年卡信息的管理系统的操作的说明.docx

年卡信息管理系统操作说明本软件基于Office2007的Access开发，因此运行本软件必须安装Office2007并安装Access组件。软件多处使用电脑系统日期，所以应注意调准电脑时间。用户登录进入本软件即出现“用户登录”窗口，选择用户名并输入密码（初始密码为123456），点击“登录系统”按钮即可登录。用户名中的“管理员”账号专用于登录账号维护、单位简称维护和数据导入导出操作，但它不能操作“数据录入”和“数据查询”。主控窗体登录系统之后即进入主控窗体，如下图所示：主控窗体分为几个功能区：“数据查询”、“系统及数据维护”、“生成报表”及用于参数输入的“参数区”。“数据录入”和“退出系统”按钮单独位于窗体左上部。主标题下显示当前登录的用户名。“参数区”用于设置数据查询和生成报表所需的参数。这些参数都有默认值：“所属年度”和“报表年”为当年年份，“终止日期”为当天日期，“起始日期”为50天前日期，报表“月”为当月的前一月（如果当月为1月份，则“报表年”、“月”为去年12月），“关键字”为“*”。数据录入点击“主控窗体”的“数据录入”按钮即进入本操作：进入本操作软件自动从最后一次录入的记录中复制“年度”、“卡模编号”、“收费类型”、“金额”、“单位”数据，并自动产生（不允许用户更改）“年卡卡号”和“制卡日期”（当天日期）。每年11-12月，可以通过下拉列表选择当年或下一年的“年度”数据，“年度”数据改变时，“年卡卡号”将相应改变。“性别”通过下拉列表选择“男”或“女”。输入完整“身份证号”码（18位）时，“年龄”将自动计算产生。双击“照片”框将调出附件管理器，如图所示。点击“添加”可以添加所需照片。除“身份证号”、“联系电话”、“卡模编号”允许留空外，其它均须填入数据。本操作窗体设置“新增”、“打印”、“关闭”三个按钮，用于继续录入数据、打印年卡、关闭窗口退出操作。数据查询数据查询区有“模糊查询”和“日期区间查询”两个按钮，均应在参数区设置“所属年度”参数。“模糊查询”还应输入“关键字”参数，“日期区间查询”应设置“起始日期”和“终止日期”参数。“模糊查询”用于查询所属年度中“年卡卡号”、“姓名”、“身份证号”、“单位”含有指定关键字的数据记录。默认关键字参数“*”表示查询所属年度所有记录。“日期区间查询”用于查询所属年度指定日期区间内的数据记录。除上述区别外，“模糊查询”和“日期区间查询”的其他操作完全相同。下面以“模糊查询”为例继续说明。点击“主控窗体”的“模糊查询”按钮进入“模糊查询”窗体：数据以分割窗体方式显示，上部为当前记录的详细信息，下部为符合查询条件的记录列表。可在下部记录列表直接选择所需数据记录，上部详细信息将相应改变。窗体设置“修改/只读”、“续卡”、“补卡”、“单张打印”、“连续打印”五个按钮。刚进入窗体时，数据处于不可修改的“只读”状态。如需修改数据，可点击“修改”按钮解除只读状态，此时“修改”按钮变成“只读”按钮。数据修改完成可点击“只读”按钮重新设置只读状态，防止数据被误修改，此时“只读”按钮变回“修改”按钮。点击“续卡”按钮，软件将复制当前记录生成一条新记录，“年度”数据自动改为下一年度，并自动产生相应的卡号，同时自动解除窗体数据只读状态。点击“补卡”按钮与“续卡”类似，只是年度数据不更改，“收费类型”改为“补卡”，“金额”改为5元。点击“单张打印”，用当前记录的数据打印年卡。点击“连续打印”，从当前记录至列表最后一条记录连续打印多张年卡。生成报表生成报表区共有七个按钮，可生成多张报表。生成报表所需的参数也在参数区中设置。“所属年度”是所有报表的共用参数，所有报表都要设置该参数。除“所属年度”外，月报表应设置“报表年”和“月”，年报表应设置“报表年”，日期区间报表应设置“起始日期”和“终止日期”。日期区间报表的“起始日期”和“终止日期”之间不能超过50天。本软件生成的报表均为Excel 2003格式的电子报表，采取事先制作Excel报表模板，再由软件在模板中填入数据的方式产生报表。所以没有操作窗体，仅有数据生成完成或产生错误时的提示。系统及数据维护共有“修改登录密码”、“更换登录账号”、“登录账号维护”、“单位简称维护”、“年卡数据导出”、“年卡数据导入”六个按钮。“修改登录密码”用于更改登录密码。“更换登录账号”用于更换登录账号，与用户登录界面相同。“登录账号维护”和“单位简称维护”必须用“管理员”账号登录方可操作，两个维护的操作基本相同，前者用于增加或删除登录账号，其中“管理员”账号禁止删除，后者用于增加或删除单位简称，其中“个人”项禁止删除。下面以“单位简称维护”为例简单说明。如图，在单位简称后的输入框中输入要增加的单位名称，然后点击“增加单位”按钮即可增加单位。点击输入框右侧的下箭头打开下拉列