22文件控制程序.docVIP

1 目的 为了确保公司质量、职业健康安全和环境管理体系在运行过程中使用有效文件，使文件在建立、实施和保持过程中始终处于受控状态。 2 适用范围 本程序适用于公司所有与管理体系有关的文件控制。 3 引用标准、术语和定义 GB/T 19000-2008 质量管理体系 基础和术语 GB/T 19001-2008 质量管理体系 要求 GB/T 28001-2001 职业健康安全管理体系 规范 GB/T 24001-2004 环境管理体系 规范及使用指南 4 工作程序 4.1 文件控制范围 4.1.1 纸质文件 a) 管理体系文件 管理手册、程序文件、作业指导书；质量、职业健康安全和环境管理体系管理评审报告、内部审核报告、合规性评价报告以及形成的各种记录等。 b)技术性文件 技术标准、规程、规范、工程项目文件、产品实现过程中形成的各种记录。 c)管理性文件 公司的规章制度、公文。 d)外来文件 国家法律法规、条例；国家、行业、地方标准和相关方提出其他要求。 e)其他文件 如：各种记录等。 电子文件 a) 上级下发的文件； b) 公司上报的文件； c) 公司下发的各类文件和通知； d) 其他类型的电子文件 4.2 文件的编制、审核、签发 4.2.1 管理体系文件的编写执行《管理体系文件编写导则》。 4.2.2 对外的文件的编制（拟稿）、审核等均按“协同办公”中的“发文管理”流程进行。 4.2.3 公司形成的所有文件，内容应准确、清晰，与相关文件协调一致，易于理解。并在发布前应得到批准。 a) 管理体系文件由最高管理者、管理者代表批准； b) 管理性文件由最高管理者或相关领导及相关部门审批； c) 技术性文件由总工程师或相关领导批准； d) 对外的文件由相关部门会签，公司主管领导审批签发。 e) 文件在签发前，由部门负责人对草拟的文件在“协同办公网”中进行审核，办公室核稿。 4.2.4 公司形成的重要性文件，必要时应进行评审。 4.2.5 在草拟、修改和签批文件时必须用钢笔、签字笔（蓝黑墨水、碳素墨水），不得使用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸。书写及所用的纸张必须符合归档要求。不得在文稿装订线以外草拟、修改和签批公文。 4.3 文件格式及行文规则 4.3.1 文件格式 a)公文行文格式，采用“协同办公系统”的中的行文格式。 b)公文标题用2号宋体；正文和发文代字号（成文日期、抄送、联系人、联系电话）用3号仿宋GB2312字体。 c) “主题词”三个字统一用3号黑体字，后面的“词目”统一用3号宋体字，“词目”不得超过五个。 d) 主题词下方的横线均采用1磅黑色实线。 e) 文件中的计量单位，应采用国家法定计量单位。如kV（千伏）、kg（千克）、km（千米）等。 f) 文件内使用非规范化简称，应先用全称注明后，在文件材料的下文可应用简称；使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 4.3.2 行文规则 a) 文件标题应准确、简要地概括公文的主要内容及公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 b) 联合行文主办单位应排列在前，以主办单位为主编发文代字号,各联合发文单位都应加盖印章，盖章顺序与单位排列顺序相同。 c) 文件如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称。 d) 成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准，日期用汉字。 e) 主送单位和抄送单位应为单位全称或规范化简称。 f) 上报和下发的文件应标注规定的主题词，主题词最多不超过五个词汇。 g) 上行文在文件的落款年、月、日下面空一行，必须在括号中填写联系人、联系电话。如:“报告”文种。 4.3.3 外来文件的标识及处理 a)外来文件的标识包括:发文部门名称、收文编号、秘密等级、缓急时限、收文时间等。 b) 外来文件处理：拟办、批办、发送承办部门办理等。 4.4 管理体系文件的标识 4.4.1 内部文件的标识 a) 管理体系文件按《管理体系文件编写导则》所规定的标识执行； b) 管理体系文件封面的左上角加盖“受控版本”或“非受控版本”、“有效版本”、“作废版本”、“保存资料”印章标识。 4.4.2 外来文件的标识 a) 法律、法规、条例、标准的封面的左上角加盖“有效版本”、“作废版本”、“保存资料”印章； b) 外来图纸和资料的标识，用图纸和资料的名称、图号进行标识。 4.5 文件收发和保管 4.5.1 收文管理是本单位对上级单位和业务主管单位来文的签收。收文业务流程包括：联网收文、收文登记、办公室主任拟办、机要文书传阅、领导批阅、部门（单位）传阅、催办、发放文件承办部门主办、承办部门办理