第三章会议旅游分解.ppt

会议邀请 要成功举办一场会议会展，主办者都希望能邀请到适宜的对象(客户)来参加相关的会议会展。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。 1、信息发布——从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议(展)企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。 会议旅游活动胡构成要素 主办方 与会者 2、回执——对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后，通常需要统计(在这之前，需要提醒的是回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。 回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。回执需要注意的是，如果会展课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会展的有序安排会起到很大帮助。 3、确认通知——如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序、会议考察、及会展注意事项等。 会议策划包括：主题择定、模式定位、议程安排、组织协调、公关关系、媒体报道。 第四节 国内外会议旅游的现状和发展趋势 一、国内外会议旅游的现状 1．会展旅游发展迅速，已成为国民经济的增长点 2．北京、上海、广州等已成为国际会展中心城市 3．我国在国际会展旅游中的地位越来越重要 4．重展轻会现象严重 二、会议旅游的发展趋势 （一）会议旅游活动全球化进程加速 （二）会议旅游业的国际竞争日趋激烈 （三）会议旅游价格竞争趋强 （四）会议举办地逐渐转向中小城市 （五）会议旅游与展览、奖励旅游相融合 （六）会议旅游的技术含量日益增加 （七）会议旅游业内部合作趋势加强 会议旅游已经逐步迈向成熟阶段，主要表现在： （1）国际会议旅游蓬勃发展。其主要原因是经济的迅猛增长直接导致各类专业人员及专业协会的大量增加，以至会议数量上升。 （2）国际会议旅游进入商业化阶段，会议中心日益分散。 （3）会议向全球化方向迅速发展，走上国际舞台。 （4）中国会议市场潜力巨大。 标志：一个国家或城市召开国际会议的数量已经成为国家或城市发展水平的标志之一。 我国接待国际会议次数排序在世界上位于30多名，在亚太地区也位居前10名之后，这显然与我国现有的资源和条件极不相称。  看香港如何运营大型国际会议 149个国家和地区、300位部长、5800名官方代表、2100名非政府组织代表、3200多名全球记者、长达100小时的马拉松谈判、整整6天的会议议程，安全保卫、交通疏导、医疗救护、各种紧急预案……承办如此大规模、高规格、高密度的国际会议，不仅是一份荣耀，也是一份考验一个城市营运和组织管理能力的最高规格的试卷。 香港是如何保证大会高效、顺利进行，同时又尽可能减少会议对城市经济正常运行的影响，以及保障市民正常生活、出行秩序尽量不受到影响的呢？? 政府：拨款2.5亿港元筹备会议　　?　　采访本次会议的各国记者都会注意到，在香港这个寸土寸金的地方，却为媒体提供了高达4000平方米的新闻中心，同时，为了保证信息的及时传递，在会场外还设有两个新闻发布厅，均提供同声翻译服务。有关方面对于香港会议的筹备之精心由此可见一斑。 　事实上，自2004年世贸组织选定香港作为第六届部长级会议的主办地以来，特区政府及相关部门即上下同心全力以赴迎接盛会。为此，特区政府专门成立了会议统筹办事处，负责筹划会议的详细安排，包括会议计划、酒店住宿、交通及礼宾程序、会议设施、信息及通讯等；成立委员会和工作小组，负责监督并展开筹备工作；政府专门拨款2.5亿港元支持此次会议的相关开支。?????　　 　　　为了应对包括示威游行以及恐怖主义袭击等各种突发事件，特区政府成立重大事故控制中心，随时待命应对和处置紧急情况，医院管理局也作出预案为医疗服务需求做好准备。?? 演习：大型跨部门演习长达两月　　?　　此次世贸部长级会议是香港回归以来举办的最大规模的国际会议，为了确保万无一失，香港特区政府在会议召开前夕举行了史上最大规模的跨部门演习，为期长达近两个月，涉及44个政府部门、机构以及遍布全港多个地方的25个部门的紧急控制中心。???? 安保：9000警务人员为会议护驾?????　　会议