第5章-3内部控制-采购与付款控制详解.ppt

FIC 四、付款控制 　　会计部门负责应付账款记录的人员，应该根据审核无误的原始凭证及时编制记账凭证，并登记应付账款明细账和总分类账。应付账款明细账应该分别按照供应商进行明细核算，在此基础上还可以进一步按采购合同进行明细核算。 三）应付账款必须及时入账 　　会计部门对采购业务支付预付账款或预付定金时，一定要执行授权批准制度，并对供应商的资信情况和财务状况进行严格审查，督促对方及时发货，防止对方卷款潜逃。企业在收到供应商开具的采购发票后，应及时冲抵预付账款或预付定金。 四）预付账款或预付定金应严格审批 FIC 四、付款控制 　　企业应将可享受的现金折扣和可取得的销售折让，按规定的条件及时加以确认、计量与记录，以正确确定实际支付的款项，防止企业可获得的折扣与折让被隐匿或私吞。 五）折扣与折让应及时确认、计量与记录 　　已确认和已到期的应付账款应当及时支付，以便按规定获得现金折扣，加强同供应商的良好关系，维持企业商业信用。但款项的支付必须经过有关授权部门或人员的审批后才能办理结算。 六）应付账款的支付应取得授权批准 FIC 四、付款控制 　　应付账款明细账和总分类账应按月结转，并相互核对。出现差异时，应编制调节表进行调节。 七）应付账款的结转 　　会计部门应按月向供应商取得对账单，与应付账款明细账、未付凭单明细表相互调节，若有差异应查明发生差异的原因。如果追查结果表明本企业无会计记录错误，则应及时与供应商取得联系，以便及时调整差异。 八）应付账款的检查 五、采购与付款控制的监督检查制度 采购与付款业务授权批准制度的执行情况 应付账款与预付账款的管理情况 有关单据、文件、凭证的使用和保管情况 重点 重点 重点 账款形成和支付的正确性、合法 性，是否执行了严格的控制程序 授权批准手续是否健全， 是否存在越权审批行为 登记、领用、传递、保管、注销手续 是否健全，使用制度是否存在漏洞 采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况 重点 是否存在采购与付款业务 不相容岗位混淆的情况 FIC * 采购与付款的内部控制目标与控制重点表 内部控制目标 内部控制重点 所记录的购货都已收到并符合购货方的最大利益。 请购单、订购单、验收单、卖方发票一应俱全，并附于付款凭证后。 对付款凭证进行核查。 已发生的购货业务均已记录。 定货单、验收单、卖方发票经事先编号并已登记入帐。 所记录的购货业务估价正确。 采购价格和折扣的批准、计算金额的内部核查。 购货业务分类正确 采用适当的会计科目表，分类核查。 购货业务按正确的日期记录 受到商品或接受劳务立即记录购货业务、内部核查， 购货业务被正确记入应付帐款和存货等明细帐中，并汇总。 应付帐款明细帐内容的内部核查。 　　深圳某公司向港商订购彩电，港商要求预付半数定金。该公司求货心切，合同签订后，立即支付800万元定金。结果因港商远离香港、潜逃无踪而上当受骗，血本无归。 案例一 FIC 　　上海某无线电厂生产彩电，因缺少显像管，在不了解供货方有关问题的情况下，向无锡某公司一次性订购20,000个显像管，并预付定金1,750元。结果该公司无货供应，后几经交涉，并通过工商行政管理部门、法院的处理，才将预付定金收回。 案例二 小案例 改进措施 应建立严格的订购控制制度。订购是整个进货过程的核心，通过订购控制，可以控制企业整个进货流程。订购控制常采用的方法：慎重选择供应商，必要时派人到供货单位调查其设备状况、技术水平和产品质量；审核供应商的供货条件，其中包括价格、运费、运货能力及维修服务能力等；调查了解有关供应商的信誉和财务状况。企业只有在充分考虑了上述因素后，采购部门才可以择定供应商，发出订购单，签订采购合同。 启示 FIC 应建立严格的预付账款审批制度和支付制度。会计部门根据生产进度计划、采购计划、请购单、订购单、采购合同、验收单、入库单、结算凭证以及经批准的预付账款，才能办理预付定金的支付手续。尤其要认真审查预付款项的采购合同，必要时可聘请法律顾问提供专业意见。 应建立后续检查制度。采购部门在发出订购单并办理预付账款手续时，应经常关注供应商是否能按订购单所定的条件交货。采购人员在必要时可到供货单位查看产品的生产进度和质量状况，以保证供应商按条件发货。同时，采购人员还应掌握本企业的生产进度，以确保供应商的交货能够满足本企业的生产需要。采购部门对所进行的后续检查工作应作书面记录，以全面掌握货物的供应情况。 启示 FIC 应建立和健全及时报告制度。采购人员一旦发现供应商有异常情况，或有上当受骗的可能，应及时报告上级主管部门，并及时处理，尽量减少与挽回损失。 案例分析 【集团简介】 浙江亚伦集团系