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现代高效档案系统智能管理构建 摘要：随着计算机技术与信息化技术快速发展，智能信息化档案建设日渐成熟。尽管国家正在不断加大对高效档案智能信息化建设，并取得了显著成效，但是受目前我国现有智能信息化管理水平相对落后等因素的影响，目前我国的档案系统智能管理中存在着诸多问题。本文就是在介绍现代化高效档案管理系统的基础上，就当前高效档案信息化的现状与问题进行了分析，着重阐述了新时期档案信息化建设顶层设计。 关键词：高效档案管理系统；智能；构建 随着我国社会经济的快速发展，引领新技术革命的信息技术已经成为各行各业改革的焦点所在，档案管理的覆盖面也非常广泛。同时，档案也是各企业、高校等最根本的、最原始的历史本质信息记载，最能代表企业权威与真实性的记录[1]。随着信息化、智能化技术的快速发展，档案系统智能化发展迅速，使档案管理系统从信息储——系统信息管理——信息资源利用管理等形成一个自动化的系统管理结构。可见，如何实现档案系统智能化建设，已成为当目前档案管理工作研究的焦点问题。 一、现代化高校档案管理系统 新时期下，随着电子计算机技术和信息化技术的快速发展，具有高效、精确、便捷的信息化网络广泛的应用各行业领域。现代化高效档案管理系统智能化应具备以下特点[2]： 现代化高效档案管理系统具有信息储存量大、处理效率高、查找与借阅方式便捷等优点。通过运行先进的计算机技术，实现对文字快速储存、排版以及输入等，对档案类型进行分档主要运用图形或表格方式，进而实现高效档案系统管理形式的统一，有助于提高高效档案信息借阅、查找、归档及整理的便捷性。 随着档案管理工作日趋复杂，对档案系统管理工作人员的管理技术提出了更高要求。一方面，档案系统管理工作人员应明确自身工作责任，尽职尽责，不断提升自身工作效率；另一方面，档案系统管理工作人员应坚持与时俱进，不断更新自身知识，适应当今信息化社会要求。通过实现现代化高效档案管理系统建立，既可以有效提高档案系统管理工作人员业务素质能力，又可以优化和完善档案系统信息知识面以及知识结构，进而促进档案系统信息智能化的发展。 可见，现代化高效档案管理系统的建立具有重要现实意义和指导作用，具体表现为[3]： 首先，采用现代化高效档案管理系统，有效的避免了传统以手工形式整理、归档、输入以及立卷等工作，通过网络化智能化管理，既可以实现高效档案管理工作的可循环利用，又可以降低档案管理工作人员工作量，促进管理工作质量与效率的提高。 其次，较传统人工档案管理形式，采用现代化高效档案管理系统不但可以减少工作任务，省时省力，还大大为企业节省了一笔不小的开销。并且，现代化高效档案管理系统信息查询方式多种多样，这样可以有效的增加工作人员选择自己最佳的查询方法，选择性相对多样化，相当方便。 第三，采用现代化高效档案管理系统，相关工作人员可以根据自己的寻求随时随地进行网上登录进行档案信息查询，有助于提升档案管理工作人员业务素质水平，既可以节约档案管理工作人员工作时间，又可以利用多余的工作时间收集和汇编档案信息工作，对于档案管理工作知识构架与能力具有显著作用。 二、当前高效档案信息化的现状与问题 高效档案信息化管理系统受其自身功能与任务影响，其与与社会上其他同级单位的资料档案信息化建设相比较，档案信息化程度还不高，距离数字档案馆的发展目标还有很大的差距，还有很多空白需要填补[4]，具体体现有以下几方面： 档案信息化管理系统整体上管理体制缺乏规范性和健全性，相关领导对于档案信息化管理工作缺乏重视，造成企业档案现行管理方式与理念与新时期信息化发展不相协调。现行档案管理模式仍沿用传统的档案管理方法，以人工管理模式为主，造成企业档案信息化管理系统利用效率整体偏低。同时，高效档案信息化管理系统在全国高校范围内的普及率整体水平较低，导致档案信息化工作模式难以成为档案工作的主流，最终使得档案信息化建设滞后，与当前信息化发展趋势不相协调。 高效档案信息化管理系统在基础设施建设方面相对滞后，造成高效档案管理信息化建设无法得到有效保障。一些企业无论是档案管理软件环境，还是硬件环境都处于较低水平，制约了档案管理科学化、规范化及标准化的发展。因此，应不断加强高效档案管理创新意识，既要创新档案管理制度建设，又要充分利用先进的科学技术手段，以实现应对信息化大发展环境下的档案工作机制建立健全。 当前，很多档案信息化管理系统中档案信息化程度总体偏低且呈现出不均衡特点。受相关部门主客观因素等影响，高效档案信息化管理呈现出不均衡趋势。一些企业档案管理中虽然已经将计算机与信息技术作为辅助管理手段，但是其信息化管理程度与国外先进的档案信息化管理水平有着较大差距。同时，随着新时期各行业信息化建设的快速发展，以数字档案馆和档案知识服务体系建设为发展目标来衡量，企业档案信息化发展还有很大的发展空间。 三、新时