工程监理资料归档规定.doc

工程监理资料归档规定 1、编制目的 建设项目档案管理是工程管理的重要内容。将工程监理过程中所形成的文件（含电子文件）按照有关规定及要求，进行规范化、标准化管理，并实现计算机存储检索、网络运行之功能，更好地为电力工程监理和各项工作服务，特制定本规定。 2、编制依据 2.1 GB/T11822 《科学技术档案案卷构成的一般要求》 2.2 GB50319 《建设工程监理规范》 2.3 GB/T50328 《建设工程文件归档整理规范》 2.4 DA/T28 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 2.5 GB/T18894 《电子文件归档与管理规范》 3、适用范围及说明 本规定适用于公司所承揽的火力发电厂工程、110kV以上输变电工程、房屋建筑及市政建设工程所形成的监理资料的整理及归档。 本规定只对公司工程监理档案（第6大类）资料的整理和归档进行了规定，不适用于其他类别资料的整理和归档。 4、职责 4.1经营部负责将合同文件及时交档案室整理、立卷和归档。 4.2各工程项目监理部负责工程监理归档资料的整理立卷、编目、归档移交。 4.3质量安全部负责工程监理档案的验收、保管、借阅等管理。 5、工程监理资料整理、归档要求 5.1总体要求 5.1.1部门负责人（总监）应指定专人负责组织工程监理档案的整理立卷、编目、归档移交工作，工程监理档案应在工程达标验收后1个月内向公司质量安全部全部移交。 5.1.2档案移交时同步移交纸质的《监理归档文件总目录》（20806-N01）一份、卷内目录（附录B）2份（一份在卷内、一份在总目录后）放在总目录后的卷内目录右下角应编写页码，并将页码标注在总目录的备注栏内。 5.1.3所有纸质归档文件在档案移交时同步归档电子文件或扫描件，具体移交范围按《工程监理资料档案的组卷、分类及保管期限一览表》（附录A）执行。 5.2纸制文字性归档文件的质量要求 5.2.1归档的工程监理文件应为原件。 5.2.2监理文件的内容及其深度必须符合《建设工程监理规范》的要求。 5.2.3工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 5.2.4工程文件载体应采用耐久性强的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 5.2.5归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 5.2.6文字材料幅面尺寸规格宜为A4（297mm×210mm）。 5.2.7文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。 5.3电子档案的归档要求 5.3.1电子档案的归档载体形式为光盘。光盘使用公司统一购置的档案专用光盘，刻录、移交均为一式两份，以确保数据安全。 5.3.2电子档案归档范围包括： a)资料目录。包括《监理归档文件总目录》（电子版）、《归档资料电子版目录》，格式要求为EXECL格式； 归档资料电子版目录（EXECL格式）格式如下： 归档资料电子版目录（EXECL格式） 柜号 档号 卷内目录 序号 责任者 案卷（文件）题名 025-650-001 1 XXX XXXXXX 注：除“柜号”项不填外，其他项目由监理部填写完整。 b)监理策划文件，包括：监理规划、监理细则、安全监理工作方案等监理作业文件； c)监理报告及记录文件，包括：工程质量评估报告、监理工作总结，专业、阶段、专题性报告，监检汇报等由计算机产生的有关归档监理文件和资料； d)工程影像资料文件。归档要求见5.4。 e)纸质档案电子扫描件。归档要求见5.5。 5.3.3电子文件档案档号按《工程监理资料档案的组卷、分类及保管期限一览表》（附录A）制定，并按以下要求进行组卷： 5.3.3.1电子文件档案按一级目录（类目名称）进行组卷，档号省略三级分类号。如“025号”项目的电子文件档案第一卷档号为“025-66-001”，档号标记在光盘包装盒上。 5.3.3.2光盘内档案资料逐级建立文件夹，一级文件夹名由项目编号和《工程监理资料档案的组卷、分类及保管期限一览表》（附录A）中“工程监理电子档案”类目下所列的“归档范围名称”组成，例如“025号”项目“监理策划文件”电子文件档案文件夹名为“025-监理策划文件”。若同类文件占用空间过大，需存储在不同光盘上的，可将该类文件分若干文件夹存储，文件夹名按先后顺序编制流水号，例如“025号”项目“纸质档案电子扫描件”分为若干文件夹存储在不同光盘上，各文件夹名依次为“025-纸质档案电子扫描件（1）”、“025-纸质档案电子扫描件（2）”等。 二级文件夹建立规则为： a)“资料目录”文件夹可不建立二级文件夹。 b)“监理策划文件”、“监理报告及记录”文件夹中二级文件夹按电子文件对应的纸质归档资料卷册建立，每一卷建立一个文件