电子邮件的写作技巧详解.ppt

电子邮件的写作技巧 电子邮件的逻辑很重要 1 写好电子邮件的四项策略 2 1. 选取一个引人注目的标题 2. 内容简明扼要 3. 在邮件正文中提到收件人的名字。否则，他会认为这封邮件同时群发给了很多人 4. 在邮件中附上公司全称和具体地址 3 回答三个问题： 邮件应该写多长？ 邮件内容应该有多详细？ 邮件应该有多正式？ 邮件应该写多长？ 最好的 答案 能写多短就写多短 邮件的正文部分（不包括标 题行和署名部分）的长度最 好控制在2-3个句子 最好让邮件短到一眼 扫过去就能看懂其大意 在通常情况下，我只会读我客户或者与我有亲缘关系的人发来的长邮件。如果是其他人，我要么整篇都不看，要么只看开头和结尾，然后决定怎么回复。 坦率地讲，你也很可能这样做。也许你只会读你的客户、老板或亲戚发来的长邮件。更进一步说，即使是和我们关系密切的人发来的邮件，我们也不会把每句话都看得很仔细。 ？ 邮件内容应该有多详细？ 邮件内容应该涉及相关细节 并且突出某些具体细节 邮件应该有多正式？ 对于大多数人来说，邮件在一定程度上代替了口头交流。 如果是在公司内部发邮件 我们可能会像在饮水机旁闲聊那样随意 如果给陌生人或者 仅仅有过电话联系的人发邮件 我们就应该显得更正式一些 因此，我们应该把邮件看做是相对正式的文件。 4 对标题行给予更多的关注 标题行是邮件中最重要的部分 它的好坏决定了收件人是否会打开并阅读邮件的正文部分 主题：文章 发件人是否要求我给他发送一篇文章？ 还是要就一篇文章采访我？ 还是向我索要我曾经写过的一篇文章？ 关于标题的例子1 主题：明天 这是一个孤立、和正文部分没有任何联系的标题。 看一下这个标题，通常情况下，当我们看到邮件的 关于标题的例子2 — 首先能知道标题的内容，在这个标题中为“明天”； — 然后能通过标题识别出邮件是由谁发来的。如果能识别出来， 就说明这个标题很好，因为它能吸引我们读下去，看看这个人 明天到底要做什么。 标题时能看明白两点： 主题：6月23日见面 这个标题好就好在它直接回答了所有看信者在打开 关于标题的例子3 这个标题一下就能引起别人的注意，因为这个简短 邮件之前心中存在的问题，“我有必要看它吗？” 的标题中涉及了一次会面。 秘密武器——项目符号 5 文字本来就很枯燥，大量的文字堆积在一起就显得更枯燥了。大段大段的文字会让读者费解。 人们容易接受视觉刺激，更喜欢看图形。在电子邮件中，图形就是项目符号，应该把它作为你的秘密武器。 两个特点 你应该让邮件变得更加私人化、简单化，要学会如何使用秘密武器：项目符号。 项目符号与幻灯片或其他演示工具中的图片或动画的效果是一样的。但是项目符号在邮件中更便于使用。 学会使用项目符号 一个糟糕的汇报者 假如他使用了项目符号 收件人：吉姆客户 发件人：迈克销售人员 主题：即将来临的陈述 吉姆： 我打算在5月3日给您所在地区的副总裁做当面陈述，就您的要求，我谈一下此次陈述的意义。首先，他可以加深对我的了解，熟悉我的个人风格。其次，我将以我25年的经验讲述这个项目的核心原则。最后，我可以当场回答提问，如果副总裁有什么问题，我可以当面给予解答。吉姆，我觉得这种做法是可行的。我想把此次活动安排在5月3日，您觉得如何？ 迈克 收件人：吉姆客户 发件人：迈克销售人员 主题：即将来临的陈述 吉姆： 我打算在5月3日给您所在地区的副总裁做当面陈述，就您的要求，我谈一下此次陈述的意义。我希望您能就此问题和董事会进行讨论。 首先，您所在地区的副总裁可以加深对我的了解，熟悉我的个人风格。 其次，我可以展示一下电话销售培训所需的设备，这是此培训项目的一个重要部分。 最后，我可以当场回答提问，如果大家有什么问题，我可以当面给予解答。 吉姆，我觉得这种做法是可行的。我想把此次活动安排在5月3日，您觉得如何？ 迈克 你发现二者的不同了吗？ 两封邮件传达的是同样的信息，但是通过使用项目符号，第二封邮件看起来更清晰明了。 邮件越清晰明了，就越能引起读者的阅读兴趣，也就越有可能得到回复。 6 署名的使用 你所在公司的名称以及关于你的公司的产品、服务信息，最好出现在邮件的最下方。这就是邮件的“署名”部分。 如果一个人有上百封的邮件需要处理，他有时会忽略邮件的正文部分，而只关注署名部分。为什么会出现这种情况呢？因为人们习惯于一下子跳到信息的结尾处看最关键的内容。我们想直接进入主题