QMSOP文件管理控制程序.docVIP

序号 变更编号 版本 变更日期 变更内容 1.新版发行。 制订 审核 批准 日期 日期 日期 目的、 建立文件编写、修改、审批、分发、回收、保管、作废、销毁等作业程序，确保各使用场所能及时得到文件的有效版本，防止文件的非预期使用。 范围 本程序适用于公司所有管理体系的文件管理和控制。 3.0 定义 3.1文件：承载管理及产品信息的载体。如记录，规范，程序文件，图样，报告，标准。其载体可以是纸张，磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或样件，或多项组合。 3.2 受控文件：受文件版本变更控制的文件。 3.3 非受控文件：不受文件版本变更控制的文件。 3.4 受控文件类型 3.4.1 正本：盖上蓝色 受控正本 章，才是有效版本。 3.4.2 受控副本：加盖蓝色“受控副本”章，才是有效版本。 3.4.3外发文件:当文件需要使用于对外宣传、沟通或其它非生产性场合作参考时的文件，盖 蓝色“外发文件”章以识别。 3.4.4作废文件：升版后的旧作废文件正本为受控文件存档于管理部，盖红色“作废文件”章, 其他部门回收的副本可盖“作废”章也可在页面打“×”作“作废”标识。 3.4.5外来文件:外来文件有顾客要求文件，国际、国家、行业标准，技术参考资料等，在所 有外来文件上盖“外来文件”章。 3.5文资载体： 3.5.1以上所有文件用纸做为载体的文件； 3.5.2采用办公计算机的硬盘、公司公用网上服务器做为载体存放的共享电子文件； 3.5.3按文件类型将有关文件整理后制成的光盘、磁盘等储存介质做为载体存放的文件，包括与公司重大事件、活动和员工培训有关的照片、音像制品等。 3.6 文件架构 3.6.1质量手册架构： ISO9001：2008条款，排列顺序编订各章节及项目，并明确体现章节内项目所对应的程序文件，作业指导书。 3.6.2 程序文件架构： 目的： 适用范围： 术语和定义： 职责： 工作程序： 工作流程图： 相关文件及记录表单。 3.6.3 作业指导书架构：作业指导书的编写由相关制修部门视实际需要自行制订，以有效表示内容为目的，易于阅读、了解、使用。 3.6.4 文件格式：管理手册、程序文件、三级文件、四级表单都要按管理部制订的文件格式进行编写，并由管理部对其格式进行审核。 4.0 职责 4.1 管理部：负责公司所有体系文件的规范管理和控制。 4.2 部门文员：负责本部门受控文件的发行和管理。 5.0 程序 5.1 文件编写与修改 5.1.1 公司各部门根据公司《管理手册》所规定的职责，对本部门相关的文件进行维护，部门经理或管理者代表指定相关人员进行编写或修改，并与相关部门协调。 5.1.2 文件修改时，在文件的修改处采用下标线的标识 。整个文件作结构性调整，则不必 对变更进行注明。更改的内容在第一面进行说明。 5.1.3 文件首次发行采用“A/XX”版，以后升版则从“B/XX”开始，依此类推。每次换版按字母顺序改变版本。对于页次较多的文件，如只有局部的改变，可保留正本版本号只对改变页采用修改号控制，在文件更新时只对文件的修改页和相关页进行更换。版本按[版本/修改号]格式书写，修改号以01开始。每份文件当任一页修改最多超过5次时（即修改号超过5时），应更新文件版本，取消所有修改号码。 5.1.4 文件修改间隔时间:至少每6个月对本部门文件进行一次修改,如确实不需要修改的,向管理部书面说明原因。 5.1.5 临时文件的更改:需要紧急修改的文件,可以在原文件上手写改动,但必须在修改的地方签上修改人的姓名、时间。由修改部门在24小时内将新版本文件发行到相关位置，并撤走原修改的文件。 5.2 文件审批权限： 5.2.1 管理手册：管理者代表审核，总经理批准。 5.2.2 程序文件：部门文件由部门经理审核，管理者代表批准；体系文件由管理部编写管理者代表批准，必要时经总经理批准。 5.2.3 工程标准：部门主管审核， 部门最高负责人批准。 5.2.4 作业指导书/规范：相关工程师编制,主管审核, 部门最高负责人批准。 5.2.5 记录表单：同5.2.4 5.3 文件发行控制（所有受控文件发行统一用一手纸） 5.3.1 体系文件发行：由管理部直接发行。 5.3.2 各部门新文件发行：发行前必须把电子档发到管理部审核，管理部审核后,由发行部门相关人员签名后经管理者代表签名，到管理部盖“受控正本”章后，由各部门文员复印、盖“受控副本”章，写明部门分发号发行