秘书实务第十三章通讯工作详解.pptx

第十三章 通讯工作 上次回顾 1、秘书在出差准备阶段应做哪些工作？ 2、秘书在出差途中应做哪些工作？ 3、秘书在出差结束后应做哪些工作？ 4、秘书如何做好商务随从工作？ 本章目标 1.理解秘书通讯工作的作用和原则 2.掌握电话、电报、电传和传真，以及邮政业务等知识和操作方法 案例 老板正在谈判 1、通讯与通讯工作 ①通讯，是指人们之间利用电讯设备传递信息的活动。 ②通讯工作，则是指对通讯活动的组织、管理和实施，它是秘书工作尤其是秘书信息工作的一项重要内容。 第一节 通讯工作概述 2、通讯工作的作用 ①能够提高管理水平 ②能够增强办事效率 ③能够树立良好的组织形象 3、通讯工作的原则 ①及时原则 ②准确原则 ③安全原则 ④经济原则 第二节 电话的应对 1、电话及其类型 按照不同的划分标准，电话可分为以下几种类型： ①按照通话的范围划分，电话有： （1）普通电话（2）必威体育官网网址电话 ②按照通话的内容划分，电话有： （1）公用电话（2）专用电话 ③按照通话的距离划分，电话有： （1）内部电话（2）市内电话（3）国内长途电话 （4）国际长途电话 2、功能先进的电话 ①录音电话 ②无绳电话 ③磁卡电话 ④移动电话 ⑤可视电话 3、通话的程序和要求 ①打出电话 （1）发话准备 （2）通话 （3）结束通话 ②接收电话 （1）接电话时应顺手备好笔和纸，以便记录重要内容。 （2）拿起话筒后，应主动自报家门。 （3）通话结束前，应询问对方是否有别的事情，然后再挂上话机。 中外合资的荣成贸易有限公司杨珊瑚小姐是位刚毕业的涉外秘书专业的本科生，因总经理秘书吴小姐即将升任公共关系部经理，总经理安排杨小姐跟随吴小姐学习，有意让其接任吴小姐的职务。但近一段时间，总经理正好有事出差。由于有吴小姐的努力，公司的一切倒也井井有条。这一天，吴小姐代表公司外出协商一件事，杨珊瑚坐镇办公室。“滴铃铃，滴铃铃”，电话响了，下面是杨小姐与对方的一段谈话： 案例 秘书怎样接听业务电话 来电者：是荣成贸易有限公司吗？ 杨小姐：是。 来电者：你们老板在吗？ 杨小姐：不在，我是他的秘书，有什么事请跟我讲。 来电者：你们的乳胶手套多少钱一打？ 杨小姐：1.8美元。 来电者：1.6美元卖不卖？ 杨小姐：不行的，对不起。 杨小姐说完，“啪”挂上了电话。 思考 仔细分析以上对话，你发现了什么问题？ 作为秘书应怎样接听有关业务的电话？ 杨小姐还有可能接替吴小姐担任总经理秘书吗？ 如果你是杨小姐，该如何应对？ 4、各种意外电话的处理 ①灾害电话：秘书接到灾害电话，一是要如实记录；二是要即刻向领导者报告；三是要迅速传达领导者的指示，并要求对方及时反馈有关信息。 ②纠缠电话：秘书接到纠缠电话，一是要明确谢绝；二是要佯装领导者不在单位，或称“你的意见尚未研究”；三是可请对方留言，并表示可以转达。 ③匿名电话：秘书接到匿名电话，一是要以礼相待；二是要记录对方通话的内容，及时向领导者表达；三是要设法了解对方的姓名和身份，包括向领导者打听。 ④推销电话：秘书接收推销电话，一是要问清对方有何事情，然后告诉对方此事需要请示领导人，不可回答“要”与“不要”；二是要根据领导者的指示或单位的规定，婉言谢绝，或直接表示“不感兴趣”。 ⑤恐吓电话：秘书接到恐吓电话，一是要处之泰然；二是要利用现有的录音设备立即录音，以作为事后报案的证据；三是要及时向领导者报告，或请警方协助侦察。 ⑥性骚扰电话：秘书接到性骚扰电话，一是要即刻挂上话机拒绝通话，或严厉斥责，给予警告；二是要利用录音设备进行录音，以便见机报警。 ⑦错打电话：如果是对方打错了电话，应客气告诉对方“您大概打错了电话”，或请对方说出所打的电话号码。如果是自己打错了电话，应向对方道歉，说一声“对不起”。 案例 意外电话处理 怎样接电话 怎样接好 一个电话？ 1、准备好纸和笔 2、接电话要及时 3、应对语言要谦恭、得体 4、礼貌地核实对方的姓名、身份和电话内容 5、电话事务中要注意必威体育官网网址 6、如何处理打错的电话 7、如何礼貌地结束通话 5、打电话的原则 ①清楚 ②简短 ③礼貌 ④必威体育官网网址 接听电话的原则 1、表述清晰 (一般应按打招呼—正题—结束这样的程序发话) 2、准确、间接、高效 3、用语礼貌 (电话交际的功能之一是靠声音来塑造形象) 4、声音温和、亲切 电话应对的语言艺术 不同类型电话的处理方法 1、接听重要的电话 2、接听纠缠的电话 3、领导开会时的处理 4、领导会客时的处理 5、接听上司不想接听的电话 拒绝的艺术 替代法 “真对不起，这件事我实在爱莫能助了，不过，我可帮你做另一件事！” 分析：拒绝时，如果能够有另外的替代方案，必能获得对方的谅解。例如某部门