采购规范管理详解.pptx

采购规范管理 采购流程培训之—— CONTENTS 01. 采购部定位 02. 目前存在的问题 03. 解决方案及工作规划 目 录 — 1 — — 2 — 人员分工 工作依据 — 3 — 职能管理部门 定位一 成本控制部门 定位二 采购管理职能 职能一 仓库管理职能 职能二 拟定标准：制定各项标准，阳光采购； 规范推行：落实推行各项制度、标准； 检查纠正：纠偏纠错，整改修正出现的问题； 培训提升：提升人员技能，规范管理上台阶。 优质：采购优质物资和服务； 高效：高交货率、高周转率； 价廉：货比三家，物美价廉； 低备：低库存水平，低呆滞物品率。 采购计划管理：加强需求单位计划性； 供应商开发与管理：优选采购渠道； 采购价格、谈判与合同管理：货比三家； 采购质量的控制：加强验收管理保证质量； 采购结算管理：确保账目清晰。 总仓日常管理：充分发挥总仓统一仓储及配送功能，降低公司库存，提高物资利用率； 各项目仓库管理监管：确保落实各项制度。 仓库管理人员团队建设：积极培训提升技能。 — 4 — 人员分工 工作依据 — 5 — 质量问题反馈 应急采购问题 — 6 — 1.先斩后奏 2.选择性滥用流程 3.有法不依 表现为事先不做计划，先通知到货，然后补单审批，生米煮成熟饭，严重违法采购流程。 如：应急采购流程被严重滥用，为图方便非应急物品也走该流程，脱离监管。 主要集中在仓库管理方面，违法仓库管理规定如日事日毕、以旧换新、账物相符等，以及相关单据签名冒签、不签等。 — 7 — 1.作业流程不熟悉 2.仓库管理人员交接问题 3.维修人员通知送货 部分项目经理不熟悉采购流程； 部分仓库管理人员不熟悉仓库管理流程等。 仓管员在人员变动过程中无交接或交接不清，新仓管员未经培训就上岗工作等。 部分维修人员直接通知供方送货，越过仓库人员，造成账务、工作流程混乱。 — 8 — 质量问题反馈 1.物品质量问题反馈不及时 2.外判服务质量评定不严谨 出现问题时不立即反馈给采购部门或仓管人员，每月也不提交《质量问题反馈表》，却事后向公司领导投诉，小病不治变大病； 外判服务每月的质量评定流于形式，未有效对照合同约定条款审核，对部分外判服务的质量缺乏有效监管。 — 9 — 应急采购问题 1.应急采购占比过高 2.应急采购流程被滥用 3.导致应急采购的原因无人负责 占月度采购总额的30%以上，金额30万左右； 而大多数的应急采购是可以避免的。 成为工作缺乏计划性的万能膏药，哪漏贴哪； 不急的也可以说成急。 是的确出现紧急情况？还是计划不足？还是巡检未发现隐患？无人为此负责。 — 10 — — 11 — 1.统一采购申请的出口 2.厘清采购审批权限 3.优化采购流程 指定由仓库人员下达采购申请（申购单、应急采购单、呈文审批表）,2016年1月起关闭非仓库人员的仓库相关权限； 仓管员的调整须先经采购部审核，新人须经交接盘点无误再培训才能上岗。 2016年1月1日起非仓管员签名的验收单据（含送货单）不予报销。 采购部对现有采购及仓库相关制度文件进行梳理优化，调整后的制度文件经公司审批后执行。 计划于2016年1月底前完成。 应急采购物品单价≥ 300元（或整单总金额≥ 2000元以上）的须事先电话报告分管领导批准；单价≥2000元的经先请示董事长同意后方可购买； 应急采购金额整单金额≥10000元的，请以《呈文审批表》形式申请。 月度应急采购金额超过20%的项目须提交当月应急采购原因分析报告。 大宗物品、固定资产、外判服务（含工程整改维修类）须呈文报告申请采购 其中：采购金额≥5万元的须先组织采购评审小组进行评审； 采购金额≥10万元的须邀请招标；≥20万元的须挂网公开招标； 由管理处发起采购项目，须三方以上密封报价（3+N（采购部提供的报价及方案））。 — 12 — 1.建立例行培训机制 2.培训的内容 每季度至少一次对仓库管理人员进行流程和业务技能培训； 每半年至少一次对项目负责人及以上进行采购相关制度培训； 新进仓库管理人员先培训和实习再上岗。 采购和仓库制度文件规定； OA系统操作实务； 仓库现场管理实务； — 13 — 1.检查文件制度的执行 2.检查仓库的管理 人：检查其对相关文件制度的熟悉程度和理解； 事：根据结果倒查执行文件制度的吻合度； 物：检查相关工作记录表格的审批流程和签名准确度。 检查工作单据表格的审核及签名； 检查帐/物相符率，以及实物发放去向； 检查仓库现场的管理水平； 检查应急采购物品的申请及至发放使用全过程。 ３.检查结果的运用 微信公司品质群曝光通报或表扬； 公司月度规范管理会议通报