文件与资料管理程序讲述.doc

文件与资料管理程序 编号： JIS－QP－01 日期： 2007.03.28 版本： 1 页数： 第1页　共9页 版本小结 当前版本 更改描述 始发者 部门 日期 1 始发 荣芳 品质部 07.03.28 版本历史 更改描述 编写者 部门 日期 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 总经办 生产部 工程部 开发部 品质部 ＰＭＣ 业务部 仓库部 行政部 采购部 起草： 审核： 批准： 分发部门 □总经办 □生产部 □工程部 □开发部 □品质部 □ＰＭＣ □业务部 □仓库部 □行政部 □采购部 □财务部 □ＩＱＣ □ＩＰＱＣ □ＯＱＣ 文件与资料管理程序 编号： JLS-QP-01 日期： 2007.03.28 版本： 1 页数： 第 2页　共9 页 1． 目的： 对文件的使用方式加以规范，进行协调统一的管制，使品质系统能正确有效的运作。 2． 范围： 本公司品质系统运作中，和产品的生产、服务等有关的文件，以及外来文件（客户资料、供应商资料及外来标准）均须依本程序的规定管理，文件与资料可以用文书或电子媒体方式呈现或储存。 3． 参考文件： 3．1 【品质记录控制程序】 JLS-QP-06； 3．2 【工程变更程序】 JLS-QP-21； 3．3 【LCM开发文件图档存放管理规则】 JLS-QP-19。 4． 定义： 4．1 文件结构： 本公司品质系统文件分为四个阶层，其结构和文件类别如下： 4．1．1 一阶文件： 质量/环境手册。 4．1．2 二阶文件： 程序文件。 4．1．3 三阶文件： 作业指导书，包括使用手册、技术文件、作业标准、检验规范、环境作业指导书、办法等。 4．1．4 四阶文件： 表单格式，例如:校正记录﹑测试／报告﹑保养记录﹑训练记录等。 4．1．5 外来文件： 客户资料、供应商资料与外来标准。 4．2 文件： 规范工作要求（标准）或规范工作进行时的权责与步骤的文件，如：品质手册、 程序文件与工作指示等内部文件，工作标准、合约文件、客户图纸等外部文件。 4．3 记录： 将工作执行的结果填写于表单上，而此结果（记录）仅供日后分析、存档备查或提供证明使用。 4．4 受控文件： 经文管盖“受控文件”章的文件均为受控文件。 文件与资料管理程序 编号： JLS-QP-01 日期： 2007.03.28 版本： 1 页数： 第 3页　共9 页 4．5 非受控文件： 非经文管盖“受控文件”章的文件，仅提供资讯做为参考，变更时不需更换，也无须回收的文件。 5． 权责： 5．1 各部门：文件变更及外部文件登录的申请。 5．2 文件制订部门：文件制订单位。 5．3 文管中心：文件分发、回收管理与维持文件总览表。 6． 作业内容： 6．1 文件与资料管理流程图（见第9页）。 6．2 制定新文件 6．2．1 制定文件或资料时，须以规定的格式编写文件或资料。规定书写格式 的目的是为了控制文件或资料内容的统一，避免遗漏。 6．2．2 程序文件的书写格式，依照《文件书写格式规定》书写。其它参照此规 定书写。 6．3 审批文件：新制订的文件，须依以下规定进行审核与批准。 6．3．1 一阶文件由管理者代表编制，总经理核准。 6．3．2 二阶文件各部门编制，管理者代表审核，由总经理核准。 6．3．3 工程文件（工艺流程图、作业指导书、工程图纸）由部门负责人核准；其它三阶文件由部门负责人批准。 6．4 文件编号及版本管制： 6．4．1文件编号及版本由文管中心依文件编码规则进行管制，工程类文件则按【LCM开发文件图档存放管理规则】进行编号管制。