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第十六章? 档案资料管理 1．物业文书与物业档案有什么区别？物业文书可以转化为档案，但文书与档案以是有区别的。档案是直接的、原始的历史记录，文件是现行的，丧失现实效用才能转化为档案；档案是第一手的原稿，以物业档案中物业修缮工程的审批表、费用结算单为例，它们是修缮过程中形成的表格，由工作人员在实际工作时填写、审批人员核准，是未经任何加工、改动的真迹，这就是档案原始性的体现。在维修工程进行时，它具备现行效力，属于一种文件，但是在工程验收、费用核算清楚后，它便成了对历史的记录，转化为档案，体现出档案的历史性。但是并非所有的文书资料都转化为档案，如重份文件、没有查考价值的信封和通知卡、与物业管理各项业务无关的群众来信、无保存价值介绍信、便条、录音带、录像带等都没有利用价值，因此不转化为档案。2．物业档案在物业管理中的作用如何？物业档案最重要是内容是物业管理专门档案，它包括两个部分：一部分是物业本身的档案，包括开发建设成果的记录和物业公司接管后对物业进行维修养护和更新改造情况记录；另一部分是物业业主和住用人的档案，包括业主、住户的姓名、家庭成员情况、工作单位、联络电话或地址、租金、管理费缴交情况等。物业档案的作用主要体现在这两部分档案上（1）物业本身的档案是物业管理中维修养护、更新所必不可少的重要依据。（2）物业业主和住用人档案是物业管理公司开展管理服务的前提和基础。通过这部分档案，物业管理公司可以全面了解物业业主和住用人的情况和需求，从而为物业业主和住用人提供各种有针对性的服务和开展适当的经营活动。（3）物业档案具有一定的凭证作用。比如安全监控录像档案，它真实地记录着某时某刻有何人进出过该幢大楼，当有必要查询当时该幢大楼档案室的出入情况时，安全录像档案就是最有力的凭证。3．物业文书材料的形成来源有哪些？物业文书材料来源于物业管理各业务环节的每个运作过程，每一环节都产生相应的文书材料。（1）物业的接管验收材料。房产资料：房屋、设备及其附着物业清单、清册及表格。技术资料：竣工图纸、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料。接管资料：公用设施（设备）验收情况、验收合格凭证、物业移交管理书及房屋、公用设施、设备及图纸接管验收清单、物业完好情况、接管文件。（2）住户（租户）入住材料。包括楼房验收交楼表、房屋装修申报表、装修保证书、入住通知书、住户房屋交吉单、住户入住合约、身份证明材料、发证情况登记表、用户情况登记卡（表）。（3）物业租赁材料。包括租赁合同、物业权属证明材料、房屋安全鉴定材料、同意出（转）租文件、委托书、公证书、证明、报告、分户图。（4）物业维修材料。包括维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、修缮工程许可证、工程预结算表、安全鉴定书、材料单。（5）物业经营管理材料。包括公司经营发展文件、小区管理文件、小区建设文件、合资、合作文件。（6）物业管理处员工花名册。包括管理体制处工作人员相片、工作人员及水电技工证复印件等。（7）物业设备仪器管理材料。包括设备设施购买、安装、使用、维修文件。（8）物业管理服务材料。包括房屋维修文件、设备运行情况文件、业户接待资料（含投诉与回访记录）、其他的相关资料。（9）其他管理材料。是指在物业管理过程中具有管理指导性、行政性的文件资料和内部流转、传递的文字材料。通常有上级主管部门的有关指令、信息、企业质量手册、程序文件等。4．物业管理文件材料形成的基本要求有哪些？（1）物业管理工作的手续和程序必须标准化，每个工作环节必须做好记录。物业管理文件材料产生于物业管理工作的每一个环节，每一道手续和程序都产生相应的记录。如果物业管理工作的手续和程序不标准或没有相应的标准可参照，或有了标准不执行，而造成物业管理文件材料不齐全或不标准，事后是很难全面、准确补回的。（2）物业管理使用的载体材料必须规范和宜长期保存。文件制成材料是承受并反映文件内容的物质材料，它由承受文件内容的载体材料和反映文件内容的记录材料组成。文件材料转化为档案进行长期或永久保存，其载体材料要宜于长期或永久保存，即必须选用耐久性能好的纸张和音像材料。（3）物业管理使用的记录材料、记录手段、记录技术必须科学。物业管理文件材料转化为物业档案时其所记录的内容不能修改和删节。具体要求是：书写要工整、清晰，要用炭素墨水、黑色油墨、蓝黑墨水或档案专用笔等耐久性好的记录材料，不得用或尽量不用普通圆珠笔、铅笔或复写纸等不耐久的记录材料；文件编制要使用国家规定的简化汉字、专业术语、符号和计量单位；文件编制必须有编制（记录）时间、地点，有编制人签字，重要文件要有领导审批，须盖公章时应及时盖上公章；在不能避免复写纸复写的情况下，要保留书写版本，有些传真文件则要进行复印后一起保