”的方式序次增加 发现“文本+数字”的形式，向下托，数字可以变，可以在需要变和不变的之间敲个空格或者“A”等，强制将后面的数据变成数值，再采用“拖”的方式完成数据录入，再用替换的方法去除加入的多余字符 二、行列转换 【案例1】数据文件中有特殊符号，如何替换特殊符号：将特殊符号ctrl+C，到替换位置ctrl+V，再进行替换 【案例2】数据行列转换 一列变成多列： 需要借助word，将数据拷贝到word文档中，选择“表格—转换—将表格转换成文本（选择段落标记）； “表格—转换—将文本转换为表格，选择需要转换的列数； 将转换完成的数据拷贝回Excel。 多列变成一列 借助word表格，将数据拷贝到word文档中，选择“表格—转换—将表格转换成文本（选择段落标记）就可以完成 [注意]如果需要保持一定顺序，可以借助先在excel中用“选择性粘贴”将数据转置，再进行上一步操作（如果数据块行数不一样时可能有问题）； 另外可以使用添加标识的方式，如给数据块中数据添加以数据所在行列的标识（通过函数column（）、row（）），来定位此列的位置，然后再word中转换，贴到excel中再排序，随后进行分列来完成。 三、利用选择性粘贴，进行数据运算 【案例1】某一列数字固定加减乘除另外一个固定数字，如图中所示的一列数据同除以100。 复制固定数字100—选择准备运算的列—选择“选择性粘贴” ，在“运算”块内选择相应操作即可。 【案例2】如果数据是两列或者两个表，把两列的结果进行加减乘除运算，结果放到第一列。 复制被预算数字列—选择准备运算的列—选择“选择性粘贴” ，在“运算”块内选择相应操作即可。 【案例3】利用“选择性粘贴”将交错的两列数据合并。 “选择性粘贴—选择跳过空单元；这样对于前一列数据空的地方不贴，只粘贴存在的数据。 四、定位空值 【案例1】数据如下图所示， 要求第一列空格处填充向上的内容 选中需要填充数据的区域，选择“编辑—定位—定位条件—空值”； 选中所有空格后，直接输入公式（注意不要再点击单元格，已经选中区域了），随后ctrl+enter（目的是在选黑区域内输入相同内容）； 用选择性粘贴将公式变为数值，便于以后计算。 五、选择不重复记录 【案例1】选择不重复记录 选中需要进行不重复记录的数据区域—“数据—筛选—高级筛选”； 按照下图“选择不重复的记录”； 得到的结果是将重复的纪录隐藏的方式，选择“可见单元格按钮”，将数据复制到新的工作表中。完成。 如果需要恢复所有数据：“数据—筛选—全部显示” 不同需求时，注意和排序结合使用 “可见单元格按钮”显示在菜单栏的方法： 右击菜单栏，选择“自定义”，如下图所示 将选定的按钮拖到菜单栏上 阶段练习一 下表转换，转换成下图中右边的格式。 做法与步骤： 多列变一列：将除表头外数据拷贝粘贴到word中，参照上面的做法将其变成一列，替换掉空格后，拷回excel 空值中填入上一行值：将是号码的数据在前一列标示出来（用if函数），然后再用选中空格进行相同公式输入，将首行均为号码的进行筛选删除。 注意：操作过程中，定位可能不成功，将公式运算后的结果粘贴成数值，或者用分列完成。 阶段练习二 对“号码”该列记录相同的进行汇总。做法如下： 再采用排序，筛选不重复的，得到最后结果。 六、Excel常用函数 1、文本处理 left、right、mid、len、rept、find（找的内容，在哪里找）找指定在指定单元格中出现的位置 Find函数：在字符串中查找某字符所在位置，如果出错，则是没有该字符 Left函数： Rept函数：加几位固定数字 2、数字函数： Round（数字，小数位数）：四舍五入 Roundup（数字，保留小数位数）：有数就入 Rounddown（数字，保留小数位数）：有数就舍 Rand（），0~1之间的