中华讲师网-王泽仁：高效时间管理综述.ppt

第二讲 时间管理与目标管理 你的目标是什么？ 目标设立的Smart原则 1、目标要具体（Specific） 2、目标必须是可衡量的(Measurable) 3、目标是可能实现的(Acceptable) 4、目标是切合实际的(Realistic) 5、一定要设定时间表(Timetable) 目标执行流程 确定角色 设定目标 制定计划 逐日调整 评估总结 周计划 一周行事历 周计划表 日计划 时间管理通则 把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序，从最重要的事情做起 每天都这么做 时间没有具体确定的待处理事项 时间已具体确定的事件 电话、记录等信息 每日计划表 提前一天 ? 客户访谈 整理资料 2 设计调查表格 1 部门例会 整理资料 客户访谈 部门例会 设计调查表格 ? ? ? ? 365日历软件的使用日事清软件的使用 第三讲 时间管理与自我管理 时间管理的罗盘理论 强调了一切以自然法则为中心的罗盘理论。这种管理法则超越传统上追求更快、更好、更具有效率的观念，它不是换一个时钟，而是提供一个罗盘，因为人走的多快是一回事，方向对才是最重要的。怎么走，不是求快，而是怎么向未来的目标接近。 这种管理理论强调的是每一天的行动，每一个时段的行动，都要与未来的目标很接近，所以它强调的是一种方向，也叫做正北理论。 高绩效员工的自我管理八项修炼标准 ——一致：使命与价值观、角色与目标、重点与计划、欲望与自制等应和谐一致； ——平衡：人应在事业、财富、生活、奉献等方面平行发展； ——有重心：以一周为单位订计划，每天应各有不同的优先目标，但要相互呼应，最有价值的事先做； ——重人性：个人管理的目的在人而不在事； ——有弹性：应可因个人作用和需求的变化而调整； ——携带方便：管理工具应便于携带，随时记录与调整； ——执行到位：计划的执行必须准时准确，做到关键节点把控 ——评估反馈：自我检测和外部评估相结合，为下一周期计划做参考 第四讲 时间管理与日常管理 赶跑时间第一大盗的韵律原则 专业的统计数据指出：“人们一般每8?分钟会收到1?次打扰，每小时大约7?次，或者说每天50~60?次。平均每次打扰大约是5?分钟，总共每天大约4?小时，也就是约50%。其中80%（约3?小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟，总共每天大约就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。 时间管理法则——“韵律原则”，它包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体的方法包括：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail），要适当地与上司沟通减少来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法包括：不要唐突地拜访对方，了解对方的行为习惯等。 Pareto 原则应用 集中精力在能获得最大回报的事情上，而不要在琐事上花过多的时间。 关注第二象限的四象限原则 I重要又紧急 紧急状况 迫切的问题 限期完成的会议或工作 II重要不紧急 准备工作，计划 预防措施 价值观的澄清 人际关系的建立 真正的再创造 增进自己的能力 III不重要但紧急 造成干扰的事、电话 信件、报告 会议 许多迫在眉睫的急事 符合别人期望的 IV既不重要又不紧急 忙碌琐碎的事 广告函件 无聊电话 浪费时间 逃避性活动 ABC原则 执着于流程优化的精简原则 “崔西定律”是指：“任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3?个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。” 突发事件 突发情况有哪些？ 职责内 紧急程度、重要程度 职责外 马上处理 暂缓处理 减少突发情况发生 努力使工作系统从一开始就正确无误 对被打扰情况进行分析（Who\When\Why），建立一种工作模式 减少计划外事件数量 累计计划外事件，创建自由时间块 缩短每个计划外事件的时间长度 缩短计划外时间 防范于未然 克服拖延 拖延者的借口 强调时机不对 逃避不愉快的生活 敷衍搪塞 不愿承担责任 不适当的目标 为了轻松混日子 拖延的代价 浪费了今天? 一时工作拖延，三倍时间偿还? 逃避积极的人生? 健康不良? 待处理问题的不断增多? 长期在压力下工作的忧虑? 动手去做你能做或梦想要做的事， 勇气包含了天分、能力与奇迹， 只有动手，心灵才会启动； 开始做，工作才会完成。 解决拖延的秘诀 ---唯一的办法就是去做它 与拖延决战 承认：拖延