档案管理办法讲述.doc

档案管理办法 1 目的和范围 1.1 目的：建立健全公司档案管理网络，维护公司档案的完整、准确与安全，使公司档案管理工作基本实现制度化、规范化、标准化。 1.2 范围：适用于公司党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备类、会计类及声像照片类归档文件的建档工作。 2 术语定义 2.1 归档文件：指公司在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为管理类档案保存的各种文件材料。 2.2 归档文件整理：指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 3 职责 3.1 公司办公室是档案工作的归口管理部门，负责统一管理本公司档案工作，建立健全档案管理网络，维护本单位档案的完整、准确与安全。 3.2 公司各职能部门根据职责分工负责及时做好文件材料的收集、整理和归档工作。 4 文件材料的归档及日常管理 4.1 文件材料的收集、整理和归档应当依据《东风汽车公司档案整理规则及分类建档规范》，以确保归档的各类文件材料完整、准确和系统。 4.2 各职能部门对文件材料的收集、归档工作要列入各项工作的管理程序；列入生产、经营和管理等各项活动的工作计划；列入职能部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。 4.3 各职能部门有关产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程项目竣工验收、外购设备、仪器开箱验收等有关活动，必须通知档案人员参加，由档案人员负责文件材料的验收。凡没有完整、准确、系统的文件材料的不能进行鉴定和验收。 4.4 归档文件材料纸面要清洁，空白处不得有无关文字或符号。 4.5 员工因公出差、出国、外出考察、学习和参加各种会议等过程中收集的重要文件材料应按规定及时上交档案室整理归档，凡未上交档案室的，按照出差管理规定财务部不予报销差旅费。 4.6 档案人员应对各部门移交的各类档案认真检查，检查合格后交接双方在移交清单（一式两份）上签字，正式履行移交手续。 4.7 文件材料归档后不能更改。 4.8 档案的整理和摆放应合理、规范，便于保管和利用。 4.9 档案应安全存放，存放地点及环境应符合国家和上级主管部门的规定。 4.10 单位员工在离职前，必须先清退应归档的文件材料和归还借阅的档案，经档案室签字确认意见后，方可办理离职手续。 5 文件材料的归档时间 5.1 公司文件材料：每年度的文件材料各职能部门应在次年三月底前进行移交，档案室应在次年六月底前整理和归档完毕。 5.2 产品技术文件材料：新产品开发在试制定型后归档；定型产品在投产后归档；工艺、工装在调试合格后归档。 5.3 科学技术研究文件材料：科研课题已完成并经过鉴定或评审、验收后三个月内必须归档；研究周期长的科研课题可分期归档，待完成后，经补充或修改后再全部归档；取得负结果或因故中断的科研课题，在批准中止时应及时归档；对在归档后形成的文字材料，如获奖证书、用户反馈信息等，科研课题负责人应及时移交档案室归档。 5.4 设备文件材料：设备购置、验收阶段文件材料在设备投入安装调试前归档；设备安装调试阶段文件材料在安装调试完毕投入正常使用前归档；设备维修文件材料应于设备维修结束后归档；设备使用管理文件材料应在其形成后及时归档。 5.5 基本建设文件材料：在项目实体完成后三个月内将项目文件归档，有尾工的应在尾工完成后及时归档。对重大、复杂工程施工周期较长的项目，可在工程项目告一段落后，先作阶段性归档，待工程项目竣工验收后两个月内再全部整理归档。 5.6 会计材料：按会计年度归档。每两年移交一次。 5.7 声像照片材料：每年度形成和积累的声像照片材料，须在次年六月底前整理完毕并归档。 6 归档范围 附件1 公司文件材料归档范围 附件2 产品技术文件材料归档范围 附件3 科学技术研究文件材料归档范围 附件4 设备文件材料归档范围 附件5 基本建设文件材料归档范围 附件6 会计材料归档范围 附件7 声像照片材料归档范围 7 本办法由公司办公室编制；本办法由公司办公室解释。 2009-04-29发布 2009-04-29实施 公司办公室 发布 附件1： 公司文件材料归档范围 序号 归档范围 负责部门 一 党群工作 1 党委工作 （1） 党代会、党委扩大会会议文件材料 党群工作部 （2） 党委全委会、团委会、常委会议记录与纪要 党群工作部 （3） 党委民主生活会记录与纪要 党群工作部 （4） 党委年度工作计划、规划、总结 党群工作部 （5） 党委作出