操作说明-一卡通会议签到详解.doc

一卡通系统 ——会议签到 操 作 说 明 有限公司 2010年08月26日 会议签到操作说明(V1.00) 历史记录 编写/修订 版本 日期 说明 李俊杰 V1.00 2010-08-26 编写会议签到操作说明 郭玉珍 V1.01 2010-08-30 完善代参登记、手工签到、请假登记及实时看台功能 郭玉珍 V1.02 2010-09-09 完善组群登记功能 目 录 概述 1 操作步骤 1 1 设备登记 1 2 会场资料 2 3 组群登记 3 4 会议登记 4 5 名单下载 6 6 代参登记 8 7 手工签到 9 8 请假登记 11 9 实时看台 12 10 邮件通知服务设置 13 11 报表 14 11.1 签到记录明细 14 11.2 个人签到明细 15 11.3 会议签到统计 15  概述 会议签到系统，是专为高效、有序、可管理化地组织实施规模化会议而量身定制一套智能化系统。会议通知、会议签到、等，并实时显示到会情况、会后管理查询统计，大大提高了行政效率。 或一台考勤或门禁终端的设备用途登记为“会议签到”。如下图： 登记会议签到终端的通信参数后“确定”。登记成功后可以通过“”测试通信是否正常。如下图： 正常取回会议签到终端设备，如果时间和当前不一致，可以通过将电脑系统时间同步给终端设备。 接这进入模块； 会场资料 “会场资料”登记会议名称、会场容量、备注信息以及会议签到终端等资料信息。操作步骤如下： 通过进入会场资料“登记”、“修改”和“删除”资料。“登记”界面如下 输入“会场代码”、“会场名称”、“容纳人数”和“备注说明”信息，并选择签到设备。注意如果选择一被其他会场占用的设备，会有如下提示： 登记好“会场资料”后继续下一步： 组群登记 为了方便快捷选择用户信息，可以通过“组群登记”功能建立组群。请点击会议签到下的“”，进入组群登记增、改、删界面。如下图所示： 填写组群名称、备注信息后通过“”菜单，添加组群人员。操作界面如下： 通过员工选择参会人员后。 也可以通过“” 菜单，删除已经登记的人员，操作界面如下： 组群登记后进行“”。 会议登记 通过“会议登记”进行、和对会议进行登记、修改、删除等操作。新增加会议操作界面如下： 选择会议场地、输入会议名称、主持人、开始时间、结束时间、会议纲要、以及相关计算统计规则后通过添加参会人员。操作界面如下： 通过员工选择参会人员后。 也可以通过“”删除已经登记的人员，操作界面如下： 会议登记后后进行“”，保存成功后“”变为可执行的“”，使用此功能对登记的会议信息进行审核，只有审核成功后才能生效。如果已经审核的会议信息需要修改，前需要“反审”后才能修改。 名单下载 “名单下载”是对会议签到的人员持卡信息下载到会议签到终端进行授权，此步只需要在“会议名称”的下拉选择已经审核的会议名称，名单下载界面会根据会议名称的会议场所自动选择签到设备， 通过“”会连接签到终端将参加会议的人员名单下载到终端设备。如下图： 通过“”可以删除会议签到设备内的名单 名单下载或删除的日志可以和。 代参登记 参会人员可能临时有重要事宜，安排一些人员代替参加会议，通过“”进入信息登记界面，如下图： 选择会议名称、备注信息后通过“”菜单，添加代参人员。操作界面如下： 通过员工选择退会人或代参人员后，点击“确定”按钮返回到请选择代参人窗口。退会人和代参人都是必须录入项。 也可以通过“”菜单，删除已经登记的人员，操作界面如下： 代参登记后进行“”，保存成功后“”变为可执行的“”，使用此功能对登记的代参信息进行审核，只有审核成功后才能生效。如果已经审核的会议信息需要修改，“”前需要“反审核”后才能修改。已审核的单据不可以进行“删除”操作。 手工签到 考虑到有人忘记打卡或者一些特殊情况不能打卡，可以通过“手工签到”功能进行签到处理。请点击会议签到下的“”，进入手工签到增、改、删界面。如下图所示： 选择会议名称、备注信息后通过“”菜单，添加手工签到人员。操作界面如下： 通过员工选择手工签到人员后，点击“确定”按钮弹出“请输入签到时间”窗口，进行签到时间设置，如下图： 对签到时间、进出标志及备注信息填写完成，点击“确定”按钮返回到手工签到增加界面。 也可以通过“” 菜单，删除已经登记的人员，操作界面如下： 手工签到登记后进行“”，保存成功后“”变为可执行的“”，使用此功能对登记的手工签到信息进行审核，只有审核成功后才能生效。如果已经审核的会议信息需要修改，“”前需要“反审核”后才能修改