SP文件控制程序.docVIP

制定 胡芳 审核 批准 修订记录： 序号 版本 生效日期 修改内容摘要 修改人 审核 批准 1 A0 2008-09-01 第一次发布 － - - 2 A1 2008-12-30 1、4.2 “正本文件上还需加盖「正本」印章”改为“正本文件需在反面盖「正本」、「受控文件」印章”； 2、4.3.4“FC-XX”改为“FC-XXX-XX”，“WI”改为“FC”； 3、增加4.3.5； － - - 3 A2 2009-10-22 1、将LOGO“SNP”改为“TOPPAN”； 2、更新4.1、“5.相关文件”；增加“6.相关记录”、“7.文件发放部门”。 － - - 4 A3 2011-12-15 全面升级 胡芳 当右方之控制印章是红色时， 此文件始为受控制文件。 1. 目的 本程序说明全公司文件控制，包括香港写字楼及国内生产部过程对综合管理文件作出控制，包括文件建立、批核、分发及更新。 2. 范围 适用于本公司所有管理体系运行下的所有文件与资料。 3. 定义 3.1管理体系文件：本公司管理体系运行流程文件，如各种工作程序、工作规范等。 3.2程序文件：将管理体系中各管理程序以书面文件叙述的文件。 3.3指导文件：管理体系中各作业标准、办法、图面、说明其作业方法的文件。 3.4表单记录：将程序文件或工作作业标准所规定的执行事项﹐以数字、文字、图表或其它可明确表达内容的文件呈现执行的结果。凡具有下列条件者称为正式表单： a．使用期及保存期超过三个月以上。 b．正式附属于管理手册、程序文件、作业标准内并赋予编号列管。 3.5 外来文件: 国际标准、国家标准、行业标准、客户提供之文件数据等非本公司内部所发行的文件数据均属之。 3.6电子文件:在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 4. 责任 4.1 文控人员 4.1.1文控人员由管理者代表选任； 4.1.2负责综合体系文件之保存、发放、更新及记录； 4.1.3按综合体系文件类别给予所属编目； 4.1.4监督各部门文件及表单使用的有效性； 4.2 主管 / 经理 4.2.1负责将有效的受控文件传达其所属部门，确保受控文件副本是有效性； 4.2.2所有受控文件在各部门容易取阅及得到适当之保存； 4.2.3将已作废受控文件回收或撒离现场。 4.3 管理者代表 负责审批体系文件及订立《受控文件发放总表》内收件人或部门。 5. 程序 5.1 分发体系文件应得到以下相关管理者批准。 序号 文件类别 制定 审核 批准 1 综合管理系统手册 副管理者代表 管理者代表 最高管理者 2 综合体系程序 部门负责人 副管理者代表 管理者代表 3 工作流程图 各部门 各部门主管 各部门负责人 4 质量工作指引 各部门 各部门主管 各部门负责人 5 环境工作指引 各部门 各部门主管 各部门负责人 6 表 单 5.2 受控文件包括如下两类： 第一类体系文件受制方式，以首页盖上红色 「受控文件」印章监控，正本文件需在反面盖「正本」、「受控文件」印章，文控人员将必威体育精装版版本登录入《受控文件清单》内，相关部门在《受控文件发放总表》上签收并将必威体育精装版版本登录入《受控文件清单》内。文件类别如下： 综合管理手册 综合体系程序 质量工作指引、环境工作指引 工作流程图 第二类体系文件受制方法，文控人员及各部门人员录入《综合管理体系记录总表》内，文控人员每月到各部门核对一次，不需在文件上盖任何印章，文件类别如下： 运作记录 / 表格 5.3 文件编号系统： 管理体系文件编号按照以下的一套简单系统分配。如需分配，编号由文控人员控制。 5.3.1 综合管理手册：无规定编号。 5.3.2 体系程序：按照 SP-XX 形式 (System Procedure) 例：“SP-01” 其中“SP”：代表 「System Procedure」 “01”：为该体系程序文件的序列号 5.3.3 质量工作指引 ：按照 WI-XXX-XX 形式 (Work Instruction) 环境工作指引 ：按照 EI-XX 形式 (Env Work Instruction) 例：①“WI-HRD-01”(类别代码+部门代码+序号） ②“EI-01”（类别代码+序号） “W I” 代表此文件归于质量工作指引类 “EI”代表此文件归于环境工作指引 “HRD” 代表人力资源部 “01”代表文件序号 “01” 代表文件序号 5.3.4 工作流程图：按照 FC-XXX-