补充内容-邮件合并透视表讲述.pptx

3.7邮件合并（参二级） 使用邮件合并技术可以批量处理文档（一个发给多个客户的信函—制作请柬、邀请函） 3.7.1邮件合并 所谓邮件合并就是讲一个主文档（固定不变的内容）与一个数据源（）结合起来生产一系列的文档。 1. 创建主文档 主文档是经过特殊处理的Word文档，它是用于创建输出文档的“蓝图”（模板），其中包括了基本的文本内容，这些文本内容在所有输出文档是相同的，例如信件的信头、主体内容及落款等。另外还有一些指令（合并域），用于插在每个输出文档中都要发生变化的文本。例如收件人的姓名、地址等。 2. 选择数据源： 数据源实际上是一个数据列表，即用户希望合并到输出文档的数据。例如：其中保存了姓名、通讯地址、邮箱、电话号码等等。 邮件合并（二级P145-3.7） 3.7.1邮件合并 3. 数据源的类型： 1）Office地址列表：在邮件合并的过程中， “邮件合并”任务窗格为用户提供了简单的“Office地址列表”机会，用户可以在新建的列表中填写收件人的姓名和地址等相关的信息，此方法适用于不经常使用的小型、简单列表 2）Word数据源：可以使用某个Word文档作为数据源。该文档应该只包含一个表格，表格的第一行必须存放标题，其他行必须是邮件合并所需要的数据记录。 3）Excel工作表：可以从工作簿内的任意的工作表或命名区域选择数据。 4）Access数据库（表）： 5）HTML文件：其中之包含一个表格的HTML文件。表格的第一行必须存放标题，其他行必须是邮件合并所需要的数据记录。 3.7邮件合并 3.7.1邮件合并 4. 邮件合并的最终文档： 邮件合并的最终文档包含了所有的输出文档。其中文本内容在输出文档中是相同的，而有些内容会随着收件人的不同而发生变化。 利用邮件合并功能可以创建信件、电子邮件、传真、信封、标签、目录（打印出来或保存在单个Word文档中的姓名、地址、或其他信息的列表）等文档。 3.7邮件合并 3.7.2邮件合并实例 1. 实例一：批量处理文档（放假通知） 1）在Word 2010功能区中，单击“邮件”选项卡。 2） 在“邮件”选项卡的选项组（功能区）中，单击“开始邮件合并”向下的箭头，在下拉菜单中选择“邮件合并分步向导”命令。打开 “邮件合并”任务窗格，进入“邮件合并分步向导”6步骤之一步。 3） 在“选择文件类型”区域 ，选择一种希望创建的输出文档类型（例如“信函” ）。 4）单击“下一步：正在启动文档” 超链接，进入“邮件合并分步向导”6步骤之 2 步，选择开始文档（选择“使用当前文档”—主文档） 3.7邮件合并 3.7.2邮件合并实例 1. 实例一：批量处理文档（放假通知） 5）单击“下一步：选择收件人”超链接，进入“邮件合并分步向导”6步骤之 3 步， 在“选择收件人”选项区，选中“使用现有列表”单选按钮，如右图所示： 单击“浏览”超链接，打开“选取数据源”对话框，选取保存的客户资料（例如Word、Excel 文档），而后单击“确定”。如下图： 此时可以对收件人信 息进行修改 ，单击 “确定”。 3.7邮件合并 3.7.2邮件合并实例 1. 实例一：批量处理文档（放假通知） 6）单击“下一步：撰写信函”超链接，进入“邮件合并分步向导”6步骤之 4 。如无主文档，可以在活动窗口输入与输出文档保持一致的文本；如需要将收件人信息添加进去，可将鼠标定位在合适的位置，然后单击“地址块”、“问候语”等超链接，本例单击“其他项目”，打开“插入合并域”对话框。 在“域”列表中，选择要插入到主文当中的收 件人所在的“学院”、“班级”，之后单击 “关闭”按钮，关不掉“插入合并域”对话 框。为文档的相应位置就出现已经插入的域 标记。 3.7邮件合并 3.7.2邮件合并实例 1. 实例一批量处理文档（放假通知） 7）单击“下一步：预览信函”超链接，进入“邮件合并分步向导”6步骤之 5 。在“预览信函”选项区域中，单击“”或“”按钮，具有不同学院、班级的信函。（如要想更改收件人，可单击“做出更改”选项区的“编辑收件人列表”超链接进行更改；若要删除当前显示的输出文档，可单击“删除此收件人”按钮），预览处理完成后。 8）单击“下一步：完成合并”超链接，进入“邮件合并分步向导”6步骤的最后一步。在“合并”选项区域中，用户可根据实际需要选择“打印”或“编辑单个信函”超链接，本例选择“编辑单个信函”超链接 3.7邮件合并 3.7.2邮件合并实例 1. 实例一 ：批量处理文档（放假通知） 9）打开“合并到新文档”对话框， 在“合并记录”