安徽省烟草司企业再造流程案例研究.doc

安徽省烟草公司采购业务流程再造研究 如图所示,安徽省烟草公司按“商流”“、物流”、“资金流”、“信息流”划分的 核心流程。 营运流程再造的目的就从根本上改进公司的核心流程,以商流为中心,带动物流 和资金流的运动,以达到提高企业业务流程的效率,增强顾客对产品、服务的满意 度。 1， 采购业务的流程再造 从图中可以看出, 生产采购计划制定流程经过了三个层次: 1.管理层: 生产部门代表厂管理层制定生产计划; 技术中心提供配方。 2.执行层: 烟叶公司、供应部, 根据生产下达的计划制订采购订单。 3.操作层: 卷烟材料仓库, 根据生产计划, 组织卷烟材料到货、入库。 从图中还可以看出, 一次生产计划的制定至少需要经历5个步骤, 如果某仓库在组织卷烟材料时, 发现所需材料库存不足, 需要生产科重新修改计划, 再次重复整个流程。其弊端是显而易见的。图4是流程再造后的生产计划制定流程。在计算机信息系统的支持下, 流程简化为两步, 从生产部门直接下达到各仓库, 实现了流程简洁、扁平化的要求。 改造解决的问题 1 传统供应链存在“需求变异加速放大”现象,俗称“牛鞭效应”, 指当供应链的各节点成员( 企业或部门) 只根据其相邻的下游节点的需求信息进行生产或供应决策时, 需求信息的不真实性会沿供应链逆流而上, 产生逐级放大的现象。到达最源头供应方时, 会发生很大的偏差, 上游供应方往往维持比下游供应方更高的库存水平。 2 这种需求放大的背后还隐含着供货响应跟不上市场变化速度的更大危险, 依靠传统的采购管理方法, 是不能解决这个问题的。探讨新的办法, 用供应链管理的思想, 对采购管理和库存管理建立新的管理模式, 是实施供应链管理的重要课题。 四、采购业务流程再造的意义 1.角色明晰: 按流程确定角色, 然后对应职责, 例如采购员、驻厂员、保管员、结算员的职责, 由系统预先设定, 各负其责, 打破厂际界限,体现集中管理的思想, 打破了传统的基于部门的管理模式, 减少了许多协调工作, 提高了办事效率。 2.流程有序: 通过系统建立采购单据的审批控制流程, 细化采购工作的日常管理, 加大管理幅度。通过流程设置控制不同人员可以采购何种物料, 其采购金额上限是多少, 超过一定的金额必需经哪一级主管领导审批, 以及接收货物的数量、付款的条件等, 对采购流程的控制更加可靠。 3.交易便利: 物资采购网主要功能包括企业搜寻、商品搜寻、价格比较、招投标、在线议价、合同创建等商务功能; 另有商品信息、行业信息、法律法规、技术标准、网上广告等的信息发布; 开展网上支付等服务。突破时间、地域界限, 集合供应链成员于同一平台上运作, 使卷烟材料交易、结算更加规范、快捷、安全。通过电子商务的开展,完善采购程序, 完整记录采购过程, 实现采购透明化, 落实阳光采购。 4.信息共享: 所有的业务单据都在系统平台中进行录入, 可按角色权限查询, 包括生产计划、采购订单、价格水平、库存数量、退货情况、发票数量、供应商的情况、历史供货记录等。将重组过程中因人员岗位变动对业务的影响减低到最小。系统按照设定的指标对供应商的状态进行分析,包括供货质量、价格、服务分析等, 从中总结规律制定相应的供应商管理策略, 减少业务操作中的人为因素。 5.监督有据: 在采购业务处理中, 通过系统做到“事前控制、事中监督、事后追溯、全面分析”。对于采购中出现的问题单, 领导和采购管理人员能够及时发现, 终止或暂停业务处理。系统还可以根据设定条件生成运行报表, 来反映某一时期采购业务的执行情况, 包括趋势分析等, 为下一阶段工作改善提供及时的信息和决策支持。 2 销售业务流程再造 安徽省烟草公司当时的销售流程是一种基于工厂生产推动型的运营模式,即生产导向型。卷烟生产厂从供应商采购原辅材料,然后进行产品加工生产,再通过销售人员向各烟草公司进行产品推销;烟草公司购进卷烟后,通过销售网点进行销售,客户自己上门订货、取货,订货品种只能是仓库中的存货。 这种做法是基于产品短缺的年代,当客户成为商家争夺的重要资源时,其存在 的问题便暴露出来了。问题集中表现为以下几点: (l)卷烟生产企业与卷烟销售企业之间订单流不流畅。商业企业不了解生产 企业的实际生产情况,生产企业也不能及时了解商业企业的实际销售情况,加上卷 烟销售渠道固有的特点,生产企业与商业企业的信息脱节带来的后果必然是对市场 反应的迟钝,导致生产与销售环节的脱节。 (2)工业企业和商业企业制定的生产与销售计划带有很大的盲目性,可靠性 低。由于最前端的销售和市场信息大部分滞留在各销售网点,只有部分数据依靠手 工报表层层传递,这就造成企业无法及时获得全面的市场信息,当然也不可能对数 据进行全面的分析和预测,由此制定的计划自然带有很大的盲目性。 (3)卷烟生产厂“提前”