总裁办公室业务规定详解.doc

X X有限公司总裁办公室业务规定 第一章总则 (目的) 第一条本规定的目的是，为了加强本公司在业务处理和运行过程中，总裁对部门的指示、命令和希望的传达，以及下属干部对总裁的汇报、报告和请求的联络方面的管理工作。使整个公司的上传下达工作能够及时、准确，保证整个公司的命令与报告系统正常运行，并使公司的人事总务与后勤工作有序化，提高办事效率，保障公司日常经营活动的正常进行。 第二章命令、指示与决策等管理 (综合管理) 第二条命令、指示、决策、报告、实施等综合管理，用统一规定的“命令管理簿”进行。总裁的命令、指示，采用统一规定的“总裁指示单”向各干部传达。具体事宜由秘书处理、传递。 (命令管理簿的整理) 第三条“命令管理簿’’按“办公室”、“项目部”，财务部…‘研究部”和“工业部”等分部门整理、编辑。 (总裁指示单) 第四条“总裁指示单”由总裁或秘书填定，递交给执行者。 (总裁指示单一式两份) 第五条“总裁指示单”一式两份，一份递交给执行命令者，一份留在总裁办公室秘书处。 (总裁指示、决策事项的处理) 第六条总裁指示或决策事项，按“总裁指示单”进行，并逐项填写在“命令管理簿”之中，执行完毕后，“总裁指示单”按执行者分类由秘书保管。 (向总裁报告) 第七条执行者除特殊情况外，应在接到指示或命令后，在规定完成的期限内将执情况填入“总裁指示单”并将其交回办公室秘书转总裁。“总裁指示单”留在秘书处存。如果在执行过程中遇到问题与变化，在执行之后，必须将变更情况的要点填写在“命令管理簿”有关栏目中。 (执行命令或指示的过程管理) 第八条组织、召集、通知安排由总裁主持的会议。确定会议内容和程序，向总裁提示需要解决的问题顺序。 (口头命令与指示的处理) 第九条一些简单而不重要的命令与指示事项，通常以口头的方式传递，没必要把这些命令和指示填写进“命令管理簿’’或“总裁指示单”，但是，办公室秘书必须把这些命令和指示及时记录下来，填写进“业务处理预定表’’中。另外，在紧急事件发生时，总裁的一些命令与指示通常只能以口头方式传递，在这种情况下，事后秘书必须把这些重要的指示与命令，填写进“业务处理预定表”，进入“命令管理簿”之中。 (业务处理预定表的检查) 第十条秘书必须经常对“业务处理预定表”进行检查，提请总裁对重要的命令事项过目，并告之当日的业务处理事项。 第三章秘书事务 (收发事务) 第十一条往来的公函收发，以及公司内外电话、电报和电传的应接与发送。 (接待事务) 第十二条接待来访的外企业经理人员、政府官员、社区知名人士以及专家学者，安排与总裁会晤的时间和地点，以及准备会晤所必需的资料和文件。 (预约事务) 第十三条预约和安排来访者与总裁的会晤，并对会晤日程时间表作出安排。 (会议事务) 第十四条安排总裁出席的各种重要会议，如董事会、部门经理会议、股东大会、宴会、高级会谈、谈判等等，制定日程时间表，准备各种记录文件，与各方进行联系和联络，布置会场，安排各种设施，准备各种资料，以及对会议实施记录和整理会议纪要。 (整理事务) 第十五条秘书或事务员每日收拾和整理总裁办公桌、书架和文件资料；清扫房间、接待室、会议室和门厅；保持室内干净和空气新鲜；调节室内温度与湿度等等。 (代理事务) 第十六条代替总裁出席婚丧仪式，前往祝贺与吊唁；如实传达总裁的指示、命令与意见；传递总裁的文件、书信与物品。 (调查事务) 第十七条按总裁的指示和命令，展开对有关企业内外的专项调查，包括社交调查、企业人际关系调查、总裁业务处理方面调查、命令指示执行情况调查以及有关方面的资料和信息情况收集。 (文书事务) 第十八条起草各种与总裁业务有关的文件、信件和草案；负责印刷、打印、编辑和校对。 (联络事务) 第十九条掌握总裁的行踪；确定与总裁保持联系的方式，如电话、电传、电报和信件；并根据事态采取合适的联络方式与总裁保持联系。 第四章印章事务 (印章的制作与废止) 第二十条印章的制作与废止由办公室主任提请，并写明制作与废止印章的名称、种类、规格、使用范围、管理责任者以及理由。 (废止印章保存年限) 第二十一条除特殊情况外，废止印章由办公室加封注明废止时期在保险柜中保存三年，三年后由办公室主任、办公室秘书和办公室其他三人共同销毁并签字留存依据单。 (遗失、损坏和被盗) 第二十二条印章被盗、遗失和损环时，保管者和管理责任者必须尽早向办公室报告，并书面具明理由，办公室主任必须尽早采取相应的防范与补救措施。 (印章登记) 第二十三条所有公司印章都必须注册登记，由办公室按“印章注册登记表”分类逐一登记。 (印章的出借) 第二十四条公司印章带出公司时，必须经责任管理者同意进行登记，由办公室按“印章出借登记台帐”进行填写。 (印章使用范围) 第二十五条印章使用范围，按有关规定执行。 (手续) 第二十六条印章加