财务审批、报销制度详解.doc

财务审批、报销制度 一、暂支款及预付款审批制度 1、暂支款是因业务需要的临时借款，包括差旅费、施工费及各种临时性借款。借款时须按「暂支单」要求填列各项栏目，并按规定审批权限审批后，由财务科付款。原则上暂支款应提前一天通知财务，保证出纳能够有充足的时间提现、以免误事。 2、如遇紧急采购或特殊情况，当天又急需现金者，须经总经理特批后方可暂支。 3、个人暂支款金额原则上不能超过本人当月的薪水的一半。暂支时，采购员要在暂支单后附购料申请单，并提供原来的暂支款已经用完的有效凭证；出差人员要在暂支单后附出差申请单；车辆维修、保养要在暂支单后附车辆维修、保养申请单；油卡充值要在暂支单后附油卡充值申请单，其他暂支视具体情况在暂支单后附相应的申请单。 4、个人往来款要达到周清月结，暂支款须前笔款结清方可暂支下笔款，特殊情况下，当月结清确实有困难者，可延迟到下月，但须经总经理同意方可。 5、采购员用暂支的现金支付材料款，取得发票时，①如果是增值税专用发票，发票上要求加盖“现金收讫”章，或者在发票备注一栏里注明收款方式是“现金”，同时要求收款人在发票上“收款人”处签字签时间。②如果是普通发票，发票上要求加盖“现金收讫”章，或者收款人在发票背面签字签时间。发票报销时，如果未达到以上要求，将不予冲减报销人的个人暂支款。 6、预付款是指因公司业务的需要，需预先支付的各种工程款、购买材料款等款项，支付此款项时，需由经办人按要求填写「付款凭证」，向财务科出具采购合同、申请单等资料，完备各项审批手续后，方可付款。预付款，必须在前账结清之后方可再付。确因业务需要而来不及结清前账，必须向财务总监讲明原因，经同意后方可再付。 7、凡是需要票到三日内付款的，待取得发票填写「费用报销单」的同时就要填写「付款凭单」，并将「费用报销单」与「付款凭单」同时拿到财务审核，否则，要等「费用报销单」审核完成入账后才能申请付款。 8、申请付款给供应商，付款方式只能选择电汇、贷记凭证或者转账支票，不得申请现金，付款方式一经选定，不得随??更改。如遇特殊情况需要付现金的，需经财务总监及总经理同意方可。 9、以上经济业务发生时，一般不允许领用空白支票，如特殊需要，需总经理特批。领用空白支票的，由财务人员在支票上写明日期、用途及限额，由领取人在支票存根上签收。支出时必须填写大小写金额，并及时告知出纳付款金额。不得将空白支票交给其他单位或个人。作废支票须交回财务科留存。遗失支票，领取人必须及时报告财务科并登报声明作废，若支票已被支付，领取人要按被支付金额赔偿。支票必须当面填写，填写完必须严格审核，无误后方能交给对方，否则引起的后果将由经办人承担。 10、经办人必须在业务发生后或返回公司一周内凭有效原始票据报销各项暂借及预付款项。发票报销时，报销人需在报销单右上方用铅笔注明“现金、”“冲暂支”、“票到款已付”或者“票到款未付”；如果有预付款，需注明预付款比例，未付款比例。如果未按以上要求填写，由此产生的经济纠纷，由报销人承担。不按时到财务结帐者，财务科有权扣发经办人工资抵偿，并处以相应罚款（晚一周内，每天扣10元；晚一周以上，每天扣20元）。? 二、费用报销填写要求、报销流程 1、费用报销发票的内容包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票或财务专用章。经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，发票涂改、大小写不符、假发票以及未盖有财政监制章的收据一律不予报销。打印的发票抬头一定要打上我们公司的名称。餐饮发票不能打印个人。 2、报销费用时必须填写「费用报销单」，所有单据要按性质（如差旅费、招待费、办公费用）分类、分次、分页粘贴填制；差旅费必须分次、按出差地点分开填列，并计算好出差天数，住宿、伙食补助和市内交通费在限额内填报。所有报销单据的张数和合计金额必须准确无误填写，粘贴要求整齐、美观。 3、报销程序（附《报销、付款流程图》）：经手人填写（出差人员附上「员工费用明细表」）→部门主管审核→分管领导审核→财务科审核→秘书→总经理批复→秘书转交财务出纳→个人报销，要求如下： （1）经手人填写好原始凭证，由部门主管审核，部门主管审核时间不能超过半天，否则对主管罚款10元/次； （2）分管领导审核单据时间不超过1天，否则对分管领导罚款10元/次； （3）由经手人将部门主管或分管领导审核好的单据于每日16:00前交财务科，并在登记簿上登记，由财务科审核，并汇总于每日17:00前将当日所有单据交秘书处（急件单据除外），否则对财务科相关人员罚款10元/次； （4）秘书每天收到财务科传递的单据后应按要求及时分类并登记，于次日10:00前传递到总经理办公室，秘书应及时跟踪单据审核情况，如急件须在递送前在单据上注明，如不注明或有延误对秘书罚款10元/次； （5）