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文件控制程序 文 件 修 改 记 录 日期 修订状态 修订内容摘要 修改人 审核人 批准人 编 制 审 核 批 准 1 目的 确保公司所有质量管理体系文件、资料与记录均能能进行有效的管理与使用。 2 范围 与本公司质量管理体系有关的文件、资料及记录（包括相关的外来文件和资料）。 3 职责 文控员负责文件、资料的发放、回收、销毁及原稿的保存工作。 管理者代表负责文件发放范围的确定；负责组织对体系文件的定期评审。 各部门负责相关作业指导书、表单的编制及修改及本部门持有的受控文件保管。 文件编制、审核、批准权限一览表 文件种类 编制 审核 批准 品质手册 文控员 管理者代表 总经理 程 序 书 单位主管 管理者代表 总经理 作业指导类文件 单位人员 单位主管 管理者代表 4 定义 4.1质量手册：公司实施质量管理和环境管理最基本的参考资料。 4.2 程序文件：为质量手册内容要项所含各项程序的管理运作资料。 4.3作业指导文件：是对产品或过程某一具体作业活动给出指示或要求的文件 4.4表单：质量管理体系中各项作业程序或作业标准等文件所衍生的各种报表单据。 4.5记录：文件经由各项业务执行动作中所产生的书面资料。 4.6外来文件和资料:非本公司编制，由外单位提供或从外单位获得的有关工程技术资料文件。 5 作业程序 5.1 文件编码系统 5.1.1 各类文件的编制、修订均由文控中心依据该程序对各类文件进行编码管理。 5.1.2 质量手册、程序文件、部门程序文件、作业标准文件、表单、图纸、外来文件编码系统如下： 质量手册:KK-QM-001 (说明：LQ-Kingkei；QM—质量手册；001文件号，和以下统一) 程序文件:LQ-QP-### (说明：QP－质量管理程序；###－文件序号，从001-999） 举例： LQ-QP-001 《文件控制程序》代表本公司的第一份质量管理程序。 作业指导文件: LQ-WI-XX-### 说明：WI-作业指导文件代号，XX-部门或单位代码 ###-文件序号（从001开始到999） 举例：LQ-WI-PZ-002 表示品质部第二份作业指导文件。 表单: LQ-QR-###A （QR-品质记录，###-表单序号，A-表单版本号）。 a)质量手册、程序文件、作业文件首版为A0版，当局部修订时，该页的版本升为A1版，以此类推，当变更到A9版时，下版为B0版，当文件有整体改动或质量管理体标准转版时，整份文件直接升至B0版，以此类推；表单初始用A，有修改则为B按此类推。 b)外来文件编号与版次以原文件的编号与版次为准，不用另作编号和版次。 5.1.3部门代码说明: 部 门 代 码 部 门 代 码 品质部 PZ 生产技术部 SC 销售部 XS 采购部 CG 行政部 XZ 财务部 CW 管理者代表 GD 文控中心 WK 5.2 文件的制订、修订与废止 5.2.1 文件的制订由相关部门负责。 经相关部门主管依权限审批后将原件交文控中心编号复印受控发行。 文件修订作业：文件若有不合现状需修订升版时，由文件编制部门自行修订好文件 后按5.1.3变更版次，填写《文件修改/废止申请表》，将原稿文件及《文件修改/废止申请表》一齐交文控中心。 5.2.3 文件废止作业：文件若因不合时宜或不合现状时，可由文件制订单位填写《文件修改/废止申请表》，提出文件废止原因，并经相关部门主管核准后，始得废止.文件废止后，原文件编号不可重复使用。 5.3 文件的分发与收回作业： 5.3.1经颁布发行的文件，文控员用《受控文件清单》登录管理。复印适当份数加盖“受控文件”章后发行，文控中心盖正本章，其他部门盖副本章，发放时请收文单位签收并记录于《文件发放登记表》。 5.3.2升版及废止时，应依分发记录回收旧版文件销毁，回收时注意数量、内容的完整性并记录于《文件发放登记表》 5.3.3分发给公司外的文件，得由适当的对外部门签收，分发时应加盖“参考文件”章，失效文件不予收回。 5.4 文件保存、销毁作业 5.4.1文件保存 5.4.1.1经颁布发行的质量手册、程序文件、作业指导书及各式表单、记录等原稿文件及电脑档，均由文控员登录、保管。 5.4.1.2发行至各相关部门的文件由各部门登录于《受控文件清单》予以保管。