房地产项目档案管理规定(暂行).doc

中国·山东 莱芜天泰房地产开发有限公司 房地产项目档案管理规定 莱芜天泰房地产开发有限公司 年 月 房地产项目档案管理规定（暂行） 1.总则 1.1 为加强房地产公司的档案管理工作，实现档案管理的科学化、规范化、制度化，结合房地产项目开发的实际情况，特制定本管理规定（暂行）。 档案是指房地产公司在创办、规划、开发、经营及管理工作中形成的，作为历史记录是具有保存价值的各种形式的文件材料。其主要形式有文字、图表、凭证、证书、实物、声像及载体的材料。 档案工作实行统一领导（公司）、责任到人（具体管理者）的原则。档案管理隶属于综合办公室。 2.管理职责 2.1 领导职责 负责档案管理机构的建立健全和人员充实；负责公司档案工作较大事宜的决策；负责对决策后实施情况的监督、指导、检查。 2.2办公室管理职责 负责档案管理工作的具体实施，负责公司档案工作决策的贯彻落实；负责档案管理工作的反馈、汇报、整改。 2.3 办公室主任职责 2.3.1 负责将档案工作列入公司的发展规划、年度工作计划、总结； 2.3.2 负责根据档案工作的相关规定，制定档案管理制度并组织实施； 2.3.3 负责建立健全档案工作情况的监督、指导、检查、考核； 2.3.4 负责档案外借的审核把关工作； 2.3.5 负责档案管理人员业务培训的组织管理工作； 2.4 办公室文员职责 2.4.1 认真学习档案工作的有关规定，提高档案管理水平； 2.4.2 协助主任做好文件材料的归档及管理工作； 2.4.3 负责档案（文件材料）的接收、登记、整理、保管及提供利用； 2.4.4 负责档案库（柜）管理，做好防火、防水、防盗、防虫害、防霉变，发现异常及时汇报并采取措施。 3．文件材料的形成和归档 3.1 根据国家及政府职能部门有关规定，本公司在多项经营管理工作中形成的文件材料，由相关部门按照归档范围负责收集、整理、归档，任何个人不得保存或据为己有。 3.2 归档范围：凡是本公司在各项活动中形成的（含上级主管部门的下发、房地产公司呈送、抄送）能对企业发展、工作查考、经营管理、项目开发、经验总结、技术交流等具有利用价值的文件材料，均应如实收集归档。 3.3 归档的文件材料应完整、准确、系统。归档的电子文件应有相应纸质文件材料一并归档保存。需归档的文件所用书写材料、纸张应符合档案保护要求，采用碳素墨水，蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的，如红色、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 3.4 归档时间 3.4.1 文书档案、人事档案、会计档案应在每年的三月三十一日前完成上一年度文件材料的整理、归档、装订工作。其中文书档案、人事档案由办公室负责归档保管；会计档案由财务部负责归档保管。 3.4.2 房地产开发项目的文件资料归档采取分三个阶段的时间表进行收集： A、 项目筹划准备阶段：以工程项目开工之前在市场调研、可行性研究报告及主要文件，建设用地、征地、拆迁文件、勘察、测绘、设计文件、招投标文件、开工审批文件、相关会议纪要等方面形成的档案资料，除及时归档外，最迟在工程开工后一个月内归档完整。 B、 项目施工阶段：以工程开工后到达到竣工验收条件的整个施工过程中形成的文件，尤其是各施工单位、监理单位、建设单位的签字确认等文字资料，要求在工程竣工验收后两个月内完整归档。 C、 工程结算阶段：以工程竣工验收后到移交物业管理等方面形成的文件资料，特别是办理建设工程档案验收备案。结合验收备案、交房、项目总登记、分户产权登记等环节形成的文件资料，必须及时完整归档。 3.5 对没有按上述规定时间完整归档的文件资料，办公室有权责成经办部门限期归档。因违反规定造成的文件材料遗失，除追究相关当事人责任外，并根据损失情况，提请赔偿经济损失或追究法律责任。 4．档案管理 4.1 档案利用制度：档案管理部门应严格执行档案利用制度，努力开发档案信息、资源共享。 4.1.1 档案资料原则上只供本公司使用。一般档案由办公室或分管领导批准方可借（查）阅；秘密级以上的档案借（查）阅须经总经理审批。 4.1.2 借（查）阅档案时，应先填写《档案借阅登记表》（见附表一）经审批后由档案管理人员提供所要借（查）阅的内容。需复印重要档案的须经总经理同意。 4.1.3 借（查）阅档案时要爱护档案，不要在档案或目录上勾划、圈点、更不能拆卷、扯页、涂改、抽取，以保证档案的整结和安全，对违反上述规定而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。 4.1.4 外单位借（查）阅档案，应持有单位介绍信，并