Word文中自动生成目录的方法.doc

Word文章中自动生成目录的方法 ??? 自己在目录中打省略号很浪费时间，而且右部的页码总是对不齐，自动生成就没这个问题了。用Word根据文章的章节自动生成目录不只是简单的标题列表，而且它还具有超级链接功能，阅读查找内容时很方便，只要按住［Ctrl］点击目录中的某一章节就会直接跳转到该页，如果觉得按［Ctrl］键太麻烦，只需依次单击［工具］→［选项］→［编辑］，找到并取消“用Ctrl+单击跟踪超链接”选项即可直接点击实现快速跳转。(以上操作在Word2000/XP中均能实现，区别只有一点点：在Word2000中制作的目录，无需进行任何设置即可实现直接点击跳转。)更重要的是自动生成的目录便于今后修改，因为写完的文章难免多次修改，可能增加或删减内容，倘若用手工给目录标页，中间内容一改，后面页码全要改是一件很让人头痛的事情，一不小心就会出错。如果是自动生成的目录，可以任意修改文章内容，最后更新一下目录就会重新把目录对应到相应的页码上去。使用起来很方便! ??? 具体步骤如下：（以下内容在Word2003中操作，其它版本的Word略有差别，但大同小异。）? ??? 1、想插入目录时，若直接单击［插入］→［引用］→［索引和目录］→［目录］→［确定］时则会以黑体字提示“错误！未找到目录项”。那么何谓“目录项”呢？目录项即文档中用来显示成为目录内容的一段或一行文本。因此，要想自动显示目录，必先定义目录项。 ??? 2、定义目录项：点击［视图］→［大纲］切换至大纲模式(也可直接点Word文本中左下角工具栏中的［大纲视图］图标)，大纲模式下文档各段落的级别以及各标题的级别较其它视图显示清楚，利于下一步操作! ??? 3、［格式］ →［样式和格式］ →(一般可形成3 级标题如：1．1．1，若次级标题很多如：1．1．1．1．1时) →［新样式］→［样式基于］→［标题4╱5╱6……］→［确定］ ??? 4、在［大纲］视图下按［Ctrl］键同时选定文章中的所有一级标题，［格式］ →［样式和格式］ →在“请选择要应用的格式”栏下选［标题1］，二级、三级……次级标题的选定方法同上，依次选［标题2］、［标题3］……即可! ??? 5、当然标题1，标题2，标题3的属性（如字体大小，居中，加粗，等等）可以自行修改的。修改方法：［格式］ →［样式和格式］ →“所选文字的格式” →“标题1”处点右键→［修改］，弹出修改菜单后可根据自己的要求自行修改。 ??? 6、切换到页面视图：［视图］→［页面］切换至页面模式(也可直接点Word文本中左下角工具栏中的［页面视图］图标)。 ??? 7、把光标定位到文章第1页的首行第1个字符左侧（目录应在文章的前面）执行菜单命令［插入］→［引用］→［索引和目录］，打开“目录”对话框，进行设置(特别注意设置“显示级别”，此与你所选标题级别有关，若文章有5级标题则选5) →［确定］，文章的目录自动生成完成。 ??? 8、目录和正文不分别计算页码时，把光标定位在目录页末，执行［插入］→［分隔符］→［下一页］→［确定］，在目录与正文之间则插入分页符，正文将另起一页排版。 ??? 9、目录和正文要求分别计算页码时，即目录页码从1，2开始，内容页码也要从1，2开始，且要在一个目录中显示。则执行［视图］→［页眉和页脚］，把光标定位到正文首页的页脚处，单击“页眉和页脚”工具栏上的“链接到前一个”按钮实现正文页脚与目录页脚的链接。执行［插入］→［页码］命令，在“格式”中选择“页码格式”，选中“起始页码”为“1”，单击［确定］。至此完成正文的页码插入。??? 目录如果是多页，插入页码时可以选择与正文页码不同的页码格式。当然，如果目录只有一页，没有必要插入页码。 ??? 10、当重新修改文章内容后，记得更新所生成的目录。方法是：在目录区域内点右键，选[更新域] →［只更新页码］或［更新整个目录］→［确定］。就OK了。 样式的基本概念 　　样式是格式的集合，它包括字体、段落、制表位、边框和底纹、图文框、语言和编号等格式。常见的段落样式有章节标题、正文、正文缩进、大纲缩进、项目符号、目录、题注、页眉/页脚、脚注和尾注，等等。 　　样式分为两种：字符样式和段落样式。字符样式的设置可控制段落内选定文字的外观，包括字体、选用语言和边框的设置；段落样式可控制选定段落的外观，包括基本段落格式的设置、文本对齐、制表位的设置以及边框和底纹、语言、图文框、编号方式的设置。 创建和修改样式 ? 　　（1）基于已排完版的文本创建新的样式：选择已排版的文本内容；在格式工具栏中的样式框中输入新样式名，按一下回车键，该新样式创建成功。 　　（2）用样式命令新建样式：执行格式菜单中的样式命令，打开如图 3－26所示的样式对话框，在对话框中单击新建按扭，在新建样式对话框的名称框中输入新的