采购与付款内部控制讲述.ppt

第五章 采购和应付账款的内部控制 内容提要 控制内容 控制弊端 控制要点 第一节 采购和应何账款的内容 第二节 采购和应付账款业务中的常见弊端 1．盲目采购。 2．收受回扣，中饱私囊。 3．虚报损耗，中途转移。 4．混淆采购成本。 5．验收不严，以少报多、以次充好。 6．违规结算，资金流失。 1．盲目采购。 含义： 采购部门没有根据已批准的采购计划或请购单进行采购，而是盲目采购或采购不及时，造成超储积压或者供应脱档的情况。 盲目采购常见情形 原材料当期市价下跌，采购部门为节约成本，大量买进储备已充足的材料，造成材料积压变质，增加成本。 请购控制制度存在漏洞 先购买再补填请购单，请购控制流于形式 对请购单没有严格的审批制度 审计策略检查请购单 请购单的日期是否早于验货单的日期 请购单上是否有审批人的签名 请购的审批和购买业务的执行是否由不同的人担任 2．收受回扣，中饱私囊 采购人员在采购中违反比价管理，选择有回扣的供应商，这往往造成采购材料质量得不到保证，或者价格高于市场平均价。(见案例) 控制措施 加强采购人员的素质教育 建立供应商资料系统 实施比价采购管理 3．虚报损耗，中途转移 含义： 运输部门为了中饱私囊，在运输途中转移材料，而对公司上报称为损耗。属企业的内盗现象。 控制措施： 建立合理损耗的指标。对损耗在合理范围之内的给予奖励，鼓励运输人员保护公司财产。 4．混淆采购成本 会计人员在会计记账中，对采购成本没有很好的区分，确认的成本不能真实反映企业是为采购材料而发生的。生产企业对与材料采购相关的运输费、保险费、人库整理费、合理损耗，没有计入采购成本。 控制措施： 加强会计记账人员专业学习，熟悉会计法规制度。 审计人员对成本会计分录所附的发票、运输单必须仔细核对，以确定成本的真实性。 5．验收不严，以少报多、以次充好采购验收人员玩忽职守，不能严格验收采购材料的质量和数量。 后果： 伪劣材料鱼龙混杂，损害企业利益 伪劣产品充斥市场，损害消费者利益 控制措施： 采购人员和验收员职责分离杜绝验收中的造假行为 审计人员通过检查当期成本计算单列示的废品损失给予分析性复核，并与前期比较是否有大幅增长，看这种增长是否由于材料不合格造成的。 6．违规结算，资金流失 通常企业收到采购发票后，根据发票金额授权会计签发支付凭证，出纳审核后支付划拨账款，如果没有严格的付款控制流程，就存在结算隐患。 形式： 重复付款 误期支付 控制措施 付款凭证预先编号，附上支持性凭证(如定购单、验收单和供应商发票等)，被授权人在凭证上签字，以示批准照此凭证付款。 所有未付凭证的副联保存在未付凭证档案中，以待日后付款。 审计人员可以通过检查付款凭证的编号是否连续测试是否存在重复付款的可能性。 审计人员还可从未付凭证的支持性凭证日期，看企业是否存在资金周转不灵短期内无偿付能力而拖延支付的可能性。 第三节 采购和应付账款业务控制制度 1．职务分离制度 (1)采购申请必须由生产、销售等部门提出，采购业务由采购部门完成。 (2)货物的采购入不能同时担任货物的验收工作，以防止采购人员收受客户贿赂购买伪质材料。 (3)付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务。 (4)付款的审批通常经过验货或验单后执行。 (5)货物的采购、储存保管人不能担任账务记录工作，防止绕过验单，以减少误记货物数量金额的可能。 (6)付款的审核人应同付款执行人职务相分离。 (7) 应付账款记录人不能同时担任付款职务。支票的签字和应付账款的记账相互独立。 2．货物和劳务请购制度 A.原材料或零配件请购控制 B.临时物品的采购 注意： 不同的需要有不同的确定和提出请购的方法 不同的需要由不同的授权部门提出采购申请 (3)请购单由材料保管部门主管签字 (4) 负责采购的人员审查审批请购单签字。目的 检查该项请购是否在执行后又重复提出。 检查是否存在其他不合理的请购品种和数量。 (5)负责资金预算的管理人员进行审批签字。 该项请购符合经营目标 在资金预算范围内， (6)采购部门应将处理过的请购单归纳备案。 A.原材料或零配件请购控制 (1)由生产部门根据生产计划或即将签发的生产通知单提出请购单。从事大批量产品生产且需求一直比较稳定的企业，请购单也可由材料保管部门也可以在库存材料已达到最低存量时就提出。 (2)材料保管人员接到请购单后，应将材料保管卡上记录的库存数同生产部门需要的数量进行比较，当生产所需的材料数量和仓储所需的后备数量合计已超过库存的数量时，就签字同意请购。 B.临时物品的采购 临时物品的采购控制要点： 请购单由使用者直接提出。使用者在请购单上要对采购需要做出描述，解释其目的和用途。 请购单须由使用者的部门主管审批同意签字， 请购单须经资金预算的负责人员同意签字 采