备件出口业务工作管理办法解决方案.doc

滨海进出口有限公司管理文件 编号： 批准： 备件出口业务管理办法 2007年 月 日发布 2007年 月 日实施 前言 本制度是滨海进出口有限公司管理体系文件之一，自发布之日起实施。 本制度由海外服务部提出并归口管理。 本制度由海外服务部起草。 备件出口业务工作程序-1 备件出口业务工作程序-2 备件出口业务工作程序-3 1 目的和适用范围 1.1 目的：为做好公司备件出口各项工作，做好备件出口各业务环节的衔接，明确各部门、各岗位职责，特制定本办法。 1.2 适用范围：滨海进出口有限公司各相关部门。 2 术语 2.1正常订单：在规定交货期内，通过非空运方式实现发运交货的备件订单。 2.2紧急订单：在规定交货期内，通过空运方式实现发运交货的备件订单。 2.3正常可供备件：包含在海外服务部提供的价格清单上的备件。 2.4非正常备件：未包含在海外服务部提供的价格清单上的备件。 3 职责 3.1海外商务各部 3.1.1 负责接收外商或集团进出口公司出口备件订单。 3.1.2 负责整理、确认订单。 3.1.3负责监督外商或集团进出口公司的备件货款到帐。 3.1.4负责与外商或集团进出口公司签订购销合同。 3.1.5负责与外商或集团进出口确认发运信息。 3.1.6负责跟踪、监控出口备件的采购、包装。 3.1.7负责跟踪、监控出口备件的集港，发运。 3.1.8负责报关相关单证的传递及报关工作。 3.1.9负责向外商或集团进出口寄送装运单据。 3.2海外服务部 3.2.1 负责备件出口库的管理。 3.2.2负责备件出口库的库存备件管理。 3.2.3负责出口备件的采购、包装。 3.2.4负责出口备件的集港发运工作。 3.3财务管理部 3.3.1负责收取出口备件货款。 3.4海外物流部 3.4.1负责出口备件的商检工作。 4．备件出口业务工作程序： 4.1海外商务各部接收外商或集团进出口公司以扫描签字版或电子版形式的备件订货单 4.2海外商务各部对接收到的订单进行整理、分析，并与外商或集团进出口核对、确认。 4.3海外商务各部将确认好的订单，在规定时间内通过电子版方式报送至海外服务部指定人员。 4.3.1正常订单（海运）：在接到客户订单的7日内完成报送； 4.3.2紧急订单（空运、快递）：在接到客户订单的2个工作日内完成报送。 4.4海外服务部对接收到的订单进行分析，对有疑义的订货内容可要求海外商务部门再确认。 4.5海外服务部依据客户订货单编制采购计划，并报销售公司备件部。 4.6海外服务部依据销售公司备件部的回复、及掌握的采购周期，对订货单向各商务部门进行回复，回复内容包括：供货时间、特殊备件的订货说明等。 4.6.1对正常可供备件 A）正常订单：需在收到海外商务各部订货单的5个工作日内给予回复。 B）紧急订单：需在收到海外商务各部订货单的2个工作日内给予回复。 4.6.2对非正常备件 4.6.2.1海外商务各部对接收到的非正常备件，要在2个工作日内以书面形式报送至海外服务部。 4.6.2.2海外服务部联系、协调公司及其它供应渠道，并将协调结果在5个工作日内反馈回海外商务相关部门（回复原则：尽量满足用户需求）。 4.7海外商务各部依据海外服务部提供的订单确认情况，要在收到回复后的2个工作日内对外商或集团进出口公司进行回复。 4.8外商或集团进出口公司依据我方回复中提供的可供备件，货款金额及供货周期，确定最终订货单。 4.9订单确认后，海外商务各部与客户签订合同（固定格式），并双方签字、盖章、各自留存。 4.10海外商务各部依据签订的合同出具形式发票给客户。 4.11客户按合同要求准备货款，由海外商务各部联系货代公司,订舱（签订合同）；我方订舱规定，一般为： 大宗货物海运货代： 4.12海外商务各部依据合同规定，通知财务管理部及时查收货款，确认货款到帐后及时通知海外商务各相关部门。 4.13付款审批权限： 备货\发货付款审批 T/T L/C D/P 审批权限 100%预付后备货 30%预付后备货 余款70%付清后发货 100%预付后备货 余款70%付清后发货 　 商务师 部长 主管经理 ● 　 　 ● 　 　 ● ● 　 　 ● ● 　 　 　 ● ● ● 　 ● 　 　 ● 　 ● ● ● 　 　 　 　 　 ● ● ● ● 4.14海外商务各部确认收到客户的预付款或信用证后，以书面形式通知海外服务部备货，同时将预计船期通知海外服务部。 4.15海外服务部依据合同备件明细,制定下月备件采购用款计划，并据此向财物管理部支取采购款,并支付给销售公司(或其他供应商)。 4.16海外服务部通过销售公司TDS系统维护