编制与管理分解.ppt

文件材料的编制与管理 主讲人：侯桂荣 湖南省交通科学研究院 二О一二年九月 课程内容 一、建设项目档案工作依据 二、成立竣工文件编制咨询小组的意义 三、文件材料编制组织与职责 四、文件材料的的编制 五、范例 六、注意事项 一、公路建设项目档案工作依据 二、成立管理组的必要性和意义 竣工文件编制存在的主要问题 不完整 资料不齐全、填写不完整 不准确 错误、矛盾 不规范 书写、述语、不统一 不重视 人力、物力 不及时 不同步，特别是收集整理 缺乏统一管理 脱节 整理不符合档案要求 复合型人才缺乏 二、成立管理组的必要性和意义 现实情况： 业主、监理精力有限 施工单位人员素质不一、变化大，编制力量薄弱 资料不及时，返工严重 基于目前竣工文件编制存在的以上问题及现实情况，高速公路公司聘请专业咨询公司成立竣工文件管理组，在公司和总监办的领导下，协助业主本项目全过程的竣工文件编制管理工作。 二、成立管理组的必要性和意义 业主直接管理 常张、怀新、常吉、部分BOT项目（邵永、永蓝）及2004年以前通车的高速公路 聘请专业咨询公司协助管理 邵怀、衡炎、潭衡西、长株、吉茶、汝郴、郴宁、宁道、长湘、衡桂、桂武、道贺、娄新、吉怀、张花、东常、衡岳、浏醴、醴茶、通平、大浏、怀通，长沙东接线、凤大、新溆、溆怀、炎汝、洞新、垄茶等30余项目已经实施 二、成立管理组的必要性和意义 目的 跟踪检查 动态管理 及时提供 规范可靠 意义 确保资料数据真实、可靠、完整、规范 提高承包商的技术水平 提高业主、监理管理水平 三、编制组织与管理 1、编制机构构成 业主和总监办 管理组 监理 承包商 科研及新技术应用单位 三、编制组织与管理 2、组织思路 业主领导 组织落实 多方把关 业主、监理、承包人、咨询单位（管理组） 科学管理 3、各方职责 业主 （1）制定本项目工程档案管理办法，明确项目文件材料的形成、整理、组卷及归档的要求。 （2）明确项目文件材料编制与归档管理负责人，配置业主方工程档案专职管理人员，建立临时档案室，收集与归档业主方的项目文件材料，尤其是项目前期工作阶段的文件材料。 （3）协调设计、施工、监理、质监、科研及新技术应用单位之间的关系，为项目工程档案的管理工作提供有利的条件和环境；并督促各职能部门及时履行相应职责。 （4）负责将参建各方移交的工程档案汇总编号，完成整个项目的档案工作。 （5）提出项目档案自检报告和档案专项验收申请，配合档案验收单位组织设计、施工、监理等单位完成档案验收工作。 （6）在项目通过竣工验收后3个月内向使用单位及有关单位办理档案移交手续 3、各方职责 施工单位 （1）明确分管领导,配备专职人员,建立临时档案室。 （2）及时完成与工程施工有关的文件材料的收集、整理、归档、保护和报送工作 （3）对上报的竣工文件的真实性、准确性和完整性负全责，即使得到监理、管理组和业主的签认，承包人仍不能免除在该方面的责任。 3、各方职责 监理 （1）明确分管领导，配备专职人员，建立临时档案室，积极协调施工单位的关系。 （2）及时完成与监理工作有关的文件材料的收集、整理、归档、保护和报送工作。 （3）及时全面审查承包商上报的竣工文件，认真行使个人签字权，对已签认文件的准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理和施工单位之间交叉的文件材料。 （4）监理单位除完成自身的工程档案编制管理工作外，还应负责对施工单位的工程档案编制管理工作进行检查和督促。 3、各方职责 科研新技术单位 （1）科研单位应将科研项目的可行性研究报告、申请书、合同书、阶段性报告、科研成果报告、鉴定书及有关证明、奖励证书、图片及摄像带等及时收集归档。 （2）新技术应用和推广单位应将新技术应用、推广的有关的批复文件与合同，主要负责人名单，试验记录和分析、计算数据，应用、推广情况记载，使用效果及图片、摄像带等及时收集归档 3、各方职责 咨询单位（管理组） （1）对项目工程档案管理工作进行全过程的培训、技术指导、检查、督促和管理工作。 （2）协助业主制定本项目工程档案编制管理办法。 （3）明确文件材料编制管理的实施方案与实施细则，明确项目文件材料的形成、整理、组卷、归档的具体要求。 （4）对承包人每期计量的相关质量保证资料的进行审查，并把结果提交给合约部，及时向业主、监理和承包人反馈资料审查情况，并提出处理措施。 （5）协同总监办一起统一表格形式，并指导和检查质检表格的填写和运用，保证资料的一致性。 （6）对业主、监理、承包人等单位递交的文件材料进行审查，整理、汇总和最终的归档，并及时移交给业主。 (7) 派员业主完成工程档案专项验收。 4、编制程序 四、文件材料的编制表格及方法 （一