艾科特客房管理系统操作手册范例.doc

管房管理系统操作手册 1. 操作说明约定 1.1. 相关概念 ● 散 客：是一般零星客人的总称。 ● 会 员：在宾馆的入住频率较高的客人，一般可以享有宾馆规定的各种优惠。 ● 协议单位：指跟宾馆签订价格和服务协议的单位，协议单位宾客入住宾馆按照协议价格进行结算。一般不交押金，由财务收款。 ● 联 房：联房主要用于团队和同时开多间房。 ● 钟 点 房：酒店在白天临时提供给客人休息,不过夜的情况。可以定义钟点房房价。 ● 凌 晨 房：宾客凌晨入住宾馆,相对天房房费较为便宜。可以定义凌晨房房价和生效时间段。 ● 宾客续住：即补交押金，押金不足和延长客人预离酒店的时间等情况都适合这类操作。 ● 冲 账：处理或检查账务处理的过程中，发现处理过的业务中由于某一笔会计分录处理不恰当，需要进行更正，为保持调账的完整性，将此笔会计分录用红字原封不动的进行更正冲回，再重新进行正确的账务处理。 1.2. 软件界面说明 2. 基本操作 2.1. 进入客房 管理系统 双击桌面上的 即可打开宾馆管理系统客户端，出现对话框（如图 1） ，正确输入【用户名称】和【用户密码】这两项信息后，单击 确 定 即可进入宾馆管理系统。首次进入系统前，用户需校正电脑操作系统的时间；正常使用后严禁更改操作系统的时间。确保客户端运行时，客户端正常运行首次进入系统时，用户名为 admin，密码为 8888。 2 2. 退出客房管理系统 宾馆管理系统支持多种不同的退出方式，常用的有以下两种： （1）执行 系统中 → 退出 系统，系统提示“您确定要退出系统吗？” ，单击确定即可退出。 （2）单击系统右上角的X按钮，系统提示同样的信息，单击确定即可。 （3）也可以执行 系统中 → 锁定系统 暂时中止系统操作。 3. 系统设置 3.1. 菜单位置 在系统窗口的菜单栏中找到 ． （如图 2） （图 2） 3.2. 用户单位设置 执行 系统设置 → 系统选项 弹出设置的对话框 （如图 3） ， 用户单位信息包括： 【酒店名称】 ， 【电话号码】 ， 【传真号码】 ， 【酒店代码】 【单位地址】等酒店信息．单击 确 定 即可保存 设置，用户单位信息可以根据我们的需要在打印表单时提示出来． （图 3） 3.3. 系统设置 执行 系统设置 → 系统设置，弹出系统设置的对话框， （如图 4）在 系统设置中可对以下内容进行设置： (1)预定管理设置： 可以设置默认到店时间， 住店时间， 预定保留时间， 预定启用时间， 预定过时取消方式 （如图 4） 注： 表示该选项被选择，反之则不选 (2)前台设置 a. 默认住店时间设置 b. 登记入住单的打印设置 c. 不同双击房态图的设置 d. 入住单的说明设置 如下图： （3）收银管理设置：押金单打印方式和格式，结帐单打印方式和格式，自动夜审，欠费条 件，交班模式等设置。如下图： (4) 门锁设置: 如果您的酒店已经装了智能门锁系统， 我们的软件和酒店门锁系统进行联 动，在客人入住酒店时能在酒店管理软件中制作房卡，减少收银人员的工作强度同时，加强 了酒店的管理，但需要酒店方提供相应的房门接口参数给我们才可以实现。 3.4. 用户角色设置 ： 3.4.1 角 色 设 置 ： ： 点 击 用 户 管 理 — — 》 》 新 增 — — 》 》 增 加 组 ， 如 图 下 ： 3.4.2.人员设置，如下图： 3.4.3.权限设置：如下图： 3.5. 数据管理 3.5. .1 1 备份数据库 ： 执行 系统设置 → 数据库备份 ， 弹出备份数据库对话框 ， 选择默认的或者想要份到的文件夹 ， 既可进行数据库备份 ． 实现功能: 可以将软件之前的营业数据以备份的形式保存下来,可以避免营业数据因为意外情况丢失.如下图： 3.5. .1 1 还原数据库 执行 系统设置 → 数据库还原 ，弹出备份数据库对话框，找到想要还原的数据文件（.bak 文件）——即之前“备份数据库得”到的文件，然后单击 还原 按钮，即可进行数据库还原。 如下图： 3.5. .2 2 系统初 始化 在安装完本软件时， 您可以通过系统初始化来清除软件自代的相关数据， 自己建立与酒店相应的数据．方便以后的使用。如下图： 3.5. .3 3 删除营业数据 执行 系统设置 →删除营业数据， 本功能是为了让清除一下不需要的数据， 如试营业数据和很久以前的数据还有酒店不想要的数据，操作如下图： 4 4. . 基础数据 维护 4.1. 房态类型设置 执行 基础数据 维护 →房态类型设置， ， 弹出 ＂房态类型设置＂对话框， 这些类型是系统默认的不允修改和删除。如下图： 4.2. 房态图设置： 执