电子档案管理技术分析.ppt

电 子 文 件 管 理 电子文件管理提纲 1、信息技术的发展与档案工作 2、电子文件管理依据 3、定义 4、电子文件基本特征和构成要素 5、电子文件整理和管理的总原则 6、电子文件真实性、完整性与有效性保障 7、电子文件的收集积累 8、电子文件的归档 9、归档电子文件的整理 10、归档电子文件的移交、接收和保管 1946年，美国科学家研制成功了世界上第一台数字式电子计算机―― “埃尼阿克（ENIAE） ” 一、信息技术的发展与档案工作 一、信息技术的发展与档案工作 需要说明的是我们课上以“电子文件”作为电子文件和电子档案的总称的原因： 一是强调电子文件管理全过程控制的连续性和处理过程的一体化，实际管理过程中也很难参照传统的档案管理模式，以某个环节截然分成“文件”和“档案”； 二是国际上的一些类似规范和相关文献中，一般不特意区分电子文件和电子档案； 三是“电子档案”的概念具有多样性，例如包括了磁带中的模拟音像档案、纸质档案的数字化转换信息等； 二、电子文件管理依据 《电子文件归档与管理规范》GB ／ T18894 — 2002（国家标准） 《电子公文归档管理暂行办法》国家档案局第6号令，2003年9月1日实施 《河北省电子公文归档管理暂行办法》2008年制发 三、定义 1、电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 三、定义 2、归档电子文件：指具有保存价值的已归档电子文件及相应的支持软件、参数和其他数据。 三、定义 3、逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。适合与按阶段或短期内临时采取的实时归档的操作，应注意它不是最终的归档操作。 三、定义 4、物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。其核心是将电子文件脱机保存，从而完成对电子文件的归档工作。 三、定义 5、真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 三、定义 6、完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 7、有效性：指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 三、定义 8、捕获：指对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。它强调了对电子文件的主动采集，避免因电子文件及相关各类信息暂时不能固定存储位置而出现的种种问题。 三、定义 9、迁移：将电子文件从源系统向目的系统转移存储的方法与过程。 三、定义 四、电子文件基本特征和构成要素 （一）电子文件的基本特征： 对硬件和软件的依赖性 非直读性： 信息存储的高密度性 信息与载体的相对分离性 多种信息媒体的集成性 系统依赖性 四、电子文件基本特征和构成要素 （二）电子文件的构成要素 内容、背景和结构。 内容是指与电子文件行文目的有关的主题信息,包括正文、附件等。 背景是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息 结构也就是电子文件的元数据，即述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据 五、电子文件整理和管理的总原则 （一）电子文件整理原则 1、有机联系原则。文件之间的有机联系性不会因文件介质的改变而消失，电子文件在其形成过程中产生的“天然联系”对于它的价值仍然是至关重要的。 2、简单性原则。如果说纸质档案经整理后形成的实体分类系统能够为查找档案提供一条线索，那么电子档案的查找便更加依赖于计算机的快速多元检索功能。 五、电子文件整理和管理的总原则 （二）电子档案的管理原则 1、完整性原则。随着计算机技术的普及，机关电子文件的制作可由各部门甚至个人独立完成，从而使电子文件的分布呈分散化趋势。此外，在电子文件中，信息不是固定在特定的物理位置上，“文件实体”的概念将不再存在。这种分散化和非实体化特征，使得对电子文件完整性的把握不像纸质文件那样直观，因此，在电子档案管理的各个环节要采取相应措施确保其完整齐全。不仅存储在磁盘、磁带、光盘等介质上的信息要完善，与其相关的程序、软件以及纸质文件也应完整无缺地归档。 五、电子文件整理和管理的总原则 （二）电子档案的管理原则 2、可读性原则（有效）。目前各机关使用的计算机硬件和软件不同，由此生成的电子文件的存储格式也不相同。计算机技术的发展，造成了硬件、软件的不断更新换代，新设备对旧设备有时也不具有兼容性。由于电子文件在存储和识读方面对系统的依赖性