第五章企业行政事务管理讲述.ppt

第五章 企业行政事务 回顾办公室工作的主要内容 熟悉办文、办会、差旅等行政事务的一般程序 了解企业行政事务管理的一些方法 一 企业办公室工作 1.行政办公室的工作要求、特点和职能 2.行政办公室的人员管理 3.办公自动化 1.1 行政办公室的工作要求 ●准确进行角色定位 ●合理进行职责分工 ●严格遵守工作纪律 ●圆满完成工作任务 1.2 行政办公室工作的基本特征 ● 适 时 性 ● 严 谨 性 ● 同 步 性 ● 服 从 性 ● 沟 通 性 ● 合 作 性 ● 服 务 性 ● 保 密 性 1.3 行政办公室的管理职能 企业日常行政事务的计划工作 企业日常行政事务的组织工作 企业日常行政事务的沟通工作 企业日常行政事务的指挥工作 企业日常行政事务的控制工作 2. 行政办公室的人员管理 2.1 企业行政办公室的人员考核 2.2 企业行政办公室的人员结构 行政办公室的人员管理目标 ★ 扬长避短、优势互补，充分发挥人力资源的作用 ★ 最大限度地挖掘每一个成员个体的工作潜力 ★保持办公室成员年龄上的梯形结构，形成知识的 合理搭配 ★ 提高效率，促进企业发展目标的实现和完成 3. 办公自动化 企业行政事务处理过程中通过利用计算 机、传真机、复印机等设备，以及利用英特 网、各种有线无线通讯等方式进行迅捷、快 速、方便、高效的现代办公。 二 行政事务的一般程序 1. 文件管理 2. 档案管理 3. 印章管理 4. 会务管理 5. 差旅管理 1. 文件管理 1.1 文件管理的概念 1.2 文件管理的性质 1.3 文件管理的内容 1.4 文件的收发管理 1.1概念 ★ 对文件管理的理解有广义和狭义两种。 ★ 广义的文件管理，是指企业的文件从形成、运转、保管、处 理，到清退、立卷、归档、销毁及管理使用文件信息的全过程。P24 ★ 狭义的文件管理，则仅是指企业的文书人员对企业文件的保管、利用及清退工作。 1.2性质 ★ 效用性：企业文件管理在属性上的基本特点 ★ 时限性：企业文件管理工作在时间上的规定 ★ 机要性：企业文件工作的机密性和重要性 ★ 规范性：企业文件管理工作在长期的实践过程中 形成的的比较一致和趋定的做法 1.3内容 （1）文件的收发登记； （7） 文件的立卷归挡； （2）文件的承办传阅； （8） 文件的清退销毁； （3）文件的分发运转； （9） 来信来访的处理； （4）文件的催办检查； （10）会议信电的记录； （5）文件的缮印校对； （11）领导文档的起草。 （6）文件的监印封发； 1.4文件的收发管理 收文管理： ① 签收 ② 拆封 ③ 登记 ④ 分发 ⑤ 传阅 发文管理： ① 拟稿 ② 拟定主题词 ③ 会签 ④ 核稿 ⑤ 呈批 ⑥ 签发 2.档案管理 1.1 企业档案：企业在自身日常经济活 动过程中直接形成的，具有特定保存价 值的各种文字、图表、声象等不同形式 的历史记录资料。 1.2 档案管理的一般程序 1.2 档案管理的一般程序 （1）档案的收集 （2）档案的整理 （3）档案的鉴定、保管及利用 3. 印章管理 3.1 印章的种类 3.2 印章的使用 3.1印章的种类 1、公章 2、专用章 3、钢印 4、缩印 5、套印 6、领导人名章 7、纪念章 3.2印章的管理及使用 印章管理包括五个方面的内容： （1）印章的刻制 （2）印章的启用 （3）印章的保管 （4）印章的收缴 （5）印章的销毁 印章使用八条要求 （1）重要文件的用印必须经本企业单位领导批准 （2）企业文件用印时，文件的单位落款名称必须同印章的名称相 互一致 （3）企业文件中若属代章性质的，在用印时必须注明“代章”二字 （4）资信文书，必须填写清楚姓名、人数、日期、有效期、资信 内容及性质等，并经企业领导人同意后方可用印 （5）用印必须坚持办理手续，每次用印都要认真做好详细记载， 以便查考 （6）印章必须由企业单位文秘部门中的专门人员保管 （7）启用通知印模应用蓝色印油，以示第一次使用 （8）使用印章时还必须讲究用印的方法、位置和盖印质量 4. 会务管理 4.1 会议的构成要素和种类 4.