采购规范管理详解.pptx

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采购规范管理 采购流程培训之—— CONTENTS 01. 采购部定位 02. 目前存在的问题 03. 解决方案及工作规划 目 录 — 1 — — 2 — 人员分工 工作依据 — 3 — 职能管理部门 定位一 成本控制部门 定位二 采购管理职能 职能一 仓库管理职能 职能二 拟定标准:制定各项标准,阳光采购; 规范推行:落实推行各项制度、标准; 检查纠正:纠偏纠错,整改修正出现的问题; 培训提升:提升人员技能,规范管理上台阶。 优质:采购优质物资和服务; 高效:高交货率、高周转率; 价廉:货比三家,物美价廉; 低备:低库存水平,低呆滞物品率。 采购计划管理:加强需求单位计划性; 供应商开发与管理:优选采购渠道; 采购价格、谈判与合同管理:货比三家; 采购质量的控制:加强验收管理保证质量; 采购结算管理:确保账目清晰。 总仓日常管理:充分发挥总仓统一仓储及配送功能,降低公司库存,提高物资利用率; 各项目仓库管理监管:确保落实各项制度。 仓库管理人员团队建设:积极培训提升技能。 — 4 — 人员分工 工作依据 — 5 — 质量问题反馈 应急采购问题 — 6 — 1.先斩后奏 2.选择性滥用流程 3.有法不依 表现为事先不做计划,先通知到货,然后补单审批,生米煮成熟饭,严重违法采购流程。 如:应急采购流程被严重滥用,为图方便非应急物品也走该流程,脱离监管。 主要集中在仓库管理方面,违法仓库管理规定如日事日毕、以旧换新、账物相符等,以及相关单据签名冒签、不签等。 — 7 — 1.作业流程不熟悉 2.仓库管理人员交接问题 3.维修人员通知送货 部分项目经理不熟悉采购流程; 部分仓库管理人员不熟悉仓库管理流程等。 仓管员在人员变动过程中无交接或交接不清,新仓管员未经培训就上岗工作等。 部分维修人员直接通知供方送货,越过仓库人员,造成账务、工作流程混乱。 — 8 — 质量问题反馈 1.物品质量问题反馈不及时 2.外判服务质量评定不严谨 出现问题时不立即反馈给采购部门或仓管人员,每月也不提交《质量问题反馈表》,却事后向公司领导投诉,小病不治变大病; 外判服务每月的质量评定流于形式,未有效对照合同约定条款审核,对部分外判服务的质量缺乏有效监管。 — 9 — 应急采购问题 1.应急采购占比过高 2.应急采购流程被滥用 3.导致应急采购的原因无人负责 占月度采购总额的30%以上,金额30万左右; 而大多数的应急采购是可以避免的。 成为工作缺乏计划性的万能膏药,哪漏贴哪; 不急的也可以说成急。 是的确出现紧急情况?还是计划不足?还是巡检未发现隐患?无人为此负责。 — 10 — — 11 — 1.统一采购申请的出口 2.厘清采购审批权限 3.优化采购流程 指定由仓库人员下达采购申请(申购单、应急采购单、呈文审批表),2016年1月起关闭非仓库人员的仓库相关权限; 仓管员的调整须先经采购部审核,新人须经交接盘点无误再培训才能上岗。 2016年1月1日起非仓管员签名的验收单据(含送货单)不予报销。 采购部对现有采购及仓库相关制度文件进行梳理优化,调整后的制度文件经公司审批后执行。 计划于2016年1月底前完成。 应急采购物品单价≥ 300元(或整单总金额≥ 2000元以上)的须事先电话报告分管领导批准;单价≥2000元的经先请示董事长同意后方可购买; 应急采购金额整单金额≥10000元的,请以《呈文审批表》形式申请。 月度应急采购金额超过20%的项目须提交当月应急采购原因分析报告。 大宗物品、固定资产、外判服务(含工程整改维修类)须呈文报告申请采购 其中:采购金额≥5万元的须先组织采购评审小组进行评审; 采购金额≥10万元的须邀请招标;≥20万元的须挂网公开招标; 由管理处发起采购项目,须三方以上密封报价(3+N(采购部提供的报价及方案))。 — 12 — 1.建立例行培训机制 2.培训的内容 每季度至少一次对仓库管理人员进行流程和业务技能培训; 每半年至少一次对项目负责人及以上进行采购相关制度培训; 新进仓库管理人员先培训和实习再上岗。 采购和仓库制度文件规定; OA系统操作实务; 仓库现场管理实务; — 13 — 1.检查文件制度的执行 2.检查仓库的管理 人:检查其对相关文件制度的熟悉程度和理解; 事:根据结果倒查执行文件制度的吻合度; 物:检查相关工作记录表格的审批流程和签名准确度。 检查工作单据表格的审核及签名; 检查帐/物相符率,以及实物发放去向; 检查仓库现场的管理水平; 检查应急采购物品的申请及至发放使用全过程。 3.检查结果的运用 微信公司品质群曝光通报或表扬; 公司月度规范管理会议通报

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