基于红楼情的采购业务.doc

基于红楼情景的采购业务 议事厅上，正在商谈如何兴利除弊。头油脂粉由买办采购，买来的却非正经之货。无奈，姑娘们只得使用自己的备用金另行采购。针对此事，探春说道：“钱费两起，东西又白丢一半，通算起来，反费了两折子，不如竟把买办的每月蠲了为是。” ??? 采购是购买原材料、商品、工程物资、固定资产等各种物资或接受劳务以及支付款项等相关活动。《红楼梦》里有不少采购情景，揭示其中的漏洞，借鉴其中的防控，有利于企业规范采购行为，防范和控制采购风险，促进合理采购，满足生产经营需要。 ??? 一、请购与审批控制 ??? 面对各种物资或劳务需求，需要建立采购申请制度，明确谁来申请采购，谁来审批采购，这是采购业务和采购内部控制的出发点。 ??? 1、买办钱华及其同事 ??? 宝玉去梨香院看望宝钗，遇到吴新登、戴良及几个管事的头目从账房里出来。吴新登是银库房负责人，戴良是仓库负责人，想必那个“忙上来打千儿请安”的买办钱华当属管理买办的头目。此外，鸳鸯的哥哥金文翔是老太太那边的买办，内厨房的柳家媳妇还说过“四五个买办出去”才凑了二千个鸡蛋的话。这样看来，钱华与这些买办组成了荣国府的采购部。荣国府公共的以及各房的需求事项，由各单位提出需求计划报给采购部，再由采购部安排专职买办进行采购。 ??? 企业的内部机构和物资需求远比荣国府广泛、复杂，需要按照购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应请购权。通常，原材料由生产部门及仓储部门根据生产计划、库存情况等提出请购申请；临时性物资需求由使用者提出请购申请。进而明确这些部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。正常经营所需物资，进行一般授权。资本支出采购，进行特别授权。需求部门、仓储部门负责人对请购申请进行审核，签署意见后，报至采购部门。采购部门进行审核和归类汇总，然后统筹安排企业的采购计划和采购行动。 ??? 2、头油脂粉的集中采购 ??? 贾府女儿多，头油脂粉消费量很大。府里每月每人都有固定金额的预算，由买办从银库房领取资金，到市场上集中采购，买来后让女人们按房交与姑娘丫头们使用。头油脂粉统一采购符合内部控制有关采购业务应当集中进行的要求，这样可以避免多头采购或分散采购，提高采购业务效率，降低采购成本和堵塞管理漏洞。 在探春、李纨和宝钗理家期间，探春注意到，贾家的这项集中采购弊端很大。这三位想不通，“不知他们是什么法子，是铺子里坏了不要的，他们都弄了来，单预备给我们？”面对此情，有半数以上的姑娘只好拿出自己的零用钱叫人另外再买一份好的来。鉴于花了两份钱，买了两份货，又白白丢掉一份，探春决定，免除购买头油脂粉的专用款项，不再实行头油脂粉的集中采购。 ??? 她们还注意到，如果派官中他人去买，买来的竟然与买办所买一样。平儿解释道：“买办买的是那样的，他买了好的来，买办岂肯和他善开交，又说他使坏心要夺这买办了。所以他们也只得如此，宁可得罪了里头，不肯得罪了外头办事的人。”破解此类难题，需要对采购人员定期进行岗位轮换，防止他们与供应商形成利益联盟；除了小额零星物资或劳务外，不得安排他们办理采购业务的全过程。 ??? 3、采买乐器行头的审批 ??? 贾蔷和贾蓉一起来到贾琏家里，贾蔷向贾琏汇报说：“下姑苏合聘教习，采买女孩子，置办乐器行头等事，大爷派了侄儿，带领着来管家两个儿子，还有单聘仁、卜固修两个清客相公，一同前往，所以命我来见叔叔。”贾琏听了，将贾蔷打量了打量，笑道：“你能在这一行么？这个事虽不算甚大，里头大有藏掖的。”贾琏怀疑贾蔷的专业胜任能力，也透露出他对其父如此安排的疑虑。这是管家人应有的警觉，也是管家人的职责所在。 荣国府的诸项大权掌控在贾政和王夫人手里，贾母不喜欢老大贾赦，贾赦早已经被边缘化了。然而，此次派贾蔷前往姑苏采购的竟然是靠边站的大爷贾赦。原来由于贾政不惯于俗务，筹划省亲的重大事项是由老爷们集体商议决定的。对于建造省亲别院更是只凭贾赦、贾珍、贾琏、赖大、来升、林之孝、吴新登、詹光、程日兴等几人安插摆布。下朝闲暇，贾政不过各处看望看望，最要紧处和贾赦等商议商议。贾赦也是在家高卧，有芥豆之事，贾珍等或自去回明，或写略节。或有话说，便传呼贾琏、赖大等来领命。无疑，荣国府的这项采购安排与审批是特别授权下的安排和审批，尤其需要加强控制。 二、订购与验收控制 ??? 确定采购计划之后，需要选择合适的供应商，选择合理的采购方式，合理定价，落实具体采购事宜，验收物资并入库。 ??? 1、向谁买人参 ??? 给凤姐配药需要二两上等人参，家里没有，王夫人要周瑞家的去市场上买二两来。宝钗拦住了王夫人，她说：“如今外头卖的人参都没好的。虽有一枝全的，他们也必截做两三段，镶嵌上芦泡须枝，掺匀了好卖，看不得粗细。我们铺子里常和参行交易，如今我去和妈说了，叫哥哥去托个伙计过去和参行商议说明，叫他把未作的原枝好参