第六章__文书立卷详解.ppt

第六章 文书立卷;6.1立卷工作的概述;; 立卷工作的原则 ;文件保管价值分为三种情况：短期（15年以下）、长期（15年~50年）、永久（50年以上）。;便于保管与检索利用 在某些特殊情况下，保持历史联系与便于保管利用之间可能会产生矛盾，这时，需要充分考虑保管利用的要求。; 文书立卷的方法 概念的理解：请同学们先看看以下两组文件之间有哪些联系： 1.《某某县教育局关于禁止中小学乱收费的通知》； 2.《某某县财政局关于中小学收费标准的规定》; 3.《某某县审计局关于中小学收费情况的通报》； 4.《某某县物价局关于中小学收费审定的决定》。;第二组文件： 1.《平江县职业技术学校关于添置教学设备的请示》； 2.《平江县职业技术学校关于后勤方面维修的请示》； 3.《平江县职业技术学校关于教研教改工作的请示》； 4.《平江县职业技术学校关于学生控流情况的请示》。;以上可以总结为： 每份文件都是有一定的特征，它的特征一般反映在文件结构上，即每份文件一般都有一定的作者、名称、日期、发送机关以及文件内容反映的特定问题。那么全国通用的立卷方法是“六个特征”的方法。 即： 问题 时间 名称 作者 通讯者 地区;一、按问题特征立卷 问题特征：按照文件内容所反映的主题或事物。 按问题特征立卷：就是将反映同一事物、同一问题、同一项工作、同一人物的文件组合成一个案卷。;1.《某某县教育局、财政局、审计局、物价局关于中小学收费问题的通知、规定、通报、决定》 2.《平江县职业技术学校关于添置教学设备、后勤维修、教研教改、学生控流工作的请示》； 分析思考： 这两个案卷都是按问题的特征立卷的吗?为什么？; 例如： 《省教委、市教委及本校关于招生工作的意见、通知、批复、请示、计划》 问题： 这一案卷标题是否按问题立卷的？你觉得 在这案卷里最少有几个文件？;按问题立卷时，要注意的两个问题： 1.问题的灵活性; 例如：“干部工作”是一个大问题，若一年的文 件不多时，可以组成一个案卷；若一年的文 件非常多时，可以分为“干部任免”“干部调配”“干部培训”“干部奖励”组成四个案卷。 思考：请每个组举一个例子说明问题的灵活性。;2.按问题立卷，对它的理解和运用不能绝对。 例如 《某某县教育局2011年的工作计划》 《平江县职业技术学校2010年的工作总结》 还有：一次会议形成的文件材料。 思考：象这些文件组成的案卷，为什么不能 运用问题特征进行组卷？;二、按时间特征立卷 时间特征：是指文件形成时间或文件内容针对的时间。 按时间特征立卷：就是将内容针对同一时期或同一时期形成的文件材料集中起来组成案卷。 例如：《平江县职业技术学校2000年上学期教学、招生、就业工作计划、报告》;同学们思考讨论： ★ 文件形成时间与文件内容针对的时间 1. 两者有什么区别？并且用实际例子加以 说明。 2.如果同一文件这两个时间不同，在立卷 时如何处理? ;给同学们进行讲解分析： 一、大多数情况下同一文件的两个时间是相同的； 二、但是有些文件是不同的； 例如：1.某单位在1999年年底时制定了： 《××××2000年的工作计划》 2.某单位在2005年年初时制定了： 《××××2004年的工作总结》 具体书本已经进行总结。（共十点）;1.一般文件放在文件形成的年度立卷。 2.形成时间与针对时间不一只，以形成时间 为准。 3. 某项工作跨年度，当这项工作完成时再组卷。 4.临时机构形成的文件材料，当这项工作完成 时再组卷。 5.跨年度的请示与批复、来文与复文的处理。 ;6.计划、总结放到文件针对的年度。多年度的计 划和总结的处理。 7. 总结和计划在一起的放到主要年度。 8. 转发或批复的文件，按本机关发文时间。 9.跨年度处理完毕的文件、案件，放到结案 的年度立卷。 10.使用专门年度的文件的处理。 ;三、按文件名称的特征立卷 文件的名称就是指文件的文种，如：指示、命令、通知、报告、决定等等。 按文件名称特征立卷，就是把名称相同的文件集中在一起。 例如：《××市委组织部关于党员