公司采购制度及流程讲义.doc

物资采购支付管理制度 第一章：总则 第二章：物资采购具体内容 第三章：采购业务原则和权限管理 第四章：采购流程 第五章：申请付款基本流程 第六章：预付款及定金管理 第七章：应付帐款管理 第八章：附则 第九章：附件 第一章： 总 则 为了规范公司采购业务流程，防范采购业务风险，控制采购支出，保证公司正常生产经营活动，降低采购成本和付款风险，特制定本制度。 第二章： 物资采购具体内容 一、本制度所指采购物料具体指： 1、日常办公用品、耗材：笔、打印纸、笔记本等。 2、办公设备及交通工具：电脑、打印机、复印机、扫描仪、硬盘、汽车等。 3、生产设备:所有生产用的机器、工治具等。 100元以上 100元以下 否 是 二、招标流程图 招标小组 采购部 潜在单位 投标/中标单位 第三方机构 三、物资采购流程管理 1.采购申请 1.1公司各部门所需物品均由各使用部门提交采购申请，物品请购需填写“物品采购申请单”，招标采购项目需提交“招标采购申请”。 1.2使用部门应尽量提前提出采购申请，给与采购部门足够的采购时间，采购部门应在合理的采购时间内及时完成采购任务； 1.3预算负责人应将采购申请与采购预算进行核对，并标明预算执行情况。预算内申请正常执行采购流程，预算外需提交情况说明。 1.4使用部门按照采购流程完成采购申请单的相关审批后传递到采购部。 2.选择供应商并订购 采购部应对所需物品选择至少三家供应商，对采购物品询价对比，提交总经理审批，确定供应商后签订当年供应合同。 2.1采购部接到请购单后，应对采购申请进行严格审核，确定采购的品种、规格和数量，遵循定点采购原则，无定点采购的物品遵循“三家比价”原则选择供应商进行采购； 2.2采购人员除特别授权外只能按批准的品种、规格数量进行采购、不得擅自改变采购内容； 2.3不能在请购部门约定时间内到达的，采购员需及时通知以便请购部门及时调整应对方案。采购员必须监控采购订单的完成情况，每天定时检查未完成请购单。 2.4采购物资出现质量问题或需要维护时，采购人员需及时配合相关部门与供应商联系。 3.验收 3.1采购货物到达后，仓库管理员应立即根据采购申请单与到货进行认真核对，根据验收结果填写外购入库单，除一份自留以外，其余传递到采购部、财务部，以分别登记相关台帐，在验收时，如出现与采购申请不符的，应如实做出相应记录，并填写书面报告报采购部，及时补充或更换。 3.2仓库管理员需当场与相关人员交接和验收，并记录相应的验收记录，需要专业部门进行验收的，入库单上需要有专业人员的验收签字。 4.付款 采购部每月定期向财务部提交需支付的采购费申请。 财务部在收到采购部递交的有关文档时，必须及时做好以下审核工作： 4.1检查所有表单是否填写完整，是否经适当审批； 4.2审核需要三家报价的采购项目是否有三家报价，有关证明文件是否有效、选择供应商的理由是否合理； 4.3是否签订并存档采购合同。 4.4若发生退货情况，采购人员需及时与财务进行沟通，并负责款项的讨回事宜。 第五章：申请付款基本流程 申请付款基本流程 第六章：附则 一、本制度解释权归公司财务部。 二、本制度经总经理签字后生效,修改亦同。 附件一： 物品采购申请单 单号 使用部门： 请购日期： 年 月 日 序号 编码 名称 厂家 规格型号 单位 数量 单价 总金额 需用日期 备注 1 2 3 4 5 6 7