淮南矿业集团煤炭运信息化与业务流程优化.doc

淮南矿业集团基于信息化的 煤炭运销业务流程优化 赵济东　 （淮南矿业集团市场营销部，安徽省淮南市洞山中路1号，232001） 摘要　煤炭运销信息化的成功应用得益于正确有效的业务流程，而煤炭运销业务流程的优化也需要借助于现代信息技术与手段。两者结合，才能真正帮助煤炭运销企业提升管理层次，实现企业目标。本文以淮南矿业集团煤炭运销信息化为例，从两者结合的必要性、煤炭运销关键业务流程用例分析、业务流程优化、实施效果四个方面，阐述了两者结合的方法和效果。 关键字 业务流程优化　实施效果 1 两者结合的必要性 1.1 概念 煤炭运销信息化是煤炭运销企业在煤炭运输销售过程中利用现代信息技术提高业务效率和管理能力，实现煤炭销售数量和利润最大化目标的持续性过程。从静态的应用看，煤炭运销信息化等同于煤炭运销信息系统。当今，煤炭运销信息系统已经不仅仅作为煤炭运销业务的后勤支持系统，而是越来越成为煤炭运销业务的核心组成部分。 业务流程优化是煤炭运销企业发展过程中对管理进行改造的必然要求，其主要目标是对企业现有的主要业务流程进行重新设计和优化，在高效快捷地完成煤炭运输销售业务流程的同时，为客户以及企业自身增加价值。在管理方式上，业务流程优化力求打破组织边界，将直线职能式的纵向传递为主的模式转化成一种较少层次的扁平组织结构和管理模式。 1.2 结合的必要性 传统的煤炭运销业务流程以手工作业方式为主，以分阶段和串行化业务处理为特点，信息无法连续流动和充分共享，业务流程中存在大量重复录入的数据和一些无效的业务处理环节，业务处理效率低下。而煤炭运销信息系统的应用，促进了企业“平面流程式”管理模式的形成。信息和业务在信息系统中能够跨越组织和层次界限，连续快速流转。不断改进的煤炭运销信息系统，能够真正帮助企业实现业务并行处理，彻底消除业务流程中的无效环节和劳动，实现业务流程优化的最佳目标。 另一方面，煤炭运销信息系统的成功应用，进行业务流程优化具有决定性的作用。传统手工业务流程在很多方面无法适应信息化管理的特点，如果没有进行必要的梳理、分析和优化，将无法充分发挥信息系统的作用，甚至会使业务流程更加复杂，降低处理效率和速度，产生令人失望的效果。即使现有业务流程运转流畅，没有明显与信息化管理相悖的地方，进行业务流程优化也是必要的。因为简单复制手工业务流程的信息系统，其灵活性和可扩展性都比较差。而企业由于市场和政策的变化，无法避免对组织机构、管理方式或运作模式进行改动，对信息系统也要进行相应的改进。而缺乏灵活性和可扩展性的信息系统，进行改进的代价非常大，甚至会无法完成，从而导致信息系统的失效。 因此，煤炭运销信息化与业务流程优化是相辅相成、相得益彰的两个过程。两者的结合，才是提升企业管理层次、实现企业目标的根本途径。 2 关键业务流程用例分析 2.1 关键业务流程 煤炭运销企业的核心业务流程是订单处理，关键业务流程有订单生成、客户缴款、组织发运和结算开票。关键业务流程再向下分层的时候，还会有更加具体的分类，如运输方式上的、运作模式上的区别，还有一些是为关键业务流程服务的业务流程，如质量化验是为结算开票服务的，签定合同和制定计划是为洽谈订单服务的。具体业务流程不下几百个，我们没有必要一一细化说明。我们仅从核心业务流程及关键业务流程入手，使用UML应用模式的用例分析，以淮南矿业集团煤炭运销信息系统为例，来给出优化方案，并分析改进的原因，让我们更好地理解对煤炭运销业务和管理的提升。 2.2 相关概念 用例分析及业务流程优化中提到了以下概念： 铁路运输方式：简称车运； 汽车运输方式：简称汽运或地销； 水路运输方式（汽车短途运输到内河码头，直接装船发运）：简称水运； 港口装船运输（煤炭经港口中转发运）：简称船运； 皮带运输方式（直接经皮带传送给客户）：简称皮带（运输）； 2.3 “订单处理”用例图 2.4 “订单处理”用例 2.4.1主要参与者 各类销售人员，客户 2.4.2 参与者的主要目标和兴趣 各类销售人员：计划员希望快速准确地录入合同、计划，希望系统能提示一些明显的录入错误；收款员希望通过统一的系统界面快速准确地录入完成收款操作；结算员希望能够快速准确地结算开票，同时希望系统能够显示相关联的结算基础数据（如化验单、发运记录等）；客户希望整个购买过程（洽谈订单、缴款、发运（提货）、结算开票）方便省时省力，能够得到较好的服务，同时希望得到购买方面的凭证和信息（订单、缴款、提货凭证以及相关信息）；公司希望完整准确地记录整个销售过程，满足客户的要求，同时满足公司管理和业务监管的需求。 2.4.3 基本流程 (1)签订合同； (2)制定计划； (3)洽谈订单； (4)客户缴款； (5)组织发运； (6)结算开票 2.4.4扩展流程 (1)与客户洽谈，打印合同文本，签