U8 采购务流程.doc

关于发票与到货的顺序及处理方法： A,单货同行：当货物及其采购发票同时到达企业时，首先检验发票与货物是否一致。 如果单货一致： 1,可以先填制采购发票，再填制采购入库单，及时进行采购结算。 2,也可以先填制采购入库单，再参照入库单生成发票，用户可选择自动进行采购结算。 如果单货不一致： 1,可以暂不入库或暂不报账结算。 2,也可以区分损耗原因，报有关领导批准后做有损耗的采购结算。 B,货到单未到暂估入库：当货物先到，而采购发票未到达企业时，企业可根据实际入库数量填制采购入库单，做暂估入库；待取得发票后，再输入发票进行报账结算。 C,单到货未到。当采购发票先到，而货物未到企业时： 1,可以不输入发票做压单处理，等货到时再填制入库单、发票。 2,也可以输入发票做在途货物处理。如果想要及时掌握在途货物情况，那么就应及时输入发票。 关于红字单据的运用 在采购活动中，如发生退货，可分为以下情况进行处理： 1) 如果该项业务的发票没有录入系统，不论货物是否办理入库手续，即不论是否已输入了入库单，都可以不进行处理，不必要求供应商开具红字发票，只须将发票退给供货单位即可。 2) 如果该项业务的发票已录入系统，那么若该发票还没有采购结算，则可以删除该发票，不必要求供应商开具红字发票。 3) 如果该发票已经结算，则必须要求供应商开具红字发票，并录入系统与相应的红字入库单进行结算。 4) 如果原入库单有错，用户重输一张红字入库单冲错，在进行采购结算时，选择原有错的蓝字入库单和冲错的红字入库单进行结算。 若用户实际业务有到货环节，则退货业务可用如下方式处理： 1) 入库后退货：到货环节未发生拒收，货物入库后因某种原因需要退货，则由采购业务员填退货通知单，仓库负责实物退库。此种业务的处理是：先参照原到货单或订单生成到货退回单，再根据到货退回单生成红字入库单。 2) 入库前退货：《质量管理》采购不良品处理单的退货数量回写到货单，根据到货单生成到货退回单。 退货结算的三种情况： 1， 结算前全额退货: 即已录入采购入库单，但未进行采购结算，并且全额退货。 1) 填制一张全额数量的红字采购入库单。 2) 把这张红字采购入库单与原入库单进行结算，冲抵原入库单数据。 2, 结算前部分退货: 即已录入采购入库单但未进行采购结算，并且部分退货。 1) 填制一张部分数量的红字采购入库单。 2) 填制一张相对应的采购发票，其中发票上的数量＝原入库单数量－红字入库单数量。 3) 把这张红字入库单与原入库单、采购发票进行结算，冲抵原入库单数据。 3,结算后退货: 即已录入采购入库单、采购发票，并且已进行了采购结算。 1) 填制一张红字采购入库单，再填制一张红字发票。 2) 把这张退货单与红字发票进行结算，冲抵原入库单数据。 当收到供货单位开具的红字(负数)发票，可分以下情况进行结算： 1. 货物未入库的红字发票结算：没有对应的入库单，采用【手工结算】，不选入库单，直接选择原兰字发票和红字发票进行结算。 2. 货物已退货的红字发票结算：在取得供货单位的退货发票后，进行结算。如果退货单与退货发票一致，可以〖自动结算〗，否则采用〖手工结算〗。 关于暂估？ 1、采购入库单暂估记帐：如果存货核算与采购系统或委外系统集成使用时，可以进行暂估业务，所谓暂估是外购入库的货物发票未到，在不知道具体单价时，财务人员期末暂时按估计价格入账，待发票到达，并与采购入库单结算后，按结算金额调整暂估入库金额的处理。 2、采购模块暂估与存货核算暂估的区别： ① 采购模块的暂估入库是以采购入库单是否与采购发票结算来判断，如果采购入库单未与采购发票结算，则认为是暂估入库； ② 采购模块的报销，是以采购入库单与采购发票是否结算为界定标志，如果结算则认为是报销。 ③ 存货核算的暂估记帐，则是指对未结算的采购入库单进行记帐，即由于采购发票未到，无法按实际采购成本记帐，所以暂时以估价来记帐； ④ 存货核算的报销，是以存货核算是否进行结算成本处理为判断标志，已暂估记帐的入库单与采购发票结算后，存货要进行结算成本处理，结算成本处理后即认为是报销。 3，结算成本处理： 凡是暂估记帐的采购入库单，记帐后发票到并且全部结算，存货都要进行结算成本处理，将采购暂估入库成本按发票的实际成本进行调整，调整方式与本月结算、跨月结算以及暂估回冲方式相关 4、结算成本处理与暂估回冲方式： 存货进行结算成本处理，要将采购暂估入库成本按发票的实际成本进行调整，调整方式与是否本月结算以及暂估回冲方式相关。 暂估入库存货成本的回冲方式包括月初回冲、单到回冲、单到补差三种；对于受托代销采购业务，不论是本月暂估还是以前月份暂估的入库单，均采用单到补差的方式；对于费用发票单独结算，结算成本处理后生成入库调整单。 月初回冲：指当月货