ERP系统迁徙.doc

--系统的迁徙 -切换ERP系统的瞬间，你是否有打开一个神秘盒子的感觉？ 王纹 孙健 ---ERP实施的过程好比构筑一座崭新的城市。这座城市干净整洁，工商娱乐教育卫生一应俱全且功能强大，交通异常便捷……你充满希望地构筑它，希望早一天离开你现在居住的早已拥挤混乱的村落。但是这座城市建在河的对岸，随着完工日期一天天地临近，你发现隔在中间的河又宽又深，要让村落的子民安然地迁徙到新家去事实上远比想象的困难。从旧系统向ERP系统的切换就像渡河搬家。事实上很多ERP项目在走完系统配置和测试时看上去都还顺利，但在渡河搬家时被淹了个半死。 ---简单的切换计划 ---我们可以从一个虚拟的案例中，理解系统切换的过程。 ---李明是一家公司的ERP财务顾问，他目前正在实施的项目包括了几个主要的模块：财务、销售、库存、采购和生产。7月1日，项目经理召开项目组会议讨论系统切换计划。会议上明确了以下几个决定： ---1． 以8月1日作为本次切换点。 ---2． 所有模块同时切换。 ---3． 鉴于客户方的强烈要求，第一个月新旧系统需并行运行。 ---由于看上去切换和财务的关系最大，所以项目经理要求李明在会议结束后编制一个详细的切换计划。限于篇幅，我们下文的介绍只是整个计划的一部分：和销售相关联的切换计划。 ---期初数据 ---李明的计划首先从期初数据的准备工作入手。“情况稍微有点复杂，但是还难不倒我”，李明想。首先必须兼顾到以下一些问题： ---1. 新系统的期初数据必须和旧系统的完全一致。 ---2. 新系统的库存必须账实相符。 ---3. 7月31日仍在执行过程中的销售定单，需要作为期初销售定单输入系统。 ---图1是从系统切换的角度来看业务，旧系统和新系统的关系。图1上方是在系统切换日，即7月31日仍未执行完毕的销售定单。假如某笔销售定单部分发货，那么在7月31日的期末库存中将不包括已经发货的产品。我们在7月31日必须进行一次完整的库存盘点，随后根据盘点的结果更新旧财务系统的存货及相关的其他科目。图1中绿色的箭头代表了这一过程。 ---由于ERP系统是分模块的集成系统，所以不同科目的期初余额是在不同的模块中分别输入的，随后系统自动更新到总账模块中。图1下方是本例中涉及的ERP库存管理模块，应收账款模块和总账模块。红色的箭头代表了自动更新总账。由于是分模块的输入，所以我们专门设置“系统切换过渡科目”，作为所有科目输入时的对方科目。最后，当期初数据全部输入完毕后，该科目的余额应该结平。 ---当旧系统7月31日月末结账完成后，我们将根据盘点的清单和财务上的商品价格，将库存的期初余额导入ERP系统的库存管理模块。同时将应收账款的明细科目（明细到未清发票或预付款）导入应收账款模块。其他的科目也是分模块按各自的要求导入ERP系统。图1中蓝色的箭头代表了这种导入的过程。由于旧系统的存货数据已根据实际盘点调整过，所以新系统的库存管理模块的出发点是账实相符的（图1中的红色虚线）。 ---与此同时，对于7月31日未执行完毕的销售定单，也应当导入系统的销售模块。只是不能将整张定单导入，而是应当扣除7月31日以前已经发货的部分。图1左侧的蓝色箭头代表了期初销售定单（Open sales order）的导入。 ---好了，分析完期初数据的准备工作，李明觉得很满意，毕竟这看上去不太复杂。接下来应该是具体的切换计划了。 ---切换计划 ---图2是李明设计的切换计划。首先，在7月20日之前关于库存地点的系统配置以及所有的物料主数据必须都导入ERP系统。7月30日也就是系统切换前大盘点的前一天，盘点计划和盘点表格必须已下发无误。7月31日停产一天正式盘点。8月1日盘点结束，财务人员汇总盘点结果，开始7月份的旧系统月末结账。月末结账预计耗费15天，到8月15日旧系统月末结账完毕。随后，信息技术部和财务部再花2天时间将旧系统的期初数据整理转化成符合ERP系统导入的格式。这项工作将在8月17日完成，随后再花3天将期初数据批输入ERP系统。这时已经是8月20日了。 ---由于第一个月，也就是8月，新旧系统必须并行运行，所以财务部从8月1日起继续在旧系统中处理业务。这和7月结账的时间一样，旧系统在9月15日完成8月的月末结账。与此同时，从8月20日起所有相关部门都开始在新的ERP系统中处理8月的业务，这样经过31天到9月20日，新系统在8月份也结账完毕。随后用5天时间完成新旧系统的对账。到了9月25日，整个系统切换工作将彻底完成。我们将完全在新的ERP系统中开始处理9月份的新业务，当然这时仍有25天的工作要追赶，但是经过了并行，加上ERP的强大功能，再加上一点努力，完全可以顺利地追上20多天的业务。 ---李明的计划很顺利地通过了项目组的审