档案管理论文发表：浅谈现代企业中的文档管理.doc

档案管理论文发表：浅谈现代企业中的文档管理 摘 要： 主要针对现代企业文档管理存在的问题进行了分析建模，提出了可行的实现方法。 关键词： 文档管理；实现原理；系统设计 1概述 随着科学技术的进步，为了跟上时代的变更，现代企业特别是生产制造企业每天都会产生大量的文件（如图纸文件、技术文件、生产管理文件、标准制度等等），如何合理高效的使用这些图纸文件，成为企业的当务之急。目前一些企业仍采用共享文件夹的方式，也有些企业采用一些市场上通用的文档管理软件，但操作复杂，个性化功能比较弱，与企业ERP不能很好的结合使用。针对这种状况，我们提出了一种简单易用的文档管理体系。 2分析建模与实现原理 要做到合理管理并灵活应用文件，主要有以下难点：一是文件种类多，数量大，如何存储；二是如何控制文件访问权限；三是文件如何进行版本控制；四是文件如何能与企业ERP进行交互，达到制度管理、生产应用、技术指导等目标。为此，我们进行了详细分析，并进行了系统建模。 可以看出，文件的实际存放位置=物理盘符+文件本身的相对路径。该存储结构的好处在于，一是灵活的物理盘符，我们通过修改文件存放参数配置表，增加新的文件存放物理盘地址（如从前只有E盘、F盘存放文件，现在我们再增加一个G盘），这样就解决了存放文件受机器本身硬盘大小限制的问题，服务器硬盘可以随意增加，也可以把文件存放到不同的服务器上（如文件分别放在服务器A和服务器B上）。二是文件本身的相对路径，我们可以看到每个文件都有如“2008/200808”这样的一段路径，其实这是一个根据具体时间自动生成的路径，这样做的好处在于可以很方便的在后台进行一些数据处理。比如，我们要对文件进行物理增量备份或是移植，可以直接找到该路径进行文件复制或进行处理。另外通过路径的设置，也可对文件夹进行权限控制，在后面权限控制中再做详细说明。此外，通过树状路径的设置，避免了大量文件存放在同一目录下，众多的文件放在同一文件夹下，不但读写不方便，而且极容易造成文件损坏，给企业带来不可挽回的损失。三是该文档存储结构的设置为文件的访问控制提供了灵活可靠的保障。 文件权限控制：在文件的权限控制上，我们进行了如下建模设置，文件权限验证由三部分组成：文件组验证+密级验证+文件夹验证，如图所示。 文件访问主要通过用户权限验证（含文件夹权限控制）来实现控制。因为我们谈的是一个系统，所以在实现文件管理上，主要是通过系统来实现。公司的正式文档一经下发，必须由文件归档员录入系统，在录入系统中，必须录入一些基本信息，如文件编号、文件名，下发人，文件组等等，若与企业ERP有关（如各种生产设计图），也需要把相关信息录入，方便将来查询。每录入一条记录，都要关联其下发文件，我们可以通过读取配置参数表，把文件上传到服务器的某个具体文件夹下，同时设置文件秘密等级。在用户查询该记录时，一是验证用户有没有查询该记录的权限（即通过文件组做查询限制），二是验证用户有没有查看该级别文件的权限，三是用户有没有访问该文件夹的权限。 版本控制：新版本文件的下发，一律在原有基础上下发，并在下发新版本后，把原版本记录变为历史或参考记录，新旧文件记录用同一归档号，这样通过版本查询，可以看到其具体变更过程。 与企业ERP的交互，在下发文件时，若该文件与企业ERP或别的系统有关联，那么就维护其相关属性，并以此属性作为条件，进行关联和相互查询。3系统设计实现我们可采用适合于企业级应用的J2EE模式，分为表现层、业务层与数据层，表现层采用目前比较流行的struts模式。下面是配置文件参数表的部分代码： module name=wendang para name=disk1e://para para name=disk2f://para para name=disk3g://para para name=1012010/201005/guanli/tuzhi//para para name=1022010/201005/guanli/mingxi//para para name=1032010/201005/guanli/wenjian//para para name=1042010/201005/guanli/tongzhi//para para name=1052010/201005/guanli/gongyiwenjian//para para name=1062010/201005/guanli/biaozhun//para para name=1072010/201005/guanli/renzheng//para 通过记取配置文件参数表，把文件上传到服务器上的特定目录下。其它细节方面不再赘述。大家也可根据具体的需求对系统进行其它功能的添加。 结束语 以上根据企业的实际生产应用，主要对企业文