第一章物业-写字楼组制度及岗位职责.doc

物业部－写字楼组制度及岗位职责 部门概况 物业管理部是物业部属下之一分部，主要负责中信广场之办公大楼、商场、地库、外围、广场保洁、广场绿化、及邮件的处理，协助举办商场推广活动，整个广场日本人事务及接待相关单位对本广场之访查。整个部人员虽少，但负责之事务较为繁重，在整个管理处的日常工作中起较为重要之作用，本部工作表现之好坏直接影响整个广场之声誉起到举足轻重之作用。 部门职责简述 物业经理 直属上司：总物业经理 职责范围： 1主持物业部的全面工作，直接分管日常管理部、保安部、公寓楼组、会所的工作，并行使管理、监督、协调的职能。 2积极配合总物业经理所作的决定或工作安排，保证公司的方针、制度的贯彻和落实。 3提交物业部每年之管理预算、工作报告及各类报表。 4检查各部门的管理者的工作表现并定期作出评估。 5定期巡视广场内各项工作，并提出改进意见。 6跟进管理上的各项投诉及处理结果，协调公司内各部门的工作关系达致良好。 7与政府有关部门建立良好的沟通渠道。 8协助总物业经理完成其它工作。 副物业经理 直属上司：物业经理 职责范围： 2.1草拟管理部每年之管理预算/计划及总结。 2.2与会计部保持联系并监察日常之营运开支，督促做好租金及管理费之追收。 2.3与工程部保持联系并协调处理保养事宜。 2.4与保安部加强协调，确保物业范围之安全。 2.5处理有关管理上之投诉。 2.6监管及领导属下员工之培训工作，及定期对属下员工进行评估。 2.7审核每月员工值勤表。 2.8监管及领导属下员工纪律及工作效率。 2.9处理日常管理事项，包括如下几点： 1办公楼、商场及停车场之管理。 2.9.2园艺之监管。 2.9.3清洁之监察。 2.9.4政府部门之联系。 2.9.5日常信函及通告之草拟。 2.9.6客户之关系。 物业经理秘书 直属上司：物业经理 职责范围： 3.1电脑打字及存档（包括机密文件）。 3.2将所有事件提出给物业经理注意。 3.3处理外来电话。 3.4替物业经理安排约会及会议。 3.5撰写会议记录。 3.6将物业经理发出之文件传达予适当之部门及同事。 3.7处理外来收发之文件。 3.8任何其他秘书之职责。 物业主任（办公大楼） 直属上司：副物业经理 职责范围： 4.1协助副物业经理处理日常管理事项； 4.2督导及监管物业助理之工作，并定期作出培训。 4.3指导物业助理处理有关客户之投诉，并在重要业户或较重要事件须亲自作出处理； 4.4定期对办公大楼作出总体之巡视工作，确保设施设备正常及注意发现卫生、保安问题，及时跟进，使办公大楼达到最高物业水平； 4.5监管各助理之维修工作单，并与工程部作出协调，完成办公大楼日常之维修工作，及业户之有偿服务工作； 4.6草拟通告、信件等文件； 4.7协助业户解决任何管理上之问题。 4.8每月根据财物报表，跟进业户欠交本处之管理费，对过期欠交管理费之业户作出适当之制约措施。 4.9督促各助理定期更新业户资料，并对相关资料作出审核； 4.10每月对办公大楼之管理作出月度总结，检讨业户投诉卫生保洁等工作； 4.11管理停车场的车位派发及停车场停车证的定期更换。 4.12监督各助理或亲自处理业户单元的交收工作及将业户资料作出相应的改变。 物业主任（商场及外围区域） 直属上司：副物业经理 职责范围： 5.1协助副物业经理处理日常管理事项； 5.2督导及监管物业助理之工作，并定期作出培训； 5.3指导物业助理处理有关客户之投诉，并在重要业户或较重要事件须亲自作出处理； 5.4定期对商场及外围区域作出总体之巡视工作，确保设备设施正常及注意发现卫生、保安问题，及时跟进，使商场及广场外围达到最高物业水平； 5.5审阅各助理之维修工作单，并与工程部作出协调，完成商场及外围区域日常之维修工作，及业户之有偿服务工作； 5.6草拟通告、信件等文件； 5.7协助商户解决任何管理上之问题； 5.8每月根据财物报表，跟进业户欠交本处之管理费，及业主之租金，对过期欠交管理费及租金之商户作出适当之制约措施； 5.9督促各助理定期更新业户资料，并对相关资料作出审核； 5.10每月对商场及外围区域之管理作出月度总结，检讨业户投诉卫生保洁等工作； 5.11对欠租或违约之商户之诉讼工作，并定期作出汇报； 5.12监督各助理或亲自处理业户单元的交收工作及将业户资料作出相应的改变； 5.13定期对商场巡查，掌握各租户之开业状况，并与售楼部作出沟通，督促租户按照合约执行相关规定； 5.14协助推广小组完成商场之推广活动。 推广主任 直属上司：副物业经理 职责范围： 6.1处理商场之推广活动； 6.2与发展商紧密联系有关商场之推广事宜； 6.3处理有节日之装饰及推广； 6.4计划及推广商场之形象； 6.5对外传媒之联系； 6.6处理客户要求租用灯箱及商场大