第二章2会务工作分解.ppt

三、会议值班与保卫工作 会议要有严密的值班和保卫工作，中大型会议，秘书要有24小时值守，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。 奥运会安保16亿美元 1、值班工作 坚守岗位；会中协助搜集有关信息和资料；控制与会无关人员随便出入会场；督导专职服务人员的具体服务工作；备有公司及各部门领导、后勤服务主管人员的电话通讯录；协调会中各种矛盾等。 2、保卫工作 重要人员的人身安全；重要文件； 会场和驻地； 会议设备； 与会者私人贵重物品等。 实训三 实训目的：掌握会场布置的方式及会议座位安排 拉拉这次受李总委托，作为会务组和后勤组的召集人，责任重大。如会场布置、会议座位安排、会议气氛布置之类的事，最好不要让她分心，请你代她处理这三件事，主要是： 1，选择什么样的会场布置方式最为恰当？说出理由，并画出你所布置的草图。 2，会场的座位如何安排，一并画出草图。 3，如何将这次恳谈会的气氛布置到最好效果，可用语言描述，也可简单画图说明。 案例分析 1、尴尬的冷场 一次，某单位召开党代会。会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式时进行，于是把这个项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。 会务组的人员凭印象只记住已删掉了奏国际歌的程序，而对后来又被圈了回来一事未加注意，因此对于在大会开幕式上“奏国际歌”一项事前未作音响准备，当主持人在大会上宣布“奏国际歌”时，无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志说，这一事故应严肃批评，吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这一点值得表扬。 2、“僧”多“庙”少 庆康公司正在召开职工代表大会，有数百人参加。听完总经理报告后，进入小组讨论时却出现麻烦：有的小组向会务组反映会场太小，人坐不下；有的埋怨小组分组不合理。一时间怨声载道，不可收拾。原来会务工作组在划分小组时，打乱了单位编制，按人数平均分配，每组32人，但是会场却有大有小，有的小组坐进去显得很空，有的小组根本坐不下。由于打乱了编制，一个小组里人员互不熟悉，因此，讨论起来就显得放不开，气氛不够热烈，影响了讨论质量。 3、住房安排错 行政挨批评 一次，某市召开工作会议，与会人员420人。为把会议开好，市委发出通告，要求各单位把人员名单提前报来，以便编组和做好有关的准备。会务工作组接待科长，按领导要求和编印的名单一一安排好住宿并写好住房卡，领好房门钥匙。报到的那天，与会人员到报到处报到，拿到住房卡和钥匙就不需排队，也不拥挤，接待工作安排井井有条，与会人员赞扬，领导满意。 会议接待人员正感到安慰时，突然有一位女同志到大厅报到处说：“怎么搞的？安排男同志在我的房间住？”引起在场的人哄堂大笑。这位女同志更为恼怒地说：“住房名单已印好，会后归档，我跳进黄河也洗不清。”接着又去找会务组秘书处领导。会务工作组领导很快就把张科长叫去，给予了批评。当场调整好住房，答应重印名单，才平息了这位女同志的怒火。 第二章 会议管理 第三节 会务工作 实训三 案例分析 第三节 会务工作 案例引入 这里就是美丽的西湖风景区了，这次会议就要在这里召开…… 西湖风景区会务组办公室： 杜拉拉：“各位同仁，明天与会代表就要陆续来了，我们今天提前入住，按照李总的指示，一定不能出任何差错，省市旅游部门主管领导、宋董事长和李总经理明天就要到，大会后天正式开始。现在，会务组主要抓紧准备会议资料，确定负责会议记录、会议简报的人员；并拟好相应的意向书格式，会后若有客户要求洽谈合作事宜，也好先签一份意向书，为进一步合作打基础。 后勤组要与西湖风景区的服务部门加紧配合，一一落实客户的各项服务；特别是会议的值班与保卫工作，那是丝毫差错也不能出的地方，一定要亲自实地审查。下面我先发一份“会议事务处理规定”单，两个组要一一对照落实，填好后交给我，若有什么落实不了的，我好赶紧上报处理。” 会议事务处理规定 （一）?????????????? 会议计划检查要点： 项目 审核备注 会议名称 ? 会议时间 ? 会议主题和议题 ? 与会单位和人员 ? 人数 ? 主持人及工作人员 ? 会议资料 ? 会议筹备及活动审核要点 议程安排 会议应发资料 会议记录安排 幻灯或录影设备 会场预订 制作来宾名册 纪念品的制作与发放 预订回程票 会场布置? 宴会及座位顺序安排? 新闻摄影